Журнал, справочная система и сервисы
№13
Июль

В свежем «Главбухе»

Инспекторы не принимают сканированные копии первички

Подписка
Сегодня книги в подарок!
№13

Авансовый отчет: идеальный образец

2 марта 2453 просмотра

Авансовый отчет унифицированной формы № АО-1 использовать не обязательно. Гораздо удобнее разработать собственный бланк. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты


Как разработать собственный бланк авансового отчета, рассмотрим на конкретном примере. Ниже вы найдете образец, который удобно и легко применять в работе.

Восклицательными знаками обозначены поля, которые обязательно должны быть в бланке. А цифрами обозначены графы, которые мы рекомендуем сохранить или добавить. Подробное их описание вы найдете ниже.

Какие поля в авансовом отчете можно сократить

Чтобы уменьшить объем документа, можно убрать из унифицированный формы авансового отчета лишние данные. Например, таблицу, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Если авансовый отчет их дублирует — это лишняя работа.

По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.

Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, — это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза. Авансовый отчет может обойтись и без этой части.

Какие данные в авансовом отчете нужно оставить

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход (1) лучше сохранить. Это поможет сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть авансового отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы.

Какие дополнительные строки в авансовом отчете облегчат работу

Если компания выдает под отчет не наличные деньги, а корпоративные банковские карты, то это можно также отразить в отчете. Это пригодится на тот случай, когда работник расплачивается везде картой и потом возвращает ее обратно.

В таком случае добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.

На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова «по кассовому ордеру» на «платежным поручением» (4).

Также советуем дополнить авансовый отчет графами, в которых покажете разницу между суммами расходов в налоговом и бухгалтерском учете. Так, в в бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Яркий пример тому — представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Учесть получится не больше 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный период. Такое ограничение закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения (5). Тогда вам не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

И еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте, к примеру, для загранкомандировок сотрудников. Авансовый отчет должен содержать графы, где вы будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли. Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы нужно один раз по курсу Банка России на день, когда аванс выдавался (п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836).

Авансовый отчет (образец)

Бланк авансового отчета скачать <!-->--><!-->-->

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться







  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Кредитор вправе получить с дебитора за все время пользования деньгами законные проценты. Они начисляются по умолчанию – любое пользование чужими деньгами признается платным. Если хотите отказаться от законных процентов, пропишите это в договоре.

Когда в вашей компании выдают зарплату за месяц?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!