Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Хранение зачетных книжек

22 марта 2016 971 просмотр
Данные даже электронной зачетной книжки можно использовать в суде, чтобы обосновать отчисление студента за академическую неуспеваемость. Рассмотрим, как вести хранение зачетных книжек.

Когда зачетка выдается студенту

Зачетная книжка – это документ, в котором отражается успеваемость студента вуза (колледжа) на протяжении всего периода обучения. То есть результаты сдачи зачетов, экзаменов, курсовых работ, практических занятий, производственных и учебных практик, государственного экзамена, дипломной работы. При этом зачетка носит уведомительный характер. Ведь оценки студентов также проставляются в специальных ведомостях с подписями экзаменаторов.

Обычно зачетная книжка выдается каждому вновь принятому студенту в течение первого семестра обучения – до начала зачетной и экзаменационной сессий . Причем на все время его пребывания в учебном заведении.

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

При переводе студента внутри учреждения с одной образовательной программы на другую (в случае большой разницы между ними) допускается выдача новой зачетки.

При этом старая обычно изымается тем деканатом, куда переводится учащийся, и вкладывается в личное дело студента.

Такие правила, как и порядок выдачи и заполнения зачетной книжки, должны быть зафиксированы в специальном положении или в ином локальном акте учебного заведения.

Форма зачетки

Согласно части 3 статьи 33 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ (далее – Закон № 273-ФЗ), зачетная книжка выдается студенту (курсанту) бесплатно. Напомним, что к ним относятся лица, осваивающие образовательные программы среднего профессионального образования, программы бакалавриата, специалитета или магистратуры (п. 3 ч. 1 ст. 33 Закона № 273-ФЗ).

Образцы зачетной книжки утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке госполитики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования. Об этом сказано в части 3 статьи 33 Закона № 273-ФЗ.

Форма зачетной книжки утверждена следующими приказами:

  • Минобрнауки России от 22 марта 2013 г. № 203 – для студентов (курсантов), осваивающих программы бакалавриата, специалитета, магистратуры;
  • Минобрнауки России от 5 апреля 2013 г. № 240 – для студентов (курсантов), осваивающих образовательные программы среднего профобразования.

Рассмотрим более подробно, какие сведения вносятся в зачетную книжку студентов, получающих среднее профобразование.

На первом развороте зачетной книжки (с правой стороны) указываются:

  • полное наименование образовательной организации, в которую поступил студент;
  • номер зачетки (он регистрируется в журнале учета выдачи зачетных книжек); 

Каждая зачетная книжка должна иметь индивидуальный номер, который присваивается деканатом. Первые две цифры, как правило, обозначают год поступления студента в учреждение, следующие две – номер факультета, пятая цифра – номер образовательной программы на факультете, остальные – порядковый номер учащегося по образовательной программе.

  • фамилия, имя и отчество (при наличии) студента;
  • наименование специальности (профессии), по которой студент будет обучаться;
  • форма обучения (например, очная);
  • номер и дата приказа, на основании которого произведено зачисление в образовательное учреждение;
  • дата выдачи зачетки первокурснику.

Достоверность вносимых записей подтверждается подписью (с расшифровкой) руководителя образовательного учреждения (иного уполномоченного им должностного лица).

На этом же развороте слева должна быть наклеена фотография студента, заверенная печатью учебного заведения. Рядом с ней студент обязан расписаться.

На каждом развороте последующих страниц проставляются (вверху):

  • на левой стороне – период обучения и курс (например, 1-й семестр 2014/ 2015 учебного года; 1-й курс);
  • на правой стороне – фамилия и инициалы студента.

В раздел «Результаты промежуточной аттестации (экзамены)» преподаватели вносят результаты сдачи экзаменов. А в раздел «Результаты промежуточной аттестации (зачеты)» – результаты сдачи зачетов.

Графы данных разделов предназначены для указания:

  • наименования и количества часов учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей);
  • результата сдачи экзамена (зачета);
  • даты сдачи экзамена (зачета);
  • подписи и фамилии преподавателя, принимавшего экзамен (зачет).

Каждый разворот должен содержать данные одного семестра.

Другие развороты зачетной книжки предусмотрены для занесения в нее результатов сдачи курсовых проектов (работ), производственной практики, государственной итоговой аттестации, госэкзамена, а также защиты выпускной квалификационной работы.

Студенты, успешно выполнившие учебный план за соответствующий курс, переводятся на следующий курс. Об этом в зачетной книжке делается запись. Например: «Студент ___ (фамилия и инициалы) переведен на 3 (третий) курс».

Результаты сдачи экзамена (зачета)

В зачетную книжку заносятся только положительные результаты сдачи студентом экзамена (зачета). За экзамены преподавателем выставляется оценка «отлично», «хорошо» или «удовлетворительно». При этом допускаются сокращения «отл.», «хор.» и «удовл.». Зачеты же оцениваются иначе: «зачтено» или «зачет».

Неудовлетворительные оценки в зачетку не ставят. Они фиксируются в экзаменационной (зачетной) ведомости. Такую оценку студент должен исправить, придя на повторную пересдачу конкретной дисциплины. Оценки, полученные при повторной сдаче, проставляются на странице зачетной книжки, соответствующей семестру прохождения данной дисциплины.

Записи в зачетке делают перьевой или шариковой ручкой.

Не допускаются подчеркивания, зачеркивания и иные помарки. Если все же пришлось внести какие-то изменения, то они в обязательном порядке заверяются в деканате.

По окончании учебного семестра происходит сверка записей в зачетных книжках и экзаменационных (зачетных) ведомостях.

Выдача дубликата зачетной книжки

В случае утери зачетки выдача ее дубликата производится только по распоряжению руководителя образовательного учреждения (его заместителя по учебной работе). Для этого студенту нужно написать заявление на его имя с просьбой выдать дубликат зачетной книжки. Деканат вправе установить плату за восстановление зачетки, что должно быть оговорено в соответствующем локальном акте.

В дубликат зачетной книжки вносятся данные об успеваемости студента за весь период обучения в образовательном учреждении. Восстановление зачетки происходит по экзаменационным (зачетным) ведомостям, которые хранятся в архиве факультета или во внутреннем архиве образовательного учреждения. При этом каждая оценка должна быть заверена подписью выставившего ее преподавателя. Как правило, сбором подписей занимается сам студент. Если кто-либо из преподавателей уже не работает в этом учебном заведении, то решение о подписи будет принимать, скорее всего, заведующий кафедрой. 

На полях каждого восстановленного разворота зачетной книжки должна быть заверительная надпись: «Записи сделаны на основании сводных экзаменационно-зачетных ведомостей». Рядом ставится подпись декана, которая заверяется печатью деканата (образовательного учреждения).

Хранение зачетных книжек

При получении диплома об окончании образовательного учреждения зачетная книжка сдается выпускником в отдел кадров вуза, подшивается в его личное дело, которое затем отправляется в архив на хранение.

В случае выбытия студента из учреждения до окончания курса обучения (например, студент переводится из одного вуза в другой) зачетная книжка также сдается в отдел кадров. Взамен он должен получить справку об обучении или о периоде обучения (ч. 12 ст. 60 Закона № 273-ФЗ). Она оформляется по образцу, который устанавливает учреждение, ведущее образовательную деятельность.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка