Журнал, справочная система и сервисы
№13
Июль

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Сегодня для бухгалтера ультра все включено!
№13

Документы, чтобы списать канцтовары и другие офисные расходы

9 февраля 1282 просмотра

Печатная версия

Электронный журнал

Канцтовары

Списаник канцтоваров – начнем с этого. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Как оприходовать

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д. У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество. Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки.

К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться. Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб. и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют. А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – производить списание канцтоваров по однородным группам. Например, так: бумага для заметок, бумага для печати, ручки, карандаши, калькуляторы. Это не займет много времени. К тому же учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Вопрос – В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы?

– Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.

Учет в расходах на ОСНО и УСН

Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН. Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.

Часто бухгалтеры допускают ошибку – списывают канцтовары сразу в момент покупки и не оформляют никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог. Чем больше сумма, тем выше риски. А за год на канцелярку организация тратится существенно.

Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А эта норма говорит, что расходы надо подтверждать документами.

Я объясню, какие бумаги нужны для списания. Представим, какой путь проходят канцтовары от покупки до использования.

Поступившие товары приходуют на счет 10 на основании товарной накладной. А если канцелярку купил подотчетник – то на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.

Потом товары передают на склад либо напрямую сотрудникам или руководителям подразделений. Какими документами оформить такое перемещение? Если все покупки поступают на один склад, то дополнительные бумаги составлять не обязательно. Достаточно документов на покупку: накладной или чеков (п. 47 приказа Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н).

А вот если канцелярка поступает на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н). Можно использовать унифицированную форму № М-4. Но она необязательна. Компания вправе разработать бланк сама.

Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на налоговый учет. Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Когда канцелярку передадут работникам, ее можно списать в расходы. Главное составить документ, подтверждающий передачу. Им может быть требование-накладная по форме № М-11. Но она достаточно громоздкая. Вместо нее советую разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты. Перечислю их. Прежде всего, это название документа, его дата, название компании, содержание операции, ее натуральные и денежные измерители. Также не обойтись без Ф. И.О., должностей и подписей ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно в небольших компаниях работа с канцтоварами устроена просто. Секретарь собирает заявки, заказывает канцелярку у поставщика. А потом раздает полученные товары руководителям подразделений или напрямую сотрудникам.

Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого. Иначе кладовщик или секретарь не докажет передачу материалов.

Советую сделать в требовании дополнительную колонку с примечанием. В ней укажите, что канцтовары вы передадите сотрудникам конкретного подразделения для работы (см. пометку ! в образце выше. – Примеч. ред.). Если не указать в требовании-накладной, где и как будут использовать канцтовары, то придется составлять акт на списание (п. 98 приказа № 119н). Отметка в требовании поможет отказаться от лишних бумаг.

НДС

Компании на упрощенке списывают в расходы всю сумму, которую заплатили поставщику. В том числе и входной НДС.

Организации на ОСНО принимают НДС к вычету по канцелярке так же, как и по обычным покупкам. Главное, чтобы был счет-фактура от поставщика.

Когда компания покупает товары через подотчетника, можно остаться без счета-фактуры. Розничный продавец выписывать его не обязан – пункт 7 статьи 168 НК РФ.

Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры, но сумма налога указана в кассовом чеке? Ответ – да. Но возможно, что вычет придется отстаивать. Минфин считает, что чек не заменяет счет-фактуру. Поэтому при покупке в розницу компания останется без вычета (письма от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/252). При таком варианте есть дополнительная неприятность. Когда НДС выделен в чеке, то в расходы списать его нельзя. Кодекс четко описывает случаи, в которых налог можно учесть в стоимости товара – пункт 2 статьи 170 НК РФ. Нашего случая в этом списке нет.

Я считаю, что НДС можно принять к вычету. Сложилась арбитражная практика в пользу компаний (постановления ФАС Центрального округа от 5 августа 2010 г. по делу № А64-3986/09, ФАС Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42)). Есть и постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07. А когда позиции Минфина и ВАС расходятся, инспекторы должны занимать сторону судей. Об этом налоговики прямо сказали в письме от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097.

Расскажу про еще одну ошибку в учете канцтоваров. Иногда их списывают в расходы минуя счет 10. То есть делают проводку по дебету счета 26 и кредиту счета 60. Так нельзя. Дело даже не в том, что это нарушает правила учета. Компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь нет главного условия для вычета – организация не приняла товары на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Мебель и оргтехника

Перейдем к учету офисной мебели и техники. Учет зависит от того, сколько они стоят и когда введены в эксплуатацию. Надо определить, относится покупка к основным средствам или МПЗ.

С 2016 года граница стоимости ОС в налоговом и бухгалтерском учете разная. В бухучете основное средство – имущество, которое служит больше года и стоит от 40 тыс. руб. (вы в учетной политике можете установить и меньшую границу). В налоговом учете амортизируйте имущество от 100 тыс. руб. По новым правилам учитывайте только те активы, что ввели в эксплуатацию после 1 января 2016 года. Имущество, введенное до этой даты, учитывайте по-старому. Как правило, мебель и техника не стоят больше 40 тыс. руб. Поэтому разницы в учете не возникают. Такую покупку и в бухгалтерском, и в налоговом учете зафиксируйте на счете 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В расходы ее включите поле того, как передадите в эксплуатацию. Списывайте единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Передачу имущества в эксплуатацию подтвердите требованием-накладной. Можете использовать ту же форму, что и для канцтоваров.

Если покупка стоит от 40 тыс. до 100 тыс. руб., то с учетом придется повозиться. В бухгалтерском учете имущество списывайте в расходы через амортизацию, а в налоговом – как инвентарь.

Имущество стоит от 100 тыс. руб.? И в налоговом, и в бухгалтерском учете включите покупку в основные средства.

Стандартную офисную мебель или технику инспекторы разрешают учитывать в расходах. А к бытовой технике для кухни возникают претензии (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Какую офисную технику и инвентарь можно учесть в расходах
Что купили Можно ли списать в расходы на УСН и ОСНО
Бытовая техника для кухни (холодильник, микроволновка, чайник) Трудовой кодекс требует, чтобы компания обеспечила сотрудникам нормальные условия труда. Поэтому организациям на ОСНО чиновники разрешают учитывать такие покупки в расходах – письмо Минфина от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/2/12697. Судьи также не против (постановление ФАС Московского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А40-50869/10-129-277). А вот компаниям на УСН отстоять эти расходы сложнее. Их нет в списке разрешенных (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Кондиционеры и обогреватели, аптечки Если речь о компании на ОСНО, то чиновники не возражают (письмо Минфина от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112). А у упрощенщиков такие расходы аннулируют. Причина все та же. Их нет в перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ – письма Минфина от 24 октября 2014 г. № 03-11-06/2/53908, от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19
Моющие средства, хозяйственные принадлежности и инвентарь для уборки (губки, швабры, метлы, туалетная бумага и т.д.) Эти затраты Минфин разрешает отнести к материальным расходам (письма от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229, от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182)
Огнетушители Такие расходы учитывают компании как на общей, так и на упрощенной системе (подп. 6 п. 1 ст. 264, подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Картины, аквариум и другие предметы дизайна, цветы Опасно списывать в расходы стоимость этих покупок. Инспекторы могут решить, что расходы необоснованны, так как не связаны с доходами (письмо Минфина от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/311, п. 1 ст. 252 НК РФ)

Особенно высоки риски для компании на упрощенке. Ведь для них список разрешенных расходов ограничен.

Входной НДС со стоимости мебели, техники или другого инвентаря принимайте к вычету в общем порядке.

Но если вы решили не включать покупку в расходы из-за рисков, то и НДС по ней к вычету принимать опасно. Логика следующая. Покупку не включили в расходы, так как она не связана с доходами. Для компании на общей системе основной доход – реализация. Она облагается НДС. Если покупка не связана с доходами, значит, организация не использовала имущество в НДС-операциях. А раз так, то не выполняется одно из условий для вычета из подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Вода, чай и сладости

Часто компания по собственному желанию обеспечивает сотрудников чаем, кофе, покупает печенье или заказывает бутилированную воду в офис.

Затраты на чай, кофе или сладости учтите на счете 10, но не списывайте в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог. С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). НДС к вычету также принять нельзя.

А вот к затратам на питьевую воду контролеры относятся лояльно. Воду и кулер они разрешают учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). Правда, касается это только организаций на ОСНО. У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22.

Питьевую воду и кулер учтите на счете 10. А в расходы спишите по мере передачи сотрудникам. Подтвердит передачу требование-накладная. Форма может быть той же, что и для канцтоваров.

Лектор: Александр Погребс,
эксперт СКБ Контур

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Кредитор вправе получить с дебитора за все время пользования деньгами законные проценты. Они начисляются по умолчанию – любое пользование чужими деньгами признается платным. Если хотите отказаться от законных процентов, пропишите это в договоре.

О чем Вы больше всего хотите прочитать в новом «Главбухе» ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!