Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками

25 сентября 2012 231 просмотр

Печатная версия
Электронная газета

Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками. Но у них нет унифицированной формы, поэтому какие только шедевры не попадают в бухгалтерию. Продавцы пишут в них свои данные, товары, умудряются шутить и возмущаться. Словом, кто во что горазд. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них можно спокойно брать у подотчетников, а каких сторониться.

В чеке стоит ИНН другого региона

На каждом чеке обязателен ИНН компании. Первые две цифры после нулей соответствуют региону. К примеру, 23 — Краснодарский край. Если сотрудника отправляют в командировку в другой регион, то в чеках должен быть ИНН именно того региона. Иначе возможны претензии со стороны инспекторов — расходы по чеку снимут, а также доначислят компании как налоговому агенту НДФЛ. Поэтому надо сразу выяснить, в чем причина, и если расхождение необъяснимо, то безопаснее чек у подотчетника не принимать. Расхождения бывают по следующим причинам.

Первая — продавец может получить ИНН в одном регионе, а его подразделение, в котором отоваривался сотрудник, к примеру заправился, находится в другом регионе. В таком случае ИНН в чеке не будет соответствовать региону, в котором проходила командировка. Проверить регион можно по другому реквизиту — КПП. Если в нем 5-й и 6-й знаки с цифрой 02, то это обособленное подразделение (например, у головного офиса КПП 230101001, а у обособленного — 230102001). А первые две цифры показывают как раз тот регион, где это обособленное подразделение работает.

Вторая причина — сотрудник приобрел товар по дороге в командировку или на обратном пути в своем регионе. Например, заправился. Такие расходы можно спокойно списывать, если по чеку они сделаны в период командировки, а не раньше или позже нее.

Инспекторы также спорят с расходами, если в чеке неверный ИНН. Или он не принадлежит компании. Или вместо ИНН стоят вопросительные знаки. Все это говорит о нарушениях продавца или сбоях в ККТ, поэтому у компании есть возможность защитить свои расходы, ссылаясь на то, что командированный работник не обязан проверять правильность ИНН в выданных ему документах (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от29.08.12 №А49-5864/2011).

Полный список регионов по номерам, с которых начинаются ИНН компаний, можно скачать по ссылке в конце статьи.

В чеке начислены баллы за покупку

На практике часто бывает, что работник покупает товар для компании и предъявляет при этом свою бонусную карточку, чтобы продавец ему начислил за покупку бонусные баллы. В одних случаях информацию о баллах продавец печатает на отдельном чеке, а в других включает в тот же чек, в котором пробиты закупаемые товары (количество баллов и остаток).

Есть мнение, что компания не вправе списать все расходы по такому чеку. Сотрудник получил за покупки баллы, то есть выгоду за счет покупок компании, значит, компания обязана снизить учитываемые по чеку расходы на сумму баллов. Ведь сотрудник их будет использовать на свои личные покупки.

Мы считаем, что такое мнение ошибочно. Во-первых, в дальнейшем сотрудник может купить в счет баллов товар не для себя, а для компании. Во-вторых, работник рассчитался за приобретенные товары в полной сумме, без скидок, подотчетными средствами. Сколько за это ему начислили баллов, на налоговый учет никак не влияет, так как сумма расходов самой компании от этого не меняется. Причем она осталась бы такой же, даже если бы сотрудник карточку не предъявлял. Поэтому компания вправе списывать по чеку все расходы полностью независимо от того, какая сумма баллов пошла на счет сотрудника. Но если компания осторожничает, то стоит предупредить сотрудника, чтобы свои личные карты для накопления бонусов он при корпоративных покупках не использовал, иначе его расходы будут оплачены за счет подотчетных средств за минусом суммы баллов.

Кстати

При отражении в кассовом чеке баллов инспекторы могут предъявить претензии и продавцу. Товар, который покупатель получил на сумму баллов, налоговая служба рассматривает как безвозмездный. И требует с его стоимости удержать НДФЛ у покупателя (письмо ФНС России от19.08.11 №АС-4-3/13626). С этим можно спорить. При обмене баллов на товар у покупателя не возникает дохода. Ведь баллы начислены за ранее совершенные покупки. А значит, они небезвозмездны. Так же считает и Минфин (письмо от02.04.12 №03-04-06/6–84).

В чеке одна марка бензина, а для машины нужна другая

Для торговли нефтепродуктами действуют специальные правила применения ККТ. В выданных чеках с автозаправки обязательно должна быть марка бензина (письмо Государственной межведомственной экспертной комиссии от28.11.94 №АО-7-272). Если в чеке таких реквизитов нет, то инспекторы могут снять расходы.

Но топливные компании редко допускают подобные нарушения. Чаще встречается ситуация, что в чеке одна марка топлива — АИ95, а обычно для конкретного автомобиля водитель приобретает другой бензин — АИ-92.

Если цена между двумя марками отличается, есть риск, что инспекторы потребуют обосновать расходы. Для этого подойдут любые документы. Во-первых, инструкция на автомобиль. Чаще всего в ней написана примерно такая универсальная формулировка: «Рассчитан на топливо АИ-95, допускается применение бензина АИ-92, но для улучшения эксплуатационных характеристик рекомендуется использовать топливо АИ-98 и выше». Работник сам может написать служебную записку, чтобы перевести автомобиль на более дорогой бензин, на нем двигатель работает лучше. Если же это разовая закупка, можно просто взять объяснительную у работника. Например, о том, что на заправке закончился бензин одной марки и он купил другой — подороже.

В чеке товары для компании и для себя

Некоторые сотрудники, которых компания отправляет за товаром для производства, заодно покупают что-то для своих личных нужд. И им пробивают все товары в одном кассовом чеке. К примеру, силикон, сверло и шайбы нужны для компании, а шуруп работник купил себе. В таких случаях есть риск, что инспекторы снимут расходы на товары для личного пользования. Поэтому стоит заранее предупредить подотчетников, чтобы личные расходы они просили продавца пробить по другому чеку.

Если же в представленных чеках товары компании и сотрудников уже отражены вперемешку, то, чтобы избежать претензий, надо такую путаницу обосновать. А именно подтвердить документами, что личные покупки работник забрал себе и их стоимость компания ему не возмещала. Сделать это можно, к примеру, авансовым отчетом, в котором на лицевой и оборотной стороне записана лишь стоимость товаров для компании. Оборотами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где проведена не вся сумма из чека, а только часть.

Сложность возникает, если розничная компания предоставила сотруднику скидку, допустим, как постоянному клиенту. Тогда скидку надо распределить пропорционально на все товары и вычесть из чека стоимость личного товара тоже со скидкой.

Дата и время чека не совпадают с днями командировки

Если дата чека не попадает в период командировки, надо выяснить, почему возникла разница. К примеру, водитель предъявил чек на бензин из командировки с датой покупки 29 июля. А сама командировка закончилась 28 июля.

Разница с датами возможна по вине продавца. К примеру, из-за неверных настроек ККМ. Например, водитель действительно рассчитался за бензин 28-го числа, а чек продавец выдал следующим днем. Неверное время не препятствует списать расходы. Но стоит проверить, действительно ли заправка дала дефектный чек или липовый документ представил сам работник.

Также надо уточнить, где заправился водитель — в другом регионе или в том же городе, где работает. Если в том же, то это обычные хозяйственные расходы. Зачастую после окончания поездки бензина в баке нет, и перед выходом на работу сотрудник заезжает на заправку. Тогда оформить авансовый отчет надо не на командировочные, а на хозяйственные расходы. В путевой лист по командировке объем заправленного бензина можно не включать. А записать объем топлива достаточно в путевом листе от той же даты, что и дата чека, по строке «Выдано по заправочному листу».

А вот если чек из другой области, безопаснее командировку продлить. То же самое касается и автобусных билетов, которые для учета расходов имеют тот же самый статус, что и кассовые чеки. К примеру, если сотрудник ездил на автобусе в другой регион и предъявил чек на обратный путь на несколько дней позже, чем закончилась командировка. Чиновники не против расходов, если дата в билете не совпадает с периодом поездки. Но с НДФЛ есть риски. Экономической выгоды не возникает, если работник остался в командировке на выходные. А если вернулся после отпуска, то налоговики потребуют со стоимости проезда удержать НДФЛ (письмо Минфина России от03.09.12 №03-03-06/1/456).

В чеке на бензин две суммы — ГСМ и задаток

При покупке бензина за наличку водители иногда приносят чеки, в которых общая цена разбита на две суммы — стоимость топлива и задаток. Так происходит, если сотрудник расплатился за ГСМ бонусной картой. В чеке как раз видны номер карточки, общее количество покупок за месяц, число накопленных бонусов и баллы за покупку.

Бонусная система работает так. Покупатель предъявляет карту на автозаправке. Топливная компания снижает стоимость бензина, а разницу зачисляет на бонусную карточку. По сути это аванс от покупателя, а бонусами сотрудник вправе расплатиться в будущем.

В расходах по такому чеку компания вправе списать только стоимость фактически приобретенного и израсходованного бензина. По чеку это сумма за минусом задатка. Такую позицию нам подтвердили в Минфине. Расплатившись картой, работник перевел деньги компании на свой бонусный счет. А значит, сумму задатка должен вернуть. Если же компания решит возместить всю сумму, в расходы ее включать рискованно. Не исключено, что с возмещенного сотруднику задатка инспекторы потребуют также удержать НДФЛ. По сути, это доход работника, так как бонусы он потом может потратить за свои личные покупки.

В чеках на бензин кроется еще одна ловушка — предупреждение о том, что документ не является фискальным. Внешне отчет похож на обычный чек, в нем есть данные заправки, стоимость бензина, марка и литраж. Но для списания расходов он не подходит. Поэтому надо предупредить водителя о том, что после заправки ему надо .

В чеке выделена сумма НДС

Розничные продавцы в кассовый чек включают сумму НДС. Написана она может быть по-разному. В одних чеках прямо записано, что это НДС. В других напечатано, что это 18-процентный налог. В третьих просто вверху чека есть надпись «с учетом НДС».

Многие компании принимают по таким документам налог к вычету. Ведь продавец выполнил требование о выставлении счетов-фактур, если выдал розничному покупателю кассовый чек (п. 7 ст. 168 НКРФ). А подотчетный сотрудник как раз является таким розничным покупателем.

Но чиновники думают иначе. По мнению Минфина, одного чека недостаточно для вычета. Кодекс допускает, что кроме счетов-фактур вычет подтвердят и другие документы (п. 1 ст. 172 НКРФ). Но это касается лишь отдельных операций. В частности, командировочных расходов — на жилье и проезд. При покупке товара вычет без счета-фактуры недопустим (письмо Минфина России от03.08.10 №03-07-11/335). Компаниям удается убедить судей в своей правоте (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от20.07.09 №Ф04-4134/2009(10406-А6742)). Но чтобы не спорить, в расходах можно учесть стоимость товара вместе с налогом, это безопасно. Налоговики претензий не предъявляют.

Дата чека совпала с отпуском работника

Если сотрудник принес чек, оформленный в день отпуска, налоговики скорее всего признают расходы по нему необоснованными. Ведь сотрудник потратил деньги на отдыхе в своих личных интересах, а не для производственных нужд.

Чтобы избежать претензий, на практике компании оформляют авансовый отчет на другого человека, ему выдают деньги под отчет, а он уже рассчитается с отпускником. Но этот вариант подходит, только когда расходы не адресные. К примеру, так не получится сделать с расходами на бензин, если автозаправка пробивает номер топливной карты. Это может быть личная карточка работника или карта компании, которая закреплена за конкретным водителем. В таких случаях есть способ обойтись без спора — оформить отзыв из отпуска, но это трудоемко. Поэтому в случае претензий инспекторов можно привести следующие аргументы. Расходы могут быть именно производственными. К примеру, сотрудник заправляет машину, которую использует в служебных целях, накануне первого рабочего дня. Или пополняет счет телефона в отпуске, чтобы быть на связи с клиентами даже на отдыхе. Суды согласны, что «первичка», датированная отпускным днем, подтверждает расходы (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от11.10.10 №А33-13602/2008).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка