Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Положение № 373-П регулирует выдачу под отчет наличных денег

25 июня 2013 62 просмотра

Печатная версия
Электронная газета

При каждой выдаче денег под отчет необходимо брать у сотрудников заявления на аванс. Если подотчетников много и за деньгами они приходят часто, то в бухгалтерии копятся горы бумаг. Но можно обойти «макулатуросборные» правила, используя проверенные способы.

При оформлении подотчетных по правилам, которые действуют с прошлого года*, у бухгалтерии уходит драгоценное время на то, чтобы собрать заявления со всех сотрудников, получить на них визу руководителя и оформить приказы. Заменить же заявление, к примеру, командировочным удостоверением налоговики не разрешают. А за отсутствие заявлений назначают штраф до 50 тыс. рублей, отменить который не удается даже в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013). Чтобы упростить работу, на практике используют несколько способов.

Перевести деньги на карточку

Положение № 373-П регулирует выдачу под отчет наличных денег. Значит, чтобы избежать оформления заявлений, можно перечислять работникам аванс на пластиковую карту (не важно, корпоративную, личную или зарплатную).

Центробанк уже давно подтвердил, что эта операция не регулируется порядком ведения кассовых операций (письмо от 23.07.09 № 29-1-1-7/4625). И хотя речь в разъяснениях шла о старых правилах (утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40), выводы банкиров справедливы и для новых. При этом положение № 373-П не запрещает выдавать подотчетные безналичным путем.

Правило о перечислении авансов на пластиковые карты надо закрепить в Положении о расчетах с подотчетниками и Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Возместить работнику перерасход

Можно договориться с подотчетниками, что они будут тратить на хозяйственные нужды и командировку свои деньги. А компания станет возмещать расходы. Тогда собирать с работников заявления не понадобится. Ведь они необходимы, только если компания выдает деньги под отчет авансом на будущие расходы. Если же она возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.

Некоторые компании не собирают авансовые отчеты с сотрудников, которые купили товар на свои деньги. А наоборот, требуют представить только заявление на возврат перерасхода. Такой порядок имеет право на существование. Но не запрещает компании поступать наоборот, то есть брать с работников только авансовые отчеты. Ведь в положении № 373-П не сказано, что для возмещения перерасхода требуется заявление.

У этого способа два недостатка. Во-первых, его нельзя предусмотреть во внутреннем локальном акте. Договориться с работниками можно только устно, ведь по закону они не обязаны тратить на товары или командировку свою зарплату. Во-вторых, не у каждого работника найдется достаточно денег, чтобы, к примеру, оплатить билеты в другой город и проживание в гостинице.

Некоторые компании находят такой выход из положения. Если у работника покупка запланирована на ближайшие дни, то кассир выдает ему наличные без оформления. А «расходник» делает через пару дней, когда сотрудник вернется с товаром и документами. Это нарушение, так как кассир вправе выдать деньги подотчет только по расходным ордерам (п. 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П). В то же время, если нагрянут проверяющие, риски минимальны. По документам денег будет больше, чем по факту. А за недостачу наличных в кассе штрафа нет.

Оплатить командировочные со счета

Можно спланировать покупки и поездки так, чтобы расходы оплачивал не работник, а сама компания по безналу. К примеру, через расчетный счет перечисляла деньги за товары, авиа- и железнодорожные билеты, номер в гостинице.

Если в компании есть собственные или арендованные машины, водителям можно оформить топливные карты. Деньги на такой карте также не являются авансом работнику. Это предоплата за бензин, которую компания перечисляет топливной компании, а та распределяет между картами водителей. Поэтому от них не нужны ни заявления, ни авансовые отчеты.

Недостаток способа в том, что помимо билета и гостиницы у работника должны быть свои деньги на другие командировочные расходы (см. способ № 2). Иначе ему все равно понадобится писать заявление на аванс, ведь в командировке надо на что-то есть и передвигаться по городу.

Подотчетник купил товары для компании на свои деньги и отразил их в авансовом отчете как перерасход. Надо ли брать с сотрудника заявление о возмещении перерасхода? Нет, заявление не нужно Да, заявление обязательно Заявление о выдаче подотчетных необходимо, когда работник получает деньги авансом на будущие расходы (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Если же компания возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год
Кдело 8 декабря 2016 15:00 Приказ об увольнении

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка