Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как не дать чужим ошибкам в документах навредить компании

22 июня 2009 9 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Компании приходится сталкиваться с ошибками в документах, полученных от контрагентов. Поставщик может неправильно указать адрес, ИНН, стоимость товара или не заполнить все графы. Любую неточность лучше исправить, иначе возникнут проблемы при проверке. Между тем в одни документы достаточно внести исправления, другие надежнее полностью переделать.

К договору с неточностями – дополнительное соглашение

Как не дать чужим ошибкам в документах навредить компании. Финансовая служба компании не всегда имеет возможность проконтролировать текст договора до его заключения, это часто становится причиной неприятностей. Например, если в договоре не выделена сумма НДС, то почти наверняка возникнут проблемы с вычетами. Хотя такого требования в статье 172 Налогового кодекса нет, компаниям потом приходится подтверждать право на вычет в суде (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.06.07 № А56-25536/2006).

Сложности с учетом затрат и применением вычетов по НДС возможны также, если в договоре не оговорены порядок и сроки представления документов, подписания актов, а также расчетов между сторонами. Например, Минфин полагает, что, если компании не предусмотрели в договоре, что работы сдаются поэтапно, использовать вычеты по НДС до полной сдачи работ неправомерно. Даже если фактически оплата ведется поэтапно, подписываются акты, а исполнитель выставляет счета-фактуры (письмо Минфина России от 05.03.09 № 03-07-11/52).

КСТАТИ. Ошибка в договоре может не только отразиться на налоговых обязательствах компании, но и спровоцировать спор с контрагентом. Например, если в договоре не упомянут НДС, поставщик через суд может потребовать с покупателя доплату налога, даже если изначально стороны пришли к соглашению об окончательной цене (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 12.09.07 № А05-11366/2006-28). Чтобы такого избежать, в договор стоит включить условие о том, что цена рассчитана с учетом всех возможных налогов и платежей.

В любом случае, если в договоре не хватает необходимых условий, безопаснее убедить контрагента внести исправления. Специальных правил для исправления договора нет. Но надежнее заключить письменное дополнительное соглашение: изменение договора возможно только в той же форме, в которой он заключен (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Еще вариант – скорректировать и переподписать договор задним числом.

Когда не опасно пренебречь огрехами в «первичке»

Как не дать чужим ошибкам в документах навредить компании. Когда в «первичке» обнаруживается ошибка, большинство опрошенных нами коллег предпочитают не рисковать и операцию по сомнительному документу не проводить. «Бухгалтер не может сделать запись в учете на основании неправильно оформленных накладной или счета-фактуры, – уверена Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт». – Поэтому мы стараемся оперативно заменить неверные документы».

Но некоторые полагают, что слишком перестраховываться не стоит: если точно известно, что впоследствии документ будет поправлен, в преддверии отчетности можно провести операцию. «Мы учитываем операции, если уверены в окончательной сумме и нет разногласий с контрагентом. Это проще, чем потом подавать «уточненку», – делится своим опытом Наиля Ахметгалиева, заместитель главного бухгалтера ООО «Дорожно-строительная фирма “Айнур и Ко”». – В программе учитываем такие документы до получения «правильных» бумаг как непроведенные».

Конечно, ошибка ошибке рознь. В принципе инспекторы могут придраться к чему угодно, но незначительные огрехи непоправимых неприятностей не сулят. Но главное, чтобы документ позволял идентифицировать товар или оказанные услуги, а также их количество и стоимость (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.03.08 № КА-А41/1219-08).

А вот если из документов не ясно, за что именно компания заплатила деньги, претензий точно не избежать. Например, если в актах выполненных работ отсутствует детальное описание, какие именно услуги были оказаны и в каком объеме, компания может лишиться расходов. Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 16.09.08 № А72-1944/08 подчеркнул, что это не позволяет установить, были ли результаты услуг использованы в деятельности организации.

Если необходимо документ поправить, можно его заменить либо внести исправления, заверенные печатью и подписью контрагента. В частности, это относится к накладным, счетам, актам выполненных работ. Такой порядок предусмотрен пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129ФЗ «О бухгалтерском учете». Исключение сделано для кассовых и банковских документов. В них исправления не допускаются.

Конверт подтвердит вычет по опоздавшему счету-фактуре

Особые правила внесения изменений установлены для счетов-фактур. По правилам для этого в документе указываются правильные данные либо делается поясняющая запись. Все это заверяется подписью и печатью контрагента. Он же фиксирует дату исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914).

Зарегистрировать исправленный счет-фактуру необходимо в дополнительном листе книги покупок за тот же период, в котором был зарегистрирован первоначальный документ. То есть сделать запись об аннулировании ранее полученного документа и сразу же – запись о регистрации исправленного счета-фактуры (п. 7 постановления № 914).

Отметим, что Минфин России резко выступает против выставления дубликатов счетов-фактур взамен ошибочных. По мнению специалистов, такой порядок не предусмотрен в постановлении № 914 (письмо Минфина России от 01.04.09 № 03-07-09/17). Хотя вряд ли налоговики узнают, что компания получила дубликат, если на нем не будет отметки об этом.

На практике также часто бывает, что счет-фактура приходит с опозданием. Налоговики и Минфин считают, что вычет нужно заявлять именно в том периоде, когда был получен документ (письмо Минфина России от 13.06.07 № 03-07-11/160). С этими выводами иногда соглашаются судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 28.10.08 № А55-630/2008). Поскольку важно установить период, в котором был получен документ, компании лучше подстраховаться. «В такой ситуации я всегда к документу прикладываю конверт с почтовым штампом. Это доказывает, что документ поступил позже», – советует Ирина Петрова, главный бухгалтер ОАО «Коми тепловая компания». Также можно попросить сопроводительное письмо от поставщика или доказать дату получения документа записью в журнале входящей почты.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка