Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

В компанию пришло письмо от Роскомнадзора о проверке

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Excel и Word упростят переписку с дебиторами

31 мая 2010 12 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Excel и Word упростят переписку с дебиторами. Объединив Excel и Word, можно быстро заполнить одинаковые напоминания для должников о необходимости погасить задолженность. Тогда сумму долга, дату погашения, Ф. И.О. директора компании-контрагента можно будет вставлять в типовое письмо нажатием всего одной кнопки.

Вначале необходимо создать в Excel и заполнить реестр должников. Столбцы можно сделать любые. Обычно это Ф. И.О. директора компании-контрагента, сумма долга, дата оплаты, договор и т. д.

В Word требуется создать письмо-напоминание. Все надо сделать так, как если бы вы оформляли обычное типовое письмо. Есть только один нюанс: стоит избегать фраз и выражений, в которых фамилия, имя и отчество или какие-то другие данные из реестра склоняются.

Чтобы научить Excel заполнять типовое письмо, в Word надо активировать панель «Слияние». Это просто. Выбираем меню «Сервис»«Письма и рассылки»«Показать панель инструментов слияния».

На появившейся панели «Слияние» надо кликнуть «Открыть источник данных» и выбрать путь к файлу Excel, где реестр должников. В появившемся окне, ничего не меняя, необходимо нажать «ОК».

Дальше на панели «Слияние» надо кликнуть иконку «Вставить поля слияния». Откроются окошко «Добавление поля слияния» и в нем все заголовки столбцов из таблицы Excel. Например, заголовок столбца Excel «ФИО» в письме необходимо поставить после слов «Уважаемый, ». Для этого надо поставить курсор в место, где должна быть фамилия, и нажать «Вставить». Остальные данные в текст письма расставляют по аналогии.

Теперь остается кликнуть иконку «Поля/Данные» – и вы получите сформированный документ. Переключаться между письмами разным должникам можно стрелками вправо-влево в панели «Слияние». А чтобы распечатать письмо, следует нажать кнопку «Слияние при печати».

КСТАТИ. Cложность при работе с текстом – это использование корректных падежей и родов. Например, если письмо-напоминание направляется на имя конкретного адресата, которым может быть как женщина, так и мужчина, надо правильно выбрать форму обращения: «Уважаемый» или «Уважаемая». Если делать это вручную, то никакого смысла в объединении не будет. Решить проблему просто. В реестре Excel надо сделать дополнительный столбец и вписать туда правильное окончание «ый» или «ая». Останется лишь подставить его к тексту обращения. Тогда обращение будет выглядеть так: «Уважаем [поле из файла Excel, содержащее правильное окончание]».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка