Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новый расчет по взносам — наглядный комментарий в картинках

Подписка
Срочно заберите все!
№23

В Google Docs можно наладить единый учет платежей между городами

24 июля 2012 21 просмотр

Печатная версия
Электронная газета

Работать в Google Docs не сложнее, чем в привычных Word или Excel. Но основное преимущество онлайн-сервиса — можно организовать удаленную совместную работу, например, между подразделениями, находящимися в разных городах. Так в любой момент финансовая служба в реальном времени сможет отследить, что происходит с тем или иным направлением работы. Никаких дополнительных затрат. Доступ чужих пользователей к сохраненным в онлайн-сервисе данным невозможен, за исключением случаев взлома.

Как создать таблицу

В Google Docs можно наладить  единый учет платежей между городами. Для описания алгоритма создания таблиц и форм в Google Docs воспользуемся упрощенным примером. Если у финансиста нет учетной записи в Google, ее несложно завести на стартовой странице ресурса www.google.com. Далее нужно перейти на страницу «Диск» (drive.google.com) и создать новую таблицу (Создать —Таблица), ей надо присвоить название, например «Заявки», а затем в меню «Инструменты» выбрать «Создать форму». Кстати, есть возможность сохранять файлы у себя на компьютере через «Файл»«Загрузить как».

Как работать с формой

Google предлагает описать первый вопрос, назовем его условно «Базовое действие». После этого выбираем тип вопроса. Допустим, автор анкеты желает, чтобы пользователь не мог проигнорировать вопрос и обязательно выбрал один из двух вариантов. Для этого выбираем параметры «Один из списка» и «Сделать вопрос обязательным». В упрощенном примере вариантов ответов будет два: «Расходы» и «Внос аванса». Нажимаем кнопку «Готово».

В левом верхнем углу выбираем «Добавить элемент» —«Разрыв страницы» и назовем ее «Страница 2». Страница — это то, что пользователь видит у себя на экране, на ней может быть один или несколько вопросов. Нажимаем «Готово». Вопрос 2, который остался на первой странице незаполненным, перетаскиваем на только что созданную страницу. Теперь его нужно отредактировать (значок «карандаш»). Назовем вопрос «Расшифровка расходов». Здесь пользователь, заполняющий анкету, указывает статью расходов в системе. В отличие от первого вопроса не только предоставим ему фиксированные ответы, но и позволим выбрать собственный вариант. Для этого выбираем «Один из списка» и добавляем вариант «Другое» (прочими ответами будут «Аренда», «Канцелярия» и т. д.). Как и в предыдущий раз, внизу ставим галочку «Сделать вопрос обязательным» и нажимаем «Готово».

Аналогично создается новая, уже третья по счету страница, на которой отражаются два вопроса (их можно дублировать с предыдущих страниц значком с изображением двух пересекающихся квадратов). Первый называем «Сумма», тип вопроса — «Текст». В это поле пользователь будет вписывать сумму в рублях. Второй вопрос — «Персона», тип — «Выпадающий список», варианты ответов — фамилии сотрудников.

Теперь создадим нужный автору системы переход от страницы к странице в зависимости от вариантов ответов. Возвращаемся к вопросу «Базовое действие» и редактируем его (значок «карандаш»). Ставим галочку «Перейти на страницу ответа» и для ответа «Расходы» выбираем переход на страницу 2, для ответа «Внос аванса» — на страницу 3 (см. рис. 1), а затем «Готово». С помощью этих дополнительных корректировок пользователь будет отвечать лишь на нужные вопросы анкеты и заполнять поля таблицы, которая послужит основой системы. Далее нажимаем «Сохранить» в правом верхнем углу экрана и закрываем редактирование формы.

Рис. 1. Как переходить на другую страницу в форме Google

Как обеспечить доступ

Для предоставления доступа к файлу другим сотрудникам необходимо нажать в правом верхнем углу кнопку «Предоставить доступ» (см. рис. 2). Затем надо ввести электронную почту сотрудников, которым нужен доступ (им также необходима учетная запись в системе, они ее смогут создать при первом доступе). Им на почту придет письмо со ссылкой на файл. По ней можно будет открыть файл, и он автоматически сохранится в разделе «Диск». Чтобы вносить даные, потребуется выбрать меню «Форма», а затем «Перейти к активной форме». После ответов на все вопросы формы данные автоматически попадут в таблицу.

Как предоставить доступ к файлу другим сотрудникам

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка