Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Личные карточки сотрудников должны храниться 75 лет

25 сентября 2012 15 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Личные карточки сотрудников должны храниться 75 лет

— У нас хранятся личные данные сотрудников, уволившихся до 1 июля 2011 года, то есть до вступления в силу закона о защите персональных данных. При поступлении на работу эти сотрудники не давали согласия на обработку сведений о себе. Получить их согласие сейчас уже невозможно. Значит ли это, что мы теперь должны уничтожить эти данные?

- Нет, не значит. Компания уничтожает персональные данные после того, как достигнуты цели их обработки, если в федеральном законе нет иного срока хранения (ч. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ. — Примеч. ред.). Трудовой кодекс требует хранить персональные данные в течение срока, установленного работодателем (ст. 87 ТК РФ. — Примеч. ред.). Например, в Положении о защите персональных данных. Вместе с тем при разработке этого локального акта необходимо ориентироваться на сроки, закрепленные в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от25.08.10 №558. — Примеч. ред.). А согласно этому документу, некоторые документы, содержащие персональные данные уволенных сотрудников, надо хранить значительное время.

— Какие, к примеру, сроки установлены в Перечне?

- Например, личные карточки по форме Т-2 и трудовые договоры с работниками надо хранить 75 лет.

Комментарий «УНП»

При составлении отчетности для инспекции и фондов компании обрабатывают данные сотрудников и сообщают их проверяющим. По общему правилу в этом случае уведомлять Роскомнадзор не надо, поскольку обработка данных происходит в рамках трудовых отношений (п. 1 ч. 2 ст. 22 закона №152-ФЗ). Если же сотрудники уже уволились, то безопаснее уведомить Роскомнадзор об использовании их данных, в том числе при сдаче отчетности. Ведь бывшие сотрудники уже не состоят в трудовых отношениях с компанией. Значит, есть риск, что при отсутствии уведомлений проверяющие из Роскомнадзора оштрафуют компанию на сумму до 10 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ).

Запись о приеме на работу следует за названием компании

— При приеме сотрудника на работу мы ошиблись в заполнении его трудовой книжки. После записи об увольнении с предыдущего места работы сразу сделали запись о приеме на новую работу, не поставив штампа нашей организации и не написав ее названия от руки. Можно ли сделать эти записи после сведений о приеме?

- Нет, это будет нарушением правил ведения трудовых книжек, и такой недочет необходимо исправить. Перед записью о приеме на работу осталось свободное место, чтобы дописать название вашей компании?

— Нет, свободного места не осталось.

- В таком случае потребуется исправить запись. Для этого надо сначала ее отменить. После последней записи следует поставить очередной порядковый номер, дату внесения записи, а в графу 3 внести фразу о том, что запись под предыдущим номером недействительна. После этого можно вносить правильную запись о приеме на работу. Такой порядок установлен в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от10.10.03 №69. — Примеч. ред.).

В трудовой книжке допустима печать отдела кадров

— У одной из сотрудниц в трудовой книжке на первой странице стоит печать «для кадров». Книжку ей оформляли на прежнем месте работы. Исправить ошибку никак нельзя, так как эта компания сейчас уже не существует. Недочет надо исправить?

- Исправлять ничего не требуется. На первой странице, то есть титульном листе трудовой книжки, компания вправе поставить как печать организации, так и печать отдела кадров. Это прямо следует из пункта 2.2 инструкции № 69.

— Но из Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФот16.04.03 №225, следует, что записи в книжке надо заверять печатью работодателя.

- Все верно. Однако в данном случае речь идет не о записях на титульном листе книжки, а о записях в разделе, касающемся приемов, переводов и увольнений работника. К примеру, при увольнении сотрудника все записи надо заверять подписью руководителя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании и подписью самого работника. Основание — пункт 35 Правил № 225.

Сотрудник вправе подать распечатанное на компьютере заявление

— Заявления на отпуск в нашей компании сотрудники оформляют на компьютере и распечатывают на принтере. После этого ставят на них свои подписи. Это законно или надо, чтобы сотрудники обязательно писали заявления от руки?

- В Трудовом кодексе нет никаких особых требований на этот счет. Так что компания вправе сама решить, как сотрудники будут оформлять заявления на отпуск. Вполне допустимо поручить это службе по работе с персоналом, чтобы сократить число ошибок при заполнении заявлений и сэкономить время на их оформлении. Также можно заранее подготовить шаблоны заявлений, чтобы сотрудники сами вписывали туда только свои имя и должность, даты и ставили подпись.

— А нет ли в таком случае риска, что специалисты трудовой инспекции при проверке посчитают это заявление доказательством принудительного, а не добровольного ухода сотрудника в отпуск?

- Нет, ведь сотрудник сам ставит подпись под заявлением. А если он с чем-то не согласен, то вправе отказаться подписывать документ.

Идеальный образец

Заявление, приказ и другие кадровые документы для оформления отпуска есть в разделе > «Отпуск» > «Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка