Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Спецодежда, униформа и налоговая оптимизация

13 декабря 2005 28 просмотров

Т Немировская

Стоимость выданной работникам форменной и специальной одежды Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в затратах организации. Более того, с 1 января 2006 года в кодексе появится норма, специально посвященная форменной одежде. Казалось бы, какие вопросы могут возникнуть у бухгалтера при учете этих видов имущества?

Но на практике дело обстоит не так просто. Во-первых, налоговики усложняют списание расходов на специальную и форменную одежду, предусматривая дополнительные условия. Во-вторых, большое значение имеют условия, на которых сотрудникам выдается обмундирование: только для работы или в личное пользование тоже. От этого зависит начисление не только налога на прибыль, но и НДС, и «зарплатных» налогов.

В этой статье мы подробно рассмотрим все нюансы учета форменной и специальной одежды и дадим практические советы, как оформить документы, чтобы минимизировать налоги и избежать необоснованных претензий проверяющих.

Форменная и специальная одежда: в чем отличие

Спецодежда выдается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Такой вывод следует из статей 209 и 212 Трудового кодекса РФ. Причем в большинстве случаев выдавать ее обязывает законодательство.

В отличие от специальной форменная одежда не призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов. Она прежде всего демонстрирует принадлежность работника к организации. Обязательность ношения форменной одежды может быть продиктована как требованиями законодательства (например, для персонала гостиниц), так и установлена решением руководства организации (см. таблицу).

Как форменная, так и специальная одежда может предоставляться работнику:
– для использования только на работе (в этом случае право собственности на одежду остается у предприятия);
– в личное постоянное пользование (в этом случае право собственности на одежду переходит к работнику).

От условий выдачи напрямую зависят и налоговые последствия, которые мы обобщили в таблице .

Рассмотрим оба случая подробно.

Право собственности на одежду остается у предприятия

В этом случае работник не получает никаких материальных выгод. Поэтому с «зарплатными» налогами все достаточно просто. А вот с налогом на прибыль и, как следствие, с НДС вопросы возникают.

Налог на прибыль

Если выдача форменной или специальной одежды предусмотрена законодательством, то никаких проблем не возникает – такие расходы учесть можно. Например, постановлением Госстандарта России от 21 февраля 1994 г. № 33 для гостиниц категории «три звезды» и выше установлено обязательное наличие у персонала форменной одежды. И налоговики не возражают против включения в затраты расходов на ее приобретение (письмо УМНС России по г. Москве от 29 мая 2003 г. № 26-12/ 28977).

Что касается спецодежды, то организация обязана обеспечить ею своего работника, если он занят на вредной и грязной работе. Причем сделать это фирма должна за счет собственных средств. Об этом написано в статье 221 Трудового кодекса РФ. Такая же норма предусмотрена в статье 14 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации».

Спецодежда выдается по типовым нормам, которые утверждены постановлениями Минтруда России для работников различных отраслей экономики. В них определены нормы выдачи спецодежды, срок ее службы и названы профессии работников, которым необходимы средства защиты. В этом случае чиновники не спорят с уменьшением налогооблагаемой прибыли на сумму таких затрат. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 20 июня 2005 г. № 03-03-04/1/6.

Если же форменная или специальная одежда законодательством не предусмотрена, а выдается по инициативе организации, ситуация осложняется.

Дело в том, что налоговики нередко возражают против уменьшения налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на «необязательную» покупку форменной одежды. Похожим образом обстоит дело с налоговым учетом и специального обмундирования. По мнению чиновников, спецодежду можно учесть при исчислении налога на прибыль только в том случае, если такая выдача предусмотрена законодательно. А вот если фирма приобретает и выдает рукавицы, комбинезоны и т. п. свыше приведенных норм или тем работникам, которым согласно нормам они не положены, то такие расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

На наш взгляд, расходы на специальную и форменную одежду можно учитывать при исчислении налога на прибыль и в этом случае. Дело в том, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, связанные с извлечением дохода, за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса РФ. К специальной и форменной одежде это правило также относится в полной мере.

Арбитражная практика в большинстве подобных случаев также в пользу налогоплательщиков. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 5 марта 2005 г. № КА-А41/1387-05 сказано, что довод налоговой инспекции о том, что российским законодательством не утверждены типовые нормы выдачи форменной одежды для охранников частных охранных предприятий, вовсе не говорит о том, что затраты на ее покупку нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Более того, при рассмотрении вопросов, связанных с порядком налогового учета затрат, судьи, как правило, не делают различий между форменной и специальной одеждой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. № КА-А40/11803-04, а также от 5 марта 2005 г. № КА-А41/ 1387-05). Главное, чтобы у налогоплательщика были документы, подтверждающие производственный характер соответствующих расходов. Какие же это могут быть документы?

Что касается форменной одежды, не предусмотренной законодательством, то ее выдача должна быть оформлена внутренним приказом по организации. В приказе очерчивается круг лиц, которым она положена, описывается сама одежда, порядок ее выдачи, возврата и т. д.

Как правило, форменная одежда стоит меньше 10 000 руб. В этом случае независимо от срока службы она не признается амортизируемым имуществом и включается в расходы в полной сумме.

Необходимость выдачи специальной одежды сверх установленных законодательством норм можно обосновать, если провести аттестацию рабочих мест. Такая возможность предусмотрена пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. № 51. Пусть комиссия выдаст заключение о том, что сотрудникам необходима спецодежда. Кроме того, стоит подготовить план улучшения условий труда работников и акты на списание спецодежды. Тогда будет проще убедить инспектора, что затраты на спецодежду обоснованны.

Впрочем, оспорить позицию чиновников можно и без аттестации. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает никаких ограничений при списании спецодежды. Здесь лишь говорится, что затраты на ее приобретение можно учесть при исчислении налога на прибыль либо в составе материальных расходов, либо в составе амортизируемого имущества. Отметим, судьи в этом вопросе выступают на стороне фирм (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июля 2004 г. по делу № А56-47456/03).

В первом случае стоимость спецодежды списывают на затраты в момент ее выдачи работникам (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Если стоимость спецодежды составляет более 10 000 руб. и срок полезного использования превышает 12 месяцев, то ее нужно учитывать в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ). При этом затраты организации на приобретение курток, комбинезонов и т. п. будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по мере начисления амортизации.

Налог на добавленную стоимость

От того, как вы отразите затраты в налоговом учете, зависит и порядок исчисления НДС.

Если вы все же решите согласиться с позицией налоговиков и не уменьшать налогооблагаемую прибыль на стоимость специальной или форменной одежды, не предусмотренной соответствующими нормами, то на стоимость такой выдачи придется начислить НДС. Дело в том, что выдача одежды будет считаться передачей товаров для собственных нужд. А с нее надо заплатить налог. Это следует из подпункта 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Правда, отметим, что в этом случае вы сможете принять к вычету сумму налога по купленной спецодежде. Если же стоимость одежды включить в затраты, НДС начислять не нужно.

ЕСН и взносы во внебюджетные фонды

Если форменная или специальная одежда не остается в пользовании работника, то он не получает дохода и, соответственно, начислять ЕСН и пенсионные взносы не нужно. То же самое можно сказать и о страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако на практике налоговики иногда пытаются начислить соцналог на суммы, затраченные предприятием на приобретение или пошив одежды. Они считают, что работники получают пользу от ее ношения, поскольку в противном случае они должны были находиться на рабочих местах в принадлежащих лично им вещах, которые бы быстрее снашивались и требовали замены. То есть, по мнению чиновников, сотрудники получают косвенный доход от экономии на расходах на свои личные вещи и обувь.

Подобная позиция представляется нам необоснованной. Ведь ту же форменную одежду компании вводят, чтобы показать наличие собственного корпоративного стиля, а не в целях косвенного материального стимулирования своих сотрудников. Кроме того, такая одежда числится на балансе организации и после увольнения работника подлежит сдаче на склад.

Поэтому никакого дохода работники не получают. То же самое можно сказать и в отношении специальной одежды.

Налог на доходы физических лиц

Стоимость форменной или специальной одежды, переданной только для использования на работе, налогом на доходы физических лиц облагать не надо. Дело в том, что такие расходы не являются выплатами в пользу работников.

Это подтверждает и арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21 марта 2000 г. по делу № А56-20172/99 говорится, что форменная одежда, так же как и средства труда, инвентарь, выдаваемые только на время исполнения работниками трудовых обязанностей и подлежащие возврату, не остаются в личном пользовании работника и, следовательно, его доходом не являются.

Право собственности на одежду переходит к работнику

Форменная или специальная одежда может предоставляться сотруднику в личное пользование. Это означает, что он может пользоваться ею и в нерабочее время. Кроме того, он не обязан возвращать ее организации.

Налог на прибыль

В этом случае при исчислении налога на прибыль затраты на приобретение одежды организация может включить в расходы на оплату труда, если ее выдача предусмотрена законодательством либо коллективным договором или соглашением. Это утверждение верно как для специальной, так и для форменной одежды.

Согласно поправкам, внесенным в пункт 5 статьи 255 Налогового кодекса РФ, с будущего года в этом подпункте будет прямо указано, что затраты на форменную одежду, которая передается работнику в собственность, можно включить в состав расходов на оплату труда. Впрочем, учитывать расходы на форменную одежду можно и сейчас. Основание – пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, который позволяет отнести на расходы любые выплаты работникам, упомянутые в трудовом или коллективном договоре. Поэтому достаточно предусмотреть в них обеспечение работников форменной одеждой – и такие расходы будут уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

То же самое можно сказать и про спецодежду. Если выданная на основании норм коллективного или трудовых договоров спецодежда остается у работников и после увольнения, она также включается в расходы на оплату труда. Поступить так позволяет пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. В этом случае стоимость спецодежды будет уменьшать налогооблагаемую прибыль независимо от того, предусмотрена ли ее выдача в законодательстве или нет.

Если же форменная или специальная одежда не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а выдается по инициативе организации, затраты на ее приобретение для целей налогообложения не учитываются.

Налог на добавленную стоимость

Если форменная или специальная одежда не возвращается работником на склад, то право собственности на нее переходит к сотруднику. Поэтому такую передачу для целей исчисления НДС следует рассматривать как операцию по реализации одежды, которая облагается этим налогом в общеустановленном порядке. Такой подход подтверждает и письмо Минфина России от 22 апреля 2005 г. № 03-04-11/87. Налоговая база определяется как рыночная стоимость этих товаров. Она определяется организацией самостоятельно в порядке, предусмотренном статьей 40 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 154 Налогового кодекса РФ).

ЕСН и взносы во внебюджетные фонды

Если выдавать форменную или специальную одежду требует законодательство, соответствующие расходы ЕСН и взносами в Пенсионный фонд не облагаются. Даже в том случае, если согласно правилам одежда остается в личной собственности работников. Основание – подпункты 2 и 11 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ.

А вот на стоимость специальной или форменной одежды, остающейся в собственности работников, выдача которой предусмотрена лишь коллективным договором, начислить единый социальный налог и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование придется. Ведь ими облагаются любые выплаты, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам независимо от формы, в которой они осуществляются (п. 1 ст. 237 Налогового кодекса РФ).

Однако обратите внимание: если фирма обеспечивает работников одеждой по собственной инициативе, но на соответствующие расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшает, начислять ЕСН и пенсионные взносы не нужно (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Здесь же отметим, что начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев или нет, также зависит от того, предусмотрена ли выдача одежды в законодательстве. Это следует из пунктов 11 и 12 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования. Однако есть одна особенность. Если обеспечение работников форменной или специальной одеждой не предусмотрено не только законодательством, но и коллективным договором, начислять страховые взносы, на наш взгляд, не нужно. Дело в том, что в данном случае выдачу одежды нельзя рассматривать как оплату труда. А ведь именно такие выплаты облагаются взносами на страхование от несчастных случаев. Об этом говорит пункт 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184.

Налог на доходы физических лиц

Одежда, выдача которой предусмотрена законодательством, налогом не облагается на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Если же передача работникам в собственность форменной или специальной одежды без оплаты ее стоимости предусмотрена лишь нормами коллективного или трудового договора, то считается, что они получают доход в натуральной форме (ст. 211 Налогового кодекса РФ). Такой доход облагается налогом по ставке 13 процентов. Налоговая база с доходов, полученных в натуральной форме, рассчитывается исходя из рыночных цен, определяемых в соответствии со статьей 40 Налогового кодекса РФ (с учетом НДС).

Возможна также ситуация, когда форменная или специальная одежда не предусмотрена ни законодательством, ни коллективным договором, а выдается по инициативе организации. Затраты на приобретение такой одежды также облагаются НДФЛ. В этом случае безвозмездную передачу одежды в постоянное личное пользование сотрудникам выгоднее оформить как подарок от организации. Ведь стоимость подарков в размере 2000 руб. в год налогом не облагается (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка