Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Если свой лимит выплат подразделение давно исчерпало

30 ноября 2010 14 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

В конце года особенно часто бывает, когда в финансовую службу поступает заявка на небольшой платеж. Что делать, если свой лимит выплат подразделение давно исчерпало? Отказать в оплате? Оставить платеж на потом? Согласовывать с руководством? Ни один из этих вариантов кардинально не решает проблему отсутствия денег. Подобных ситуаций можно избежать, если:

  • контролировать все договоры на этапе их подписания;
  • вести мониторинг балансовых статей и планов в натуральных показателях;
  • обеспечить казначейский контроль над деньгами;
  • регулярно проводить план-факт анализ исполнения бюджета.

Сразу оговоримся – все это будет работать, если выполнить несколько важных условий. Первое – разработаны и выполняются регламенты бюджетирования и договорной работы. Второе – есть единый классификатор бюджетных статей. И третье – платежи по одному договору относятся только на одну бюджетную статью расходов. Тогда у подразделений не было бы возможности перераспределять платежи между разными статьями расходов.

ПРОВЕРКА ДОГОВОРОВ

На этой стадии финансовой службе стоит проверить контракт до подписания, выяснить, на какую сумму уже заключены контракты, относящиеся к этой же статье бюджета, и убедиться, что лимит не израсходован. Два основных инструмента контроля: лист согласований (см. образец) и реестр договоров. Кроме того, в договорной работе надо учитывать ряд важных нюансов.

Во-первых, в контрактах важно прописывать суммы предстоящих платежей. Это требование позволяет жестко ограничить объемы поставок или оказания услуг определенной суммой. А рамочные контракты не приветствуются, так как чаще всего становятся главной причиной перерасхода – сложно контролировать все составляемые спецификации и приложения. Во-вторых, желательно, чтобы срок действия договора был в пределах календарного года. Разумеется, многие компании используют в своей практике долгосрочные договоры. Но для корректного учета платежных обязательств по ним потребуется довольно много дополнительных аналитических сведений, таких как график платежей, отслеживание сроков поставки товара (оказания услуг).

МОНИТОРИНГ ПЛАНОВ

Строго исполнить принятые бюджеты не получится, если еженедельно (а в некоторых случаях ежедневно) не вести мониторинг отклонений фактических показателей от плановых, причем в натуральном выражении. Конечно, так пристально следить нужно только за ключевыми статьями бюджета: реализацией, закупками, производством, остатками на складе. Таким образом можно избежать незапланированного роста себестоимости. Да и сам факт регулярного контроля, как правило, заставляет руководителей подразделений более добросовестно выполнять свои обязанности.

КАЗНАЧЕЙСКИЙ КОНТРОЛЬ

До начала отчетного месяца каждый руководитель подразделения должен подавать в финансовый отдел на согласование свой операционный бюджет платежей на ближайшие 30 дней. Финансовая служба проверяет эти документы, ориентируясь на отчет о текущей кредиторской задолженности и платежный календарь, составленный на основе реестра договоров. Это позволяет оценить, насколько оправданны суммы планируемых выплат. Кроме того, проверяется соответствие условий расчетов правилам, которые приняты в компании. После проверки план выплат либо принимается к исполнению, либо возвращается составителю на доработку. А дальше в текущем режиме финансовая служба проверяет каждую заявку на платеж с точки зрения доступных остатков по статьям операционного бюджета и целевого использования средств. И никакие «срочно надо оплатить» вне этой процедуры не работают.

ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ

Эта разновидность контроля позволяет выявлять причины перерасходов и избегать их в будущем. По итогам квартала, например, выполняется расчет отклонений запланированных и фактически осуществленных расходов (именно расходов, не выплат!), а также доходов. Что касается причин возникновения выявленных отклонений, то подробные объяснения лучше запросить у руководителей подразделений. Они без труда найдут для этого время, ведь их бонусы, как правило, увязаны с результатами выполнения бюджета. А когда причины понятны, можно предпринимать контрмеры.

Но тут возникает другой нюанс: бухгалтер, вносящий проводки, может и не знать, как правильно классифицировать те или иные расходы. Поэтому лучше ввести в практику документооборота правило, в соответствии с которым составитель первичного документа (или его получатель) указывает на нем в виде штампа или просто надписью код и наименование бюджетной статьи. Тогда бухгалтерии не придется гадать, как классифицировать те или иные расходы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка