Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как исключить ошибку при вводе данных

2 июня 2009 10 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией. Например, отчет о продажах по контрагентам, где каждая строка – одна поставка. Даже небольшая ошибка в названии покупателя не позволит корректно отфильтровать данные по наименованиям покупателей и узнать, сколько было продано конкретной компании. Причем распознать погрешность бывает непросто – допустим, русскую букву «с» от английской «cи» на глаз не отличить. Избежать всех этих неприятностей поможет инструмент Excel «Проверка» из меню «Данные».

Как исключить ошибку при вводе данных. Предположим, нам крайне важно проверить правильность ввода наименований товаров в отчете о продажах. Начать надо будет с создания на том же листе, на котором расположен отчет о продажах (допустим, справа от него), списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше выделяем образец (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), потом идем в меню «Вставка». Там выбираем подменю «Имя» и кликаем опцию «Присвоить». В открывшемся окне вводим название, к примеру «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Лучше указать диапазон с запасом, особенно если отчет не имеет строго ограниченного количества строк. Затем открываем меню «Данные» и переходим в подменю «Проверка». В открывшемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» выбираем «Список». После этого в появившейся строке «Источник» вводим ссылку на наш образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется кликнуть на «Ок».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут вводиться наименования товаров, вы увидите, что рядом с ячейкой появится стрелка. Теперь можно вводить наименования вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из списка, который «вываливается» после клика мышкой по стрелке.

КСТАТИ. При помощи «Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое») и длину строки («Длина текста»), устанавливать диапазоны дат («Дата») или создать собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка