Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Опасно заявлять вычет по кассовому чеку

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Авансовый отчет

29 августа 2016 5413 просмотров

Авансовый отчет унифицированной формы № АО-1 использовать не обязательно. Гораздо удобнее разработать собственный бланк. Главное условие: отчет должен содержать все обязательные реквизиты


Как разработать собственный бланк, рассмотрим на конкретном примере. Ниже вы найдете образец, который удобно и легко применять в работе.

Восклицательными знаками обозначены поля, которые обязательно должны быть в бланке. А цифрами обозначены графы, которые мы рекомендуем сохранить или добавить. Подробное их описание вы найдете ниже.

Какие поля в авансовом отчете можно сократить

Чтобы уменьшить объем документа, можно убрать из унифицированный формы лишние данные. Например, таблицу, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Если отчет их дублирует — это лишняя работа.

По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.

Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, — это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза. Бланк может обойтись и без этой части.

Какие данные нужно оставить

Данные о предыдущей выплате — остаток или перерасход (1) лучше сохранить. Это поможет сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть авансового отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы.

Какие дополнительные строки облегчат работу

Если компания выдает под отчет не наличные деньги, а корпоративные банковские карты, то это можно также отразить в отчете. Это пригодится на тот случай, когда работник расплачивается везде картой и потом возвращает ее обратно.

В таком случае добавьте в бланк строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.

На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова «по кассовому ордеру» на «платежным поручением» (4).

Также советуем дополнить документ графами, в которых покажете разницу между суммами расходов в налоговом и бухгалтерском учете. Так, в в бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Яркий пример тому — представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Учесть получится не больше 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный период. Такое ограничение закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения (5). Тогда вам не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

И еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать сотрудникам деньги в иностранной валюте, к примеру, для загранкомандировок. Авансовый отчет должен содержать графы, где вы будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли. Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы нужно один раз по курсу Банка России на день, когда выдавали деньги (п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836).

Авансовый отчет (образец)

Бланк авансового отчета скачать 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка