Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как избежать неоправданных расходов на содержание автопарка

7 февраля 2012 25 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Как избежать неоправданных расходов на содержание автопарка.

У компании «Юганскнефтегазгеофизика», занимающейся исследованием нефтяных скважин, расходы на ГСМ достигали 40 млн рублей. Встала задача эти суммы значительно сократить. В результате на всех 102 единицах транспорта была установлена система ГЛОНАСС, что позволило за полгода снизить расходы на 5,2 млн рублей. Подробнее об этом проекте нам рассказала Оксана Шевелина, финансовый директор ООО «Юганскнефтегазгеофизика». Ее опыт может пригодиться любой компании, желающей оптимизировать расходы на автопарк.

В ДЕТАЛЯХ. ГЛОНАСС (Глобальная навигационная спутниковая система) – это спутниковая навигация, аналогичная GPS. Системы на ее основе позволяют контролировать перемещение подвижных объектов (машин, людей), например, с рабочего компьютера или ноутбука.

Выбор поставщика системы

У компании была цель отследить не только фактический расход топлива, но и отработанное время, поскольку большинство водителей получают зарплату по сдельной схеме, а время в пути или на объекте в ожидании работы оплачивается по установленному тарифу. Риск того, что сотрудники могут приписать себе в актах-нарядах фактически не отработанные часы, велик. В связи с этим пожелания к системе были такими:

– фиксация времени выезда машины с территории базы и ее возвращения;

– мониторинг нахождения в пути и работы в стационарном режиме на объекте;

– контроль времени, места и объема заправки.

Кроме того, обязательным условием была возможность формирования отчета, где бы отражались фактически пройденное расстояние и расход ГСМ. Еще одно требование – контроль резких перепадов топлива в баке (для выявления фактов его слива).

Тестирование систем различных поставщиков

По итогам предварительного тендера компания выбрала четыре организации. Для опытной эксплуатации выбрали четыре машины(по одной на поставщика), установили на них оборудование, выделили компьютер. Контролировать пилотный проект, сопоставлять списание топлива по путевым листам и по данным показаний системы поручили сотруднику, специально нанятому для этих целей. Также в его обязанности входило составление еженедельных отчетов с фиксацией выявленных отклонений и фактов слива топлива.

Тестирование длилось два месяца. Один подрядчик не сумел устранить критический сбой в собственном программном обеспечении, другой – увеличить крайне низкую скорость работы выделенного канала связи. На окончательный выбор повлияло большое количество положительных отзывов, а также оперативность технической поддержки одного из поставщиков.

Стоимость системы

При проведении тендера компания получила предложения в диапазоне 250–600 рублей за сопровождение одного прибора в месяц. Ежемесячная абонентская плата начисляется за каждую единицу техники, поэтому некоторые обслуживающие организации устанавливают привлекательно низкие цены на сам прибор и его установку. Но услуги по дальнейшему сопровождению могут оказаться в разы дороже, чем у конкурентов. При этом невозможно приобрести систему у одного поставщика, а обслуживаться у другого. Кроме того, предлагается множество услуг за дополнительную плату: контроль скорости передвижения транспорта, составления отчетов силами подрядчика и т. п.

«Юганскнефтегазгеофизика» кроме самого блока ГЛОНАСС и модуля GPRS с sim-картой мобильного оператора приобрела и датчики уровня топлива, чтобы можно было контролировать перепады в его расходе. В зависимости от модели прибора стоимость варьировалась от 24 до 36 тыс. рублей за единицу.

Злоупотребления водителей

В первый месяц действия программы были выявлены серьезные расхождения «бумажных» и реальных данных: водители приписывали время работы машины в путевых листах, списывали больший объем горючего, а также выявлено несколько фактов слива топлива из баков. Как оказалось, абсолютное большинство (95%) работников пытались ввести руководство в заблуждение. В случае с приписками километража проблема решалась достаточно просто – путевые листы не принимались к учету и возвращались водителям для исправления, то же самое происходило, когда обнаруживалось несоответствие времени выезда и возврата транспорта на базу.

Пресечь слив топлива сложнее. Выявив подобный факт, компания может обратиться в полицию и лишь по результатам расследования и решения суда взыскать с водителя ущерб. Добровольно, конечно, никто хищение за собой не признает. Когда в парке работает более 200 водителей, трудно завести уголовное дело почти на всех. Да и доказать кражу сложно, ведь топливо сливается далеко от города, без свидетелей. Как вариант можно проводить профилактику: показывать, что компания выявляет каждый случай мошенничества.

Через месяц водители стали искать способы недоливать горючее в бак (остатки сразу сливать в канистры) или вообще заправлять чужой транспорт, а в путевом листе приводить факт заправки и подтверждать его чеком. Некоторые увольнялись сами, понимая, что сливать топливо с рабочей машины станет невозможно. На третий месяц многие водители пытались вывести приборы, в первую очередь датчики топлива, из строя. Но каждый факт выхода прибора из строя проверяла комиссия с участием штатных специалистов и представителей обслуживающей приборы организации. Ущерб взыскивали из зарплаты по правилам статей 232 и 233 ТК РФ.

Окупаемость проекта

По предварительным оценкам, экономия на ГСМ должна была составить около 10 процентов, то есть 4 млн рублей в год, а срок окупаемости приборов – 1 год. Однако по истечении нескольких месяцев работы системы результаты заметно превзошли ожидания: при абонентской плате 350 рублей за одну машину экономия расхода топлива составляет в среднем 12–15 процентов (5,2 млн руб. в год). А сам проект окупился за шесть месяцев, а не за год.

Памятка для водителей

После установки системы мониторинга каждому работнику автопарка стоит выдать памятку. В ней кратко должны быть описаны принципы ее действия, перечислены контролируемые с ее помощью параметры работы транспорта, а также названа административная и уголовная ответственность за умышленное причинение вреда имуществу предприятия. Такие памятки выдаются и сотрудникам, принимаемым на работу. Как результат злоупотреблений с бензином со стороны водителей будет меньше, равно как и попыток вывести приборы из строя.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка