Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии

7 августа 2012 18 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

В своем письме контрагент сообщает, что потерял “первичку”, и просит прислать заверенные копии накладных, счетов-фактур и договоров за три года. К письму он приложил аналогичный запрос из налоговой. Мы спросили, подойдут ли распечатанные оригиналы из “1С” с нашей подписью и печатью. Если делать копии, это огромная трата времени — надо расшивать все папки, копировать документы, заверять. Но контрагент говорит, дубликаты не годятся. Разве есть разница и обязаны ли мы делать копии?

Налоговики

Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия — это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28. Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат — повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.

В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Контрагент потерял “первичку” -
значит, компания вправе сама решить, как действовать — либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

Независимые эксперты

Заверяет копии та организация, которая представляет документы для проверки. То есть сам контрагент. Так что ваш покупатель никак не пострадает из-за того, что вы представите ему дубликаты. Тем более если факт утраты «первички» подтвержден еще и документами — справками из МЧС о пожаре или из МВД о краже.

Если Контрагент потерял “первичку” - для восстановления архива можно направить контрагенту как изготовленные дубликаты, так и копии. Просьба покупателя связана с его обязанностью представить в инспекцию заверенные копии на основании статьи 93 НК РФ. Но в каком бы виде вы ни оформили восстановленный документ, контрагент все равно должен снять с них свою копию, заверить ее и представить в инспекцию.

Наше мнение

Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка