Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Идеальные условия в приказе о подотчете, которые защитят от споров

21 февраля 2012 23 просмотра

Печатная версия
Электронная газета

Идеальные условия в приказе о подотчете, которые защитят от споров. Новые правила ведения кассовых операций не требуют от компании составлять приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками. В то же время есть смысл и в этом году утвердить такой документ, а в нем предусмотреть как минимум пять правил, которые упростят работу. Приводим наиболее оптимальные формулировки приказа.

Основание для выдачи аванса под отчет

Идеальная формулировка: «Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено непосредственно в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками.

Состав подотчетных сотрудников

Идеальная формулировка: «Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет».

В новом приказе не стоит приводить перечень всех сотрудников. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.

Срок, на который может быть выдан аванс

Идеальная формулировка: «Максимальный срок, на который кассир имеет право выдавать деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода руководитель утверждает в надписи на заявлении работника».

По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой – на полтора месяца. Так как эти периоды входят в общий лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.

Особенности выдачи подотчетных руководителю компании

Идеальная формулировка:«При выдаче подотчетных денежных средств руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную разрешительную надпись на заявлении руководитель не делает».

Оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в документе нет разрешительной надписи (см. материал на стр. 6).

Срок утверждения авансового отчета

Идеальная формулировка:«Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения».

Новое Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки, утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Ограничений нет – сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсацию за несвоевременный возврат.

Ответственный за исполнение приказа сотрудник

Идеальная формулировка:«Контроль по исполнению положений данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П».

В приказе имеет смысл определить сотрудника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще контролировать порядок получения авансов сотрудниками.

Идеальные образцы кадровых документов, которые необходимы в каждой компании, есть на сайте газеты в разделе .

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка