Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Осторожнее с вычетами НДС по командировочным и подотчетным

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4

Документы, составленные в электронном виде, хранят в течение четырех лет

10 апреля 2012 6 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Первичные, банковские и иные документы, составленные в электронном виде, хранят в течение четырех лет. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 30.03.12 № 03-11-11/104 (ответ на частный запрос).

По общему правилу документы, на основании которых компания исчисляла и платила налоги, а также бумаги, подтверждающие доходы и расходы, следует хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отдельно электронные документы в этой статье не упомянуты, но в комментируемом письме Минфин России подтвердил, что для них исключений нет.

Как хранить документы

Никаких специальных правил хранения электронных документов кодекс не предусматривает. Компании могут хранить «первичку» как на компьютере, флешке, диске, так и на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи (см. врезку). При этом, если бумажная копия сохранится, а электронная нет, это не будет нарушением. То есть оштрафовать компанию за отсутствие именно электронного оригинала налоговики не вправе. Компания в любой момент сможет представить копию по запросу инспекции. Ведь на сегодняшний день запросить документы налоговики могут только на бумажном носителе.

Что касается платежек, отправленных через систему «Клиент-банк», то их многие компании предпочитают хранить именно в распечатанном виде. Из «Клиент-банка» документы можно распечатать, как правило, за год. За предыдущие годы надо запрашивать платежки из архива банка. Это услуга стоит примерно 20 рублей за один бумажный документ. А инспекторы могут потребовать документы за три года. Если объем запрошенных бумаг большой, то компания понесет дополнительные расходы.

Как посчитать срок

Дата получения электронного документа не влияет на период его хранения. Четырехлетний срок надо считать с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался для подтверждения доходов и расходов. Такой позиции придерживаются как в Минфине, так и в ФНС России.

Однако по истечении четырех лет документы все же лучше сразу не утилизировать. Ведь с 30 сентября 2011 года действует приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558, который устанавливает иные сроки хранения для многих документов компании. Так, например, договоры и платежные поручения надо хранить не четыре, а пять лет. И при их досрочной утилизации возможен штраф на директора в размере до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). И хотя на практике такой штраф маловероятен, безопаснее не рисковать.

Как заверить электронную «первичку»

Утвержденного порядка заверения бумажных копий электронной «первички» нет. Но если документы запросила налоговая, то на распечатанном документе надо поставить отметку об электронной подписи (письмо Минфина России от 26.08.11 № 03-03-06/1/521). Проще всего написать так: «Документ подписан ЭЦП. Отпечаток №». Номер отпечатка состоит из нескольких цифр, и его можно посмотреть в своем сертификате электронной подписи.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка