Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О чем еще недавно спорили компании с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как не запутаться в отпускных

17 мая 2011 12 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

ЗА 2 НЕДЕЛИ
НАДО НАПОМНИТЬ ОБ ОТПУСКЕ РАБОТНИКУ

Как не запутаться в отпускных. О том, что сотрудник скоро уйдет в законный отпуск, его следует уведомить под роспись за две недели до начала такого отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если в компании сотрудники уходят в отпуск строго в соответствии с графиком отпусков, то таким правилом можно пренебречь, а в качестве уведомления рассматривать факт ознакомления работника с таким графиком. Однако, на наш взгляд, даже в этом случае есть смысл дополнительно сообщить подчиненным о предстоящем отдыхе. Ведь график отпусков утверждают за две недели до конца предыдущего календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). И за прошедшее после этого время работник просто может забыть, когда он должен отдыхать. Для ознакомления сотрудника достаточно составить приказ о предоставлении отпуска. Ведь приказ надо выпустить тоже за две недели до начала отдыха.

Если речь идет о предоставлении отпуска с последующим увольнением, то соблюсти правило о заблаговременном уведомлении не всегда возможно. Например, если работник желает уйти в отпуск уже через неделю, а время двухнедельной «отработки» приходится уже на его отдых. В этом случае уведомление менее чем за две недели нарушением не является. Это нам подтвердили и в нескольких трудинспекциях. К тому же факт ознакомления сотрудника с датами отпуска и увольнения можно подтвердить его подписями в соответствующем приказе (приказах).

12 МЕСЯЦЕВ
СОСТАВЛЯЕТ РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ДЛЯ ПОДСЧЕТА ОТПУСКНЫХ

В этом году, как и прежде, отпускные рассчитывают из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Например, если очередной отпуск у сотрудника начинается 11 июня 2011 года, то отпускные рассчитывают исходя из среднего заработка за период с 1 июня 2010 года по 31 мая 2011 года. Такой порядок предусмотрен в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922. В коллективном договоре компания вправе предусмотреть и иные периоды для расчета среднего заработка, если это не ухудшает положение работников (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Например, считать отпускные за три календарных месяца.

Путаница возникла из-за того, что для пособий заработок считают за два года, к тому же учитывают выплаты на прежних местах работы. Для отпускных ничего не поменялось. И компания берет в расчет лишь те суммы, которые сотрудник получил у данного работодателя. А если заработка вообще нет, то отпускные рассчитывают исходя из оклада (п. 8 Положения № 922).

С выплатами, которые не включают в заработок для отпускных, тоже без изменений. По-прежнему не учитывают материальную помощь, оплату питания и другие социальные поощрения. А также выплаты за период, когда сотрудник освобождался от работы, например болел или был в отпуске. Об этом сказано в пункте 5 Положения № 922.

ЗА 3 ДНЯ
ДО НАЧАЛА ОТПУСКА ЕГО НАДО ПОЛНОСТЬЮ ОПЛАТИТЬ

По Трудовому кодексу отпускные сотруднику следует выдать не позднее чем за три дня до начала его ежегодного или другого оплачиваемого отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Правда, в каких днях – рабочих или календарных – исчислять этот срок, в кодексе не сказано. В Роструде считают, что речь здесь идет о трех календарных днях. Однако, на наш взгляд, компании безопаснее ориентироваться на рабочие дни. Например, отпуск у сотрудника начинается 14 июня 2011 года. Если три дня считать календарными, то выдать деньги надо 10 июня (11 июня выпадает на выходной). Если рабочими, то деньги предстоит выдать 8 июня. Поскольку в законе этот вопрос не конкретизирован и официальных разъяснений чиновников нет, то трудинспекторы при проверке могут решить, что компания, рассчитавшая срок в календарных днях, . Итог – штраф по статье 5.27 КоАП РФ для компании в размере от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток, а для директора – штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.

Заметим, что правило «трех дней» относится и к отпуску, по окончании которого сотрудник увольняется (ст. 127 ТК РФ). При этом окончательный расчет с работником необходимо произвести в последний рабочий день перед началом отдыха (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1).

ДО 15 ЧИСЛА
ВКЛЮЧИТЕЛЬНО ПЕРЕЧИСЛЯЮТ ВЗНОСЫ С ОТПУСКНЫХ

Страховые взносы надо начислить на всю сумму отпускных, выплаченных за месяц, и перечислить не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 5 ст. 15 Федерального закона ). Это же правило действует, если отпуск сотрудника разбивается на два месяца. Например, если работник идет в отпуск 20 мая, а выходит 17 июня, то все отпускные ему необходимо выплатить 17 мая, а перечислить с них взносы не позднее 15 июня.

По НДФЛ действует совершенно иной порядок. В Минфине считают, что оплата отпуска не связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Соответственно датой получения дохода в виде отпускных является день их выплаты сотруднику. А срок уплаты с них НДФЛ зависит от порядка выплаты (письмо Минфина России от 06.03.08 № 03-04-06-01/49). Если деньги выдают наличными, то НДФЛ перечисляют в день их получения в банке. А если переводят на карточку, то в день такого перевода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

На практике многие компании рассматривают отпускные как составную часть оплаты труда. И, следовательно, налог на доходы перечисляют в последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но такая позиция приводит к спорам с инспекторами и защитить такую позицию компаниям удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.09.10 № А56-41465/2009).

14 ДНЕЙ
ДОЛЖНА СОСТАВЛЯТЬ ХОТЯ БЫ ОДНА ЧАСТЬ ОТПУСКА

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению компании и работника можно разделить на несколько частей. Но только с одним ограничением – хотя бы одна из частей такого отдыха не должна длиться менее 14 календарных дней подряд в течение года (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник ушел в отпуск на две недели, но его отозвали раньше, это значит, что 14-дневный лимит компания не выполнила и предоставить двухнедельный отдых сотруднику потребуется еще раз.

Оставшуюся часть отдыха компания и сотрудник вправе раздробить как угодно, даже по одному дню. Но предоставить отпуск, например, на несколько часов не получится, потому что его исчисляют только в календарных днях (ст. 115 ТК РФ). Заметим, что неиспользованный отпуск распределять на выходные дни небезопасно. Трудинспекторы почти наверняка сочтут это .

Еще один нюанс – в предоставлении части отпуска работнику компания может отказать, если по графику отпусков он должен отдыхать в другое время. Например, если по графику работнику установлен отпуск два раза в год по две недели, а он просит двухдневный отдых с сохранением заработка, то компания вправе отказать. Ведь график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса).

2 ГОДА
МАКСИМУМ СОТРУДНИК МОЖЕТ РАБОТАТЬ БЕЗ ОТПУСКА

Кодекс прямо запрещает непредоставление сотрудникам ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. А для сотрудников, не достигших 18-летнего возраста или занятых на работе с вредными или опасными условиями труда, непредоставление отпуска вообще запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Нарушение этого правила чревато для компании и ее руководства административными штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ).

Случается (хотя и редко), что сотрудник сам не желает уходить в отпуск два года подряд. В этом случае компании необходимо включить его отдых в график отпусков и ознакомить с этим документом трудоголика под роспись.

Затем за две недели до начала отпуска еще раз письменно уведомить его об этом и за три рабочих дня до начала отпуска перечислить отпускные. При отказе работника поставить свою подпись в подтверждение ознакомления можно составить акт об отказе в присутствии минимум двух свидетелей. Если в течение отдыха сотрудник пожелает выйти на работу, эти дни оплачивать дополнительно не потребуется – работодатель всю процедуру выполнил.

Заметим, что при подсчете двухлетнего срока следует принимать во внимание не календарные годы, а рабочие, то есть со дня трудоустройства подчиненного. Например, сотрудник, принятый на работу 3 мая 2011 года, должен сходить в отпуск в период с 4 мая 2011 года по 3 мая 2013 года.

1 МЕСЯЦ
ЕСТЬ У КОМПАНИИ, ЧТОБЫ УДЕРЖАТЬ ЛИШНИЕ ОТПУСКНЫЕ

Случается, что перед отпуском сотрудник получает денег больше, чем положено. Причины могут быть различными – от счетной ошибки до досрочного отзыва из отпуска. Если речь идет об ошибке в расчетах, то компания вправе удержать переплату из последующих вознаграждений в пользу работника. Главное, чтобы соответствующее решение было принято в течение месяца со дня перечисления отпускных (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Само удержание может произойти и позже. При этом согласие сотрудника не требуется, за исключением случаев, когда его не устраивают основания или размер удержаний. Общий размер удержания не может превышать 20 процентов от вознаграждения сотрудника за месяц. Такое условие прямо прописано в части 1статьи 138 Трудового кодекса.

Если же переплата по отпускным возникла из-за отзыва работника из законного отдыха, то такую сумму по своей инициативе компания удержать не вправе. В этом случае сотрудник может добровольно вернуть сумму переплаты в кассу. А может этого и не делать. Тогда лишние отпускные компании необходимо будет исключить из расходов, а за дни после отзыва из отпуска начислить сотруднику зарплату. Хотя некоторые суды в такой ситуации позволяют учитывать в расходах оба вида начислений (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.07.09 № Ф04-4099/2009(10356-А03-26)).

6 МЕСЯЦЕВ
ДОЛЖЕН ОТРАБОТАТЬ НОВЫЙ СОТРУДНИК, ЧТОБЫ УЙТИ В ОТПУСК

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы в данной компании. Такая норма закреплена в части 2 статьи 122 Трудового кодекса. Правда, если работодатель не против, новичок может уйти на отдых и раньше. Поскольку даты отпуска нового сотрудника в графике отпусков не прописаны, определить их необходимо по соглашению сторон.

Шестимесячный срок не прерывают ни другие виды оплачиваемых или неоплачиваемых отпусков, ни, например, перемещение или перевод сотрудника на другое рабочее место или должность в пределах одной компании. В том числе когда речь идет о переводе из одного обособленного подразделения в другое. А вот если сотрудника переводят к другому работодателю, пусть и без перерыва в трудовом стаже, то на новом месте работы свое право на отпуск он вынужден будет «отрабатывать» заново. То же самое касается случая, когда сотрудник в течение года увольняется из компании, а затем вновь заключает с ней трудовой договор.

Заметим, что если работник, право на отпуск у которого еще не возникло, решит уволиться из компании, то ему следует выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска по общим правилам. Это прямо прописано в статье 137 Трудового кодекса и никаких исключений на этот случай в ней не предусмотрено.

31 ДЕКАБРЯ
МОЖНО СПИСАТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАСХОДЫ НА ОТПУСКА

Компании, создавшие в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, в течение года вправе списывать отпускные только в пределах резерва. Если расходы на отпускные превысят запланированные и созданного резерва компании не хватит, учесть такой перерасход будет возможно только при расчете налога за год (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В конце года необходимо провести инвентаризацию резерва. После того как компания это сделает, недостающую сумму резерва можно будет доначислить и учесть в расходах по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен. Компания сможет учесть недостающую сумму затрат на оплату отпусков и страховых взносов с них, по которым прежде не создавала резерв, не раньше чем по состоянию на 31 декабря.

Если же компания создает резерв только в бухгалтерском учете, как того требует ПБУ 8/2010 (утв. приказом Минфина России от 13.12.10 № 167н), то в налоговом учете отпускные и страховые взносы с них списывают как обычно. То есть в том месяце, в котором они начислены (ст. 255, 272 Налогового кодекса). В ситуации, когда сотрудник уходит в отпуск в одном месяце, а возвращается в другом, Минфин России требует распределять отпускные пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый из месяцев. А вот страховые взносы списывают в месяце начисления (письмо Минфина России ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка