Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

При утере вкладыша оформляют дубликат всей трудовой

24 июля 2012 66 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

При утере вкладыша оформляют дубликат всей трудовой

— Новый сотрудник принес трудовую книжку без вкладыша. Говорит, что потерял. Как оформить дубликат вкладыша и внести запись о нем в трудовую книжку?

— Нет такого понятия, как дубликат вкладыша в трудовую книжку. При потере вкладыша есть одно верное решение — оформить сотруднику дубликат всей трудовой книжки. Для этого надо взять с сотрудника письменное заявление.

— У одного из сотрудников в трудовой книжке другой вариант оформления вкладыша. Предыдущий работодатель зачеркнул прежний номер вкладыша, написал «исправленному верить», данные нового вкладыша и заверил подписью сотрудника отдела кадров.

— Это неверная запись. Правила ведения и хранения трудовых книжек содержат порядок выдачи дубликата книжки, а не вкладыша (раздел III Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225. — Примеч. ред.).

— Как же исправить эту ошибку?

— Вы не отвечаете за ошибку предыдущих работодателей. Но можно разъяснить сотруднику его право подать заявление о ее исправлении. На основании заявления нужно, как и в первом случае, оформить дубликат всей книжки.

Комментарий «УНП». За неверное ведение трудовых книжек предусмотрен штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). К тому же из-за неточности при оформлении (например, неверных ссылок на статьи ТК РФ) у сотрудника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа для пенсии. Поэтому если компания вносит исправления в книжку, то делать это надо в строгом соответствии с разделом III постановления № 225.

Праздник в отпуске отмечают как выходной

— Сотрудник с 4 по 31 июня находился в очередном отпуске. 12 июня — праздничный день. Мы отметили его в табеле кодом «ОТ», то есть как период отпуска. Это правильно?

— Нет, правильным в данной ситуации является код «В», то есть выходной или нерабочий праздничный день.

— Отдел кадров тоже считает, что надо ставить код «В». Но бухгалтерская программа автоматически ставит код «ОТ».

— Значит, надо обратиться к программистам, чтобы они изменили настройки в программе. Праздники не входят в число календарных дней очередного оплачиваемого отпуска. Основание — статья 120 Трудового кодекса. По этой причине работодатель не вправе отмечать их в табеле рабочего времени как дни отпуска.

Компания вправе сама решить, как нумеровать приказы

— У нас принята сквозная нумерация приказов. Иногда сотрудники разных отделов приносят на подпись директору приказы с одним и тем же номером. Чтобы избежать дублирования, мы к номеру кадрового приказа добавляем дробь, например 10/1, 10/2. Допустимо ли это?

— Запрета на дроби в номерах кадровых приказов нет. Компания вправе разработать свою систему нумерации. Главное — закрепить ее в Правилах документооборота.

— Надо ли к номеру приказа приставлять букву «к», то есть обозначать, что он кадровый?

— Руководитель компании вправе, но не обязан это делать. Для инспекции труда важен не номер приказа, а дата его издания и содержание.

Комментарий «УНП». Компания может разработать отдельную нумерацию для каждого типа кадровых приказов. Это упростит работу с ними, так как некоторые приказы имеют разные сроки хранения. Например, большинство приказов по личному составу надо хранить 75 лет. А вот приказы на очередной отпуск — всего лишь пять лет (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558).

Во вкладыш можно не вносить запись о смене фамилии

— Сотрудница вышла замуж. Где сделать запись о смене фамилии — в трудовой книжке или во вкладыше?

— Внести такую запись можно только в трудовую книжку. На титульном листе одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новую.

— Но вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. Будет ли ошибкой, если мы сделаем запись об изменении фамилии и в самой трудовой книжке, и во вкладыше?

— Нет, не будет. Просто в этом нет необходимости. Ведь вкладыш без трудовой книжки недействителен. Это закреплено в пункте 38 Правил № 225.

— А на какой документ ссылаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки? Паспорт, свидетельство о браке или приказ об изменениях в документах, содержащих персональные данные? Или перечислить все?

— Перечислять все документы не требуется. Достаточно сделать ссылку на свидетельство о заключении брака, то есть документ, в котором изначально фиксируется смена фамилии.

На любого нового сотрудника оформляют личную карточку

— Сотрудник уволился из нашей компании, а через полгода мы опять взяли его на работу. Надо ли теперь заводить на него новое личное дело?

— Вы имеете в виду оформление новой личной карточки по унифицированной форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. — Примеч. ред.)?

— Да, именно ее. Вправе ли наша компания продолжить записи в прежней личной карточке?

— Нет, вам надо завести новую личную карточку на вновь принятого сотрудника. Даже если он прежде уже работал в компании. Ведь старая карточка была закрыта подписью работника на последней странице после того, как вы заполнили строки об основании прекращения трудового договора.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка