Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчет среднего заработка для пособий и отпускных

28 марта 2016 7487 просмотров

В этой статье систематизировано все, что вам нужно знать о сотруднике, чтобы расчет среднего заработка для пособий и отпускных не составил труда. Вы будете надежно защищены от ошибок.


 Средний заработок — это ключевой показатель при расчете пособий и отпускных. Однако ошибочно полагать, что средний заработок зависит только от доходов сотрудника. Важны многие факты из  жизни и работы человека — где работал, как долго, по какому графику, повышалась ли зарплата.

Какую использовать методику для расчета среднего заработка

Расчет среднего заработка для пособий по нетрудоспособности, декретных и детских пособий одинаковый. Используется методика из постановления Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Другие правила действуют для отпускных и прочих ситуаций, в которых за сотрудником сохраняется средний заработок, в частности при командировке, прохождении медосмотра, простое. Кроме того, средний заработок используется для расчета компенсации сотрудникам за отпуск, выплат за дни донорства, время вынужденного прогула или отсутствия на работе в связи с вызовом к следователю, в прокуратуру, суд и налоговую. Случаев таких много, для удобства мы объединили их одним словом — отпускные. Во всех этих случаях средний заработок считают по постановлению Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Важно!
Нельзя менять расчетный период для пособий…

Сокращать, удлинять или отсчитывать с середины года расчетный период для пособий законодательство не разрешает. Он всегда составляет два календарных года, даже в случае замены лет. Например, определяя пособия в 2016 году, надо взять расчетный период с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года. Работодатель не вправе устанавливать особый период учета среднего заработка для пособий. Для отпускных — можно.

…а для отпускных можно, но не нужно

Для отпускных средний заработок надо брать за 12 календарных месяцев. Можно изменить этот период, например, на 3 месяца (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Но выгоды для компании никакой, а у бухгалтера — двойная работа. Менять расчетный период можно, только если это не нарушает прав работника. Поэтому каждый раз отпускные надо рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за свой расчетный период). Потом сравнивать и выплачивать те, что больше.

Как на расчет среднего заработка влияет гражданство сотрудника

При приеме на работу, несомненно, надо проверить паспорт сотрудника и сделать с него копию. Ведь данные о гражданстве могут повлиять не только на расчет НДФЛ и взносов, но и выплат лично сотруднику.

Пособия. Социальные пособия начисляют только работникам-соотечественникам и тем иностранцам, которые постоянно или временно проживают в России (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ).

Иностранцам, временно пребывающим в России, полагаются только больничные пособия. И то в том случае, если страхователь уплачивал за них взносы в ФСС в течение минимум шести месяцев до того месяца, когда наступил страховой случай. Учтите, что временно пребывающие иностранцы, которые являются высококвалифицированными специалистами, не являются застрахованными лицами, поэтому больничное пособие не получают.

Отпускные. Отпускные полагаются любому сотруднику, с которым вы заключили трудовой договор. И не важно, иностранец он или гражданин России.

Когда расчет среднего заработка зависит от стажа работы

Трудовая книжка — пока что еще один из главных документов, которые надо взять у работника. А если ее нет, то завести новую. Возможно, скоро ее отменят. Но сейчас именно по ней можно узнать стаж сотрудника. От него зависят суммы некоторых пособий. На сам отпуск стаж тоже может повлиять, но не на расчет отпускных.

Пособия. Сумма пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работника. Размер выплаты составит:

  • 100 процентов заработка — при стаже восемь лет и более;
  • 80 процентов заработка — при стаже от пяти до восьми лет;
  • 60 процентов заработка — при стаже менее пяти лет.

Кроме того, если страховой стаж человека меньше полугода, то для его больничных, а также декретных существует особое ограничение. Эта сумма за календарный месяц не может быть больше, чем минимальный размер оплаты труда (МРОТ) с учетом районных коэффициентов.

Пример
Седова трудится в компании с 1 июля 2015 года. Это ее первое место работы. В декабре прошлого года она ушла в отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней (с 9 декабря 2015 года по 26 апреля 2016 года). Значит, на момент ухода в отпуск по беременности и родам ее стаж был меньше шести месяцев. Седова трудилась полный рабочий день, районных коэффициентов к зарплате нет.

В декабре 2015 года бухгалтерия рассчитала пособие так. Расчетный период — 2013—2014 годы. Заработка в это время у сотрудницы не было. В 2015 году минимальная сумма дневного заработка составляла 196,11 руб. (5965 руб. × 24 мес. : 730 дн.). Но поскольку стаж сотрудницы был меньше шести месяцев, сумма пособия не могла быть больше 1 МРОТ за полный месяц.

Помесячный расчет пособия выглядел так. За декабрь 2015 года — 4425,65 руб. (5965 руб. : 31 дн. × 23 дн.), за январь 2016 года — 5965 руб., за февраль 2016 года — 5687,19 руб. (196,11 руб. × 29 дн.), за март 2016 года — 5965 руб., за апрель 2016 года — 5098,86 руб. (196,11 руб. × 26 дн.).

Обратите внимание: при дневном заработке в 196,11 руб. сумма пособия превысила МРОТ, действовавший в 2015 году, в тех месяцах, в которых 31 день (196,11 руб. × 31 дн. = 6079,41 руб.). То есть в декабре 2015 года, январе и марте 2016 года. Поэтому за эти месяцы бухгалтерия использовала в расчете 5965 руб. В остальных месяцах для расчета пособия бухгалтерия взяла 196,11 руб. в день.

Таким образом, сумма пособия по беременности и родам на момент ухода в декрет составила
27 141,70  руб. (4425,65 + 5965 + 5687,19 + 5965 + 5098,86). Эту сумму включили в 4-ФСС за 2015 год.

С 1 января МРОТ вырос до 6204 руб. Значит, сумма пособия за январь и март в сумме 6079,41 руб. теперь не превышает МРОТ. Седовой нужно доплатить 228,82  руб. ((6079,41 руб. – 5965 руб.) × 2). Эту сумму бухгалтерия включит в 4-ФСС за I квартал 2016 года.

А вот для пособий по уходу за ребенком стаж работницы никакого значения не имеет.

Отпускные. При расчете отпускных стаж работы значения не имеет. Но не забывайте, что отпуск полагается сотруднику, если он отработал в компании не менее шести месяцев. Впрочем, если администрация не против, уйти в отпуск работник может и раньше.

Важно!
Приказы можно оформлять по своим формам…

Приказы, штатное расписание, записку-расчет и другую кадровую первичку компании вправе оформлять по собственным формам (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Но чаще всего проще использовать унифицированные — ведь там есть все необходимые для проверяющих данные. А излишне громоздкие формы, конечно же, удобнее упростить, например личную карточку или график отпусков.

…а к больничному лучше приложить расчет пособия

В больничном листе сейчас нет строк для расчета суммы пособий. Но при начислении выплат нужно сразу же сделать такой расчет на отдельном листке и приложить к бюллетеню. В дальнейшем, при проверке расходов, проверяющие из ФСС РФ могут запросить пояснения. А у вас они уже наготове. Форма произвольная.

В каком случае на расчет среднего заработка влияет место работы

У нас в стране много местностей, где введены районные коэффициенты, например на Урале и в северных регионах. Но иногда про них забывают. Особенно когда пособия и отпускные рассчитывает головной офис по сотрудникам, которые работают в подразделениях, находящихся в регионах с районными коэффициентами.

Пособия. Районный коэффициент при расчете пособия применяется по-разному.

Если вы считаете пособие из минималки (с 2016 года — 6204 руб.), то на районный коэффициент надо умножить итоговую сумму пособия.

При расчете пособия исходя из фактических выплат просто учтите всю сумму заработка. Оно складывается из сумм, которые компания должна была платить с учетом районного коэффициента. Поэтому дополнительно умножать итоговую выплату на них не нужно.

Отпускные. В средний заработок, который вы берете для расчета отпускных, уже входят выплаты, умноженные на районный коэффициент. Поэтому итоговую сумму отпускных увеличивать на него не нужно.

Когда при расчете среднего заработка брать доходы с разных мест

Для расчета среднего заработка иногда важны доходы не только от нынешнего работодателя, но и с прошлых мест работы.

Пособия. Средний заработок надо считать за два календарных года. И складывается он из доходов от всех организаций, где трудился работник в эти два года. Для этого он должен представить вам справки по установленной форме от своих прошлых работодателей. Причем справки по форме 2-НДФЛ в данном случае не подойдут.

Представить такие документы должен сам работник: это в его интересах. Ведь без справки пособие будет рассчитано только исходя из тех сумм, которые сотрудник получал на нынешнем месте работы. Если работник принесет справки после того, как ему было выплачено пособие, бухгалтерии надо корректировать расчет.

Рассчитывая средний заработок для пособий, надо учитывать лишь те доходы, с которых были уплачены обычные взносы в ФСС РФ. Но в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. 

Отпускные. Расчетный период для отпускных — это 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Определяя сумму выплаты, надо взять заработок сотрудника за это время. При этом в расчет берутся только выплаты по настоящему месту работы. Требовать от сотрудника справки о заработке с прежних мест работы не нужно.

Если же сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев, берите фактический период работы.

В заработок нужно включить все выплаты, которые перечислены в пункте 2 Положения № 922, в частности:

— зарплату;

— надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);

— компенсационные выплаты (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);

— премии и вознаграждения. Эти выплаты нужно учитывать по особым правилам, которые прописаны в пункте 15 Положения № 922.

При этом общая сумма отпускных не ограничена никаким верхним пределом.

Важно!
Зарплату за командировку считайте из среднего заработка…

Не перепутайте, за время командировки надо выплачивать сотруднику средний заработок, а не оклад (ст. 167 ТК РФ). Оплачивать тот месяц, когда работник уезжал по служебным делам, так, как будто командировки и не было, нельзя (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0). Иначе возможен штраф на компанию до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А вот сверхурочные за дни командировки безопаснее рассчитывать из оклада.

…и пособие бывшему работнику — тоже

По бывшему сотруднику иногда тоже надо рассчитывать средний заработок. В частности, чтобы выплатить ему пособие, если он заболел в течение 30 календарных дней после увольнения. При этом не важно, сколько дней или месяцев длилось заболевание. Оплачивать надо весь период болезни. Размер пособия бывшему работнику составляет 60 процентов среднего заработка, даже если его стаж превышает пять лет. Расчетный период при этом определяется по обычным правилам.

Как время, когда человек не работал, влияет на расчет среднего заработка

При расчете среднего заработка нельзя учитывать вознаграждения сотрудника, которые относятся к исключаемым периодам. А такие суммы есть практически у всех.

Пособия. Из фактического количества дней расчетного периода нужно исключить время болезни, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком. А также периоды освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, на которую не начислялись страховые взносы в ФСС РФ (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Но касается это только декретных и пособий по уходу.

При расчете больничных никакие периоды исключать не нужно. Расчетный период для пособий по временной нетрудоспособности всегда строго 730 календарных дней. 

Отпускные. В расчетный период не входит время, когда ваши работники:

— болели и получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

— были в отпуске или командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются);

— не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;

— получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;

— освобождались от работы с сохранением или без сохранения заработка по иным причинам, например брали отпуск за свой счет.

Начисления за эти периоды также не учитываются в среднем заработке при расчете отпускных.

Зависит ли расчет среднего заработка от режима работы

График работы сотрудника — полный или сокращенный — не влияет на расчет среднего заработка. Только на сумму пособия, выплачиваемого из МРОТ.

Пособия. При расчете сумма пособия не может быть меньше величины, рассчитанной исходя из оклада, равного МРОТ. Если сотрудник на момент страхового случая трудится неполный день, МРОТ тоже нужно пересчитать. Скажем, для сотрудника, работающего на полставки, в расчете следует использовать половину МРОТ.

И еще один важный момент. Как мы уже сказали, в некоторых случаях МРОТ используется еще и как верхний ограничитель суммы пособия. Речь идет о ситуации, когда стаж работника меньше шести месяцев. В этом случае сумма выплаты не может превысить полный МРОТ, даже если он работает неполный рабочий день.

Отпускные. Если ваш сотрудник трудится неполный рабочий день или неделю, это вовсе не значит, что отпуск ему нужно сократить, как полагают многие. Отдыхать он должен в общем случае те же 28 календарных дней, что и остальные работники. Но, разумеется, посчитать отпускные нужно исходя из фактического среднего заработка.

Когда на расчет среднего заработка влияет рост зарплаты

На сумму среднего заработка также может повлиять повышение зарплаты, которое произошло в расчетном периоде.

Пособия. Увеличение зарплаты учитывается при расчете пособий с момента ее повышения (п. 12 Положения № 375). То есть в отличие от подсчета отпускных корректировать заработок, начисленный работнику до повышения зарплаты, не нужно в любом случае.

Отпускные. При повышении окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) в расчетном периоде или до окончания отпуска средний заработок нужно определять с учетом коэффициента пересчета. Правила предписывают корректировать — или, как еще говорят, индексировать — заработок, начисленный до его увеличения. Суть в том, чтобы отпускные работник получил исходя из своего нынешнего заработка и не терял в деньгах, отправляясь на отдых.

Однако пересчет необходим только в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения). Именно так сказано в абзаце 1 пункта 16 Положения № 922. То есть единоличное повышение в должности, и соответственно, зарплаты не повод для индексации среднего заработка. При этом, разумеется, с момента повышения нужно брать в расчет уже новый оклад сотрудника.

Пример
Бухгалтер ООО «Сибирь» Соловьева П. С. с 15 июня 2016 года уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней. С 1 января 2016 года была повышена заработная плата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад Соловьевой вырос с 15 000 руб. до 18 000 руб., то есть коэффициент пересчета составит 1,2 (18 000 : 15 000).

Предположим, что других выплат, кроме заработной платы, у сотрудницы не было. В расчетный период войдет время с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. При этом в течение расчетного периода Соловьева уже была в отпуске продолжительностью 28 календарных дней в период с 3 по 30 августа 2015 года включительно. Таким образом, в этом месяце она отработала один день, за который ей начислили 714,29 руб. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. × 29,3 дн. 29,3 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 325,1355 дн.,

где 3 дн. – количество календарных дней в августе 2015 года, приходящихся на отработанное время.

Сумма отпускных будет равна:
(15 000 руб. × 6 мес. × 1,2 + 714,29 руб. × 1,2 + 18 000 руб. × 5 мес.) / 325,1355 дн. × 28 дн. = 17 125,17 руб.

Важно!
Можно сразу же учитывать доплату до фактического заработка…

Довольно часто средний заработок сотрудников меньше, чем оклад. Например, за время командировки. Чтобы работник не терял в деньгах, некоторые компании доплачивают до фактического заработка. Учитывать такую доплату при расчете налога на прибыль не только можно, но и безопасно. Главное предусмотреть порядок выплаты в локальном нормативном акте компании (письмо Минфина России от 3 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/756).

…а отпускные безопаснее распределять

Расходы на отпуска, переходящие с одного отчетного периода на другой, безопаснее списывать в налоговом учете пропорционально дням, приходящимся на каждый из этих периодов. Например, отчетные периоды по налогу на прибыль — I квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на март и апрель, то отпускные нужно распределить между I кварталом и полугодием.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка