Журнал, справочная система и сервисы

Особая отметка об электронной подписи

20 сентября 2011 87 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Недавно Минфин разъяснил, что электронная «первичка» может подтвердить расходы на проверке, только если она распечатана и на ней есть особая отметка об электронной подписи*. Мы опросили инспекторов из разных регионов, и выяснилось, что они не знают, как выглядит загадочная отметка, поэтому разрешают компаниям придумать ее самостоятельно. Совместно со спецоператорами мы разработали исчерпывающий вариант, который устроит всех.

Есть два способа поставить отметку

Если компания обменивается с контрагентами электронной «первичкой», то она всегда получает два файла. В первом собственно документ. Во втором данные цифровой подписи. Если вывести документ на печать, на нем не будет ни подписей, ни печати, ни каких-либо данных о том, что поставщик подписал ее ЭЦП. Именно поэтому чиновники и требуют делать на ней отметку о наличии цифровой подписи.

Есть два варианта поставить отметку на документе: автоматический и ручной.

Чтобы отметки ставились автоматом при распечатке документа, надо заранее договориться со спецоператором о настройке программы. Как мы выяснили, многие из них идут навстречу клиентам и добавляют в меню функцию «Распечатать с ЭЦП». Тогда, получив из инспекции требование о представлении накладных и прочих документов, компании достаточно будет распечатать их из своей программы. В нижнем или верхнем углу документов появится необходимая отметка. Останется заверить ее записью «Копия верна», подписью руководителя и печатью.

Если у оператора нет технических возможностей для автоматического выведения на печать отметки об ЭЦП, компания будет делать отметку сама. Сотрудник компании, который готовит копии для инспекции, может написать всю информацию от руки. Но удобнее изготовить специальный наборный штамп с общими сведениями. Вручную останется вписать лишь данные цифровой подписи, а также подпись и печать (см. образец).

Что должно быть в отметке

Исходить можно из опыта самих же налоговиков. Они во внутренней переписке делают на бумажных версиях электронных документов надпись «Подписан ЭЦП. Отпечаток №». Как мы выяснили у спецоператоров, под отпечатком понимают идентификатор документа. Это уникальный буквенно-цифровой код, который программа спецоператора автоматически формирует при заверении документа цифровой подписью. Для каждого нового документа он свой. Взять его компания может из файла с ЭЦП, который компания получает вместе с электронной «первичкой». Однако, чтобы отметка получилась до конца информативной, в ней нужны еще три реквизита.

Во-первых, это дата подписания «первички». Для момента признания расходов важен не только факт подписания документа, но и когда именно это произошло.

Во-вторых, подпись и печать и фраза «копия верна». Они нужны потому, что оригиналом электронного документа является компьютерный файл. Его бумажная версия – всего лишь копия, которую перед представлением в инспекцию необходимо заверить подписью руководителя и печатью.

В-третьих, стоит включить информацию о том, через какую программу этот документ выставлен. Это исключит возможные вопросы инспекторов на проверке. Ведь обмениваться электронными документами возможно только через специальные программы операторов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка