Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие счета-фактуры вам подходят: бумажные или новые электронные

15 мая 2012 21 просмотр

Печатная версия
Электронная газета

Сейчас каждая компания решает, переходить ли на электронные счета-фактуры. У них много преимуществ, но есть ситуации, когда выгоднее традиционные бумажные документы. Главная тема поможет вам взвесить все за и против и принять безошибочное решение.

Какие счета-фактуры вам подходят: бумажные или новые электронные. Формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ (зарегистрирован Минюстом России 11.04.12 № 23791). Он вступит в силу через 10 календарных дней после официального опубликования. Это случится в ближайшее время. Чтобы определиться, переходить на электронные счета-фактуры или остаться на бумажных, лучше всего сравнить их преимущества и недостатки, которые могут упростить или соответственно усложнить выставление счета-фактуры и получение вычетов НДС.

Преимущества

Бумажные счета-фактуры

1. Получится заменить на нужный счет-фактуру

2. Есть возможность переносить вычеты

3. Проще исправлять

4. Легко аннулировать

Электронные счета-фактуры

1. Исключены споры о подписи

2. Невозможны расхождения в экземплярах поставщика и покупателя

3. Исключены ошибки в опасных реквизитах

4. Проще сдавать в инспекцию

Не будет споров о достоверности подписи

Электронный счет-фактура исключает любые претензии проверяющих к подписи на документе. Виртуальный документ подписывают только одной цифровой подписью — руководителя компании или другого работника, который приказом директора или доверенностью уполномочен подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главбуха не нужна (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, п. 7 приложения 2 к постановлению № 1137). А цифровую подпись невозможно подделать, и по ней можно безошибочно идентифицировать владельца.

К бумажным документам налоговики часто предъявляют претензии, утверждая, что подписи недостоверны. Также не устраивают инспекторов факсимиле и другие вольности с автографами. Во всех подобных случаях добиться вычета удается только в суде (постановление Президиума ВАС РФ от 20.04.10 № 18162/09, постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 28.12.11 № А64-1317/2010).

Исключены расхождения в счетах-фактурах

При обмене электронными счетами-фактурами невозможны расхождения между экземплярами продавца и покупателя. Виртуальный документ составляют в одном экземпляре. Покупатель получает тот же файл, который отправил поставщик. Ни продавец, ни покупатель не могут в одностороннем порядке что-то дописать в электронном документе. Единственное, что может сделать покупатель, — отправить поставщику уведомление о необходимости уточнения счета-фактуры, если с ним что-то не так (см. материал на стр. 9).

С бумажными документами часто возникают проблемы. Ведь продавец оформляет документ в двух экземплярах — один оставляет себе, а другой передает покупателю (п. 6 приложения 1 к постановлению № 1137). Покупатель может что-то дописать в своем экземпляре, но не сообщить об этом продавцу. То же самое может сделать продавец. Если налоговики обнаруживают такое противоречие на «встречке», могут отказать в вычете.

Исключены ошибки в опасных реквизитах

Налоговики имеют право отказать в вычете по счету-фактуре, ошибки в котором препятствуют идентификации продавца, покупателя, наименования товаров и их стоимости, ставки и суммы НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Электронный счет-фактуру с ошибкой в ИНН, адресе и наименовании сторон сделки отправить не получится: программа сообщит об ошибке. Кроме того, программа спецоператора проконтролирует, заполнены ли другие обязательные реквизиты, и проверит их на корректность (например, соответствуют ли друг другу ставка и сумма налога, код и наименование валюты). В то время как в бумажных документах расхождения и ошибки не исключены.

Проще сдавать счета-фактуры в инспекцию

Представить в инспекцию электронные счета-фактуры, книги покупок и продаж, журналы учета намного проще, чем бумажные, даже при большом объеме. В скором времени представлять электронные счета-фактуры в налоговую будет так же просто, как и декларации.

Компании, выставляющие и получающие бумажные счета-фактуры, по требованию инспекции представляют их заверенные копии. Подготовка таких копий требует значительных финансовых и временных затрат. Ведь чиновники и судьи настаивают на том, что заверять надо каждую копию, а не подшивку (письмо Минфина России от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, определение ВАС РФ от 17.02.10 № ВАС-946/10).

Есть возможность заменить счет-фактуру

Выставлять счет-фактуру необходимо в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ). Чиновники считают незаконными вычеты НДС по счетам-фактурам, выставленным за пределами этого срока (письмо Минфина России от 09.11.11 № 03-07-09/39). В случае с бумажным счетом-фактурой легко обойти это ограничение. Достаточно попросить поставщика переделать документ, поставив в нем нужную дату.

Электронный счет-фактуру заменить не получится. Оператор фиксирует дату, когда поставщик отправил файл со счетом-фактурой покупателю. Исправить или аннулировать этот документ продавец и покупатель не могут. Значит, не исключены споры с проверяющими.

Можно перенести вычеты на другой период

Одним из обязательных условий для вычета является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Эта норма позволяет компаниям переносить вычет на следующие кварталы, манипулируя датой получения бумажного документа. Например, на счете-фактуре, датированном 31 марта 2012 года, пишут, что он получен 16 мая. Это позволяет заявить вычет во втором, а не первом квартале. Если, конечно, компании это выгодно, чтобы не выйти за пределы безопасной доли вычетов.

Такой трюк не проходит с электронным счетом-фактурой. Днем получения для него является дата направления счета-фактуры покупателю. Спецоператор фиксирует ее в специальном служебном документе — подтверждении о направлении счета-фактуры (см. стр. 9). Так что перенести вычет будет не просто. Впрочем, в суде у компании получится доказать, что вычет возможен в любом периоде в течение трех лет после получения счета-фактуры (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.10 № 2217/10, см. также стр. 5 «Книга покупок подтверждает период получения вычетов»).

Проще исправлять счета-фактуры

Бумажный счет-фактуру компании вправе заполнять комбинированным способом (п. 2 приложения 4 к постановлению № 1137). Это позволяет без лишних сложностей дописать в счет-фактуру, распечатанный на компьютере, недостающий реквизит: покупатель вписывает нужные данные в свой экземпляр, а поставщик — в свой. Такое оформление счета-фактуры не считается исправлением, которое надо заверять подписью и печатью поставщика.

Недочеты в электронном счете-фактуре получится исправить только через выставление еще одного счета-фактуры — исправленного. У покупателя из-за этого отодвигается момент вычета, ведь заявлять его безопаснее не раньше даты получения исправленного документа (п. 9 приложения 4 к постановлению № 1137).

Неверный счет-фактуру легко аннулировать

Поставщик всегда может отозвать бумажный счет-фактуру. Достаточно объяснить покупателю, что этот счет-фактура выставлен по ошибке, и попросить не принимать его к учету. Аннулировать ошибочный документ из бухгалтерской программы тоже не составляет труда.

Из программы оператора невозможно удалить всю информацию об ошибочно выставленном счете-фактуре. Как минимум в ней останутся подтверждения о его получении и отправке. Поэтому понадобится выставить либо исправленный, либо корректировочный счет-фактуру.

Какие счета-фактуры дороже

Электронные счета-фактуры ненамного дороже бумажных. Зато значительно экономят время и человекоресурсы: не надо их печатать, отправлять по почте или с курьером, подписывать у главбуха и т. д. И чем больше компания будет отправлять счетов-фактур в электронном виде, тем дешевле обойдется стоимость каждого документа. А вот для тех, кто планирует отправлять мало электронных документов, затраты скорее всего вырастут. Ведь большая часть документов останется на бумаге, а за виртуальный обмен потребуется платить отдельно. Если компания планирует отправлять в электронном виде только счета-фактуры, а «первичку», как раньше, на бумаге, то затраты тоже вырастут. Ведь в данном случае надо платить и за бумажную пересылку, и за электронную.

По-вашему, электронные счета-фактуры упростят или усложнят работу?

Вы планируете перейти на электронные счета-фактуры?

Как вы будете выбирать спецоператора для обмена счетами-фактурами?

2000 рублей стоит подключение к обмену электронными счетами-фактурами. Во столько же обойдется электронная подпись, если у компании ее еще нет. 10—20 рублей стоит выставление каждого счета-фактуры, но операторы будут давать скидки.

1 подпись нужна для электронного счета-фактуры. Ее подписывает только директор или работник, уполномоченный приказом либо доверенностью (см. материал вверху). Главбух такой счет-фактуру не подписывает, если он не уполномочен директором.
5 дней отведено на выставление электронного счета-фактуры. Как и для бумажных документов, дни считают в календарных. Только в случае с электронным счетом-фактурой дату выставления подтверждает спецоператор (см. схему 1 на стр. 9).
4 документа должно быть у поставщика, чтобы считать счет-фактуру выставленным: счет-фактура, подтверждение о его поступлении, извещение о получении этого подтверждения и извещение покупателя о получении счета-фактуры (см. стр. 9).
6 документов должно быть у покупателя, чтобы считать входящий счет-фактуру полученным. Это сам счет-фактура, извещение покупателя о получении этого счета-фактуры, два подтверждения оператора и два извещения покупателя о получении подтверждений (см. стр. 9).

Материал подготовлен совместно с ЗАО «ПФ “СКБ Контур”».
Благодарим сотрудников компании за содействие.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка