Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

2 августа 2011 10 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Учет договоров в компаниях, как правило, построен однотипно: все оригиналы и приложения собирают в одном канцелярском файле, а затем подшивают к другим договорам в папку. В Excel ведется реестр. Но, когда количество договоров заметно растет, Excel становится неудобным. Дмитрий Привалов, начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь», поделился своим опытом и рассказал, какая программа помогла им наладить в компании идеальный учет договоров. Она довольно гибкая, поэтому ее можно использовать на любом предприятии.

Скачать бесплатную программу для учета договоров, а также подробную инструкцию пользователя можно .

Недостатки учета договоров в Excel

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров. Когда в компании количество договоров превысило 2000, стало очевидно, что Excel для учета не годится.

Во-первых, он хорош для построения электронных таблиц и вычислений. Но не подходит для ведения громоздких списков. В нем невозможно создать отдельные справочники контрагентов, отделов, сотрудников и пр., необходимые для ведения реестра договоров.

Во-вторых, для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке необходимо применять по 5–6 условий, и на это уходит слишком много времени.

В-третьих, высока вероятность ошибок, допускаемых на этапе ввода данных. По опыту работы видно, что чаще всего ошибаются при вводе наименования компании, с которой заключен договор. А неправильно введенная один раз информация может тиражироваться далее.

Именно эти причины подвигли ООО «Иркутскэнергосвязь» отказаться от учета договоров с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных.

Новую базу данных создали на основе MS Access

В качестве будущей платформы для базы данных была выбрана MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. В итоге программа включила в себя самые необходимые функциональные блоки.

«Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Поиск можно вести по любому сочетанию реквизитов, даже по фрагменту (см. рис. 1).

«Новый договор». С помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных и прикреплять файлы со сканированными копиями договоров (см. рис. 2).

«Справочники». Здесь можно вводить новые данные – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета и редактировать уже существующие.

«Редактор». С его помощью вносят изменения в сведения о договорах, введенных в программу ранее (см. рис. 3). Здесь рекомендуется с особой осторожностью редактировать внутренние номера договоров, так как это может усложнить их дальнейший учет.

«Отчетность». Блок позволяет формировать реестры заключенных контрактов. Предусмотрено два типа отчетов: экспресс-отчет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по заданным критериям).

«Настройки». Здесь можно настроить параметры базы данных – название компании, которое отображается в заголовке, а также ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.

Более подробное описание функций каждого раздела и наглядные примеры приведены в инструкции по пользованию программой.

Рекомендации для применения в работе

Если компания решит внедрить у себя данную программу, то, исходя из своего опыта, Дмитрий Привалов рекомендует придерживаться следующих правил.

1. Поручить внесение данных в программу одному сотруднику и закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой будет пополняться база. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю), либо по количеству накопленных новых договоров (например, каждые десять документов).

2. Сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются статусы «Действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «Закрытый» (прекратил свое действие), иногда применяется «Разовая сделка».

3. Не смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Удобнее, если у коммерческой службы база будет отдельной.

4. Всегда сканировать договоры. Это сэкономит немало времени, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Отсканированные договоры проще сохранять в PDF-файлах. Это довольно распространенный формат, и если понадобится выслать документ по электронке, то адресат наверняка сможет просмотреть этот документ. Называть файлы с отсканированными договорами лучше по шаблону. Например, «Номер внутренний _ Наименование контрагента _ Номер внешний.pdf». Это упростит поиск файлов.

5. Не заводить в базу отдельные записи на допсоглашения. Достаточно примечания в файле, что у договора есть приложения. Дополнительное соглашение надо добавить в конец уже существующего pdf-файла.

6. Ставить штамп с внутренним номером договора и датой его регистрации.

Преимущества программы

1. Понятный интерфейс позволяет каждому пользоваться программой независимо от уровня компьютерной грамотности.

2. Сквозное индексирование всех договоров. Документ попадает в систему в режиме реального времени, его можно сразу найти без дополнительного обновления базы.

3. Удобный настраиваемый поиск нужной информации.

4. Формирование реестров договоров.

5. Привязка к сканированной копии договора.

Подготовлено в сотрудничестве с редакцией журнала

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка