Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Авансовый отчет: проводки

16 сентября 3879 просмотров
Чтобы отчитаться за полученные средства, работник представляет авансовый отчет. Проводки по расчетам с подотчетниками - в примерах. Подотчет можно выдать даже подрядчику.

Как выдавать подотчетные средства: авансовый отчет

Как правило, выдача наличных денег под отчет производиться на оплату:

  • хозяйственно-операционных расходов;
  • командировочных расходов на территории России и за границей.

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • наличные деньги в подотчет выдают на основании заявления работника, составленного в произвольной форме;
  • выдача наличных под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме;
  • лица, получившие деньги, обязаны в течение 3-х дней по истечении срока, на который они выданы (этот срок устанавливает руководитель организации) предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм. В нем нужно определить: перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет; срок, на который выдаются подотчетные суммы; порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Работников, имеющих право получать под отчет деньги, следует ознакомить с данным приказом под роспись. Порядок документооборота при работе с подотчетными лицами необходимо прописать в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Как авансовый отчет нужно оформлять

В настоящее время организация не обязаны применять многие унифицированные формы первичной учетной документации. Это же касается авансового отчета (подробности - в статье «Авансовый отчет: идеальный образец»).

Хотя для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена типовая форма «Авансовый отчет» (№ АО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На оборотной стороне отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии проверяются: целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также указанные на оборотной стороне формы суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет (проводки) утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы списывают на основании данных утвержденного бухгалтерией авансового отчета.

Представлен авансовый отчет: проводки, которые нужно сделать

Если бухгалтеру сдали авансовый отчет, проводки нужно формировать следующим образом.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода по авансовым отчетам, а также стоимость выданных денежных документов отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»). Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются со счета 71 на счета учета затрат, счета, на которых учитываются приобретенные ценности, или на другие счета в зависимости от характера произведенных расходов.

Возврат неизрасходованных подотчетными лицами сумм отражается по дебету счетов учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 71. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Деньги под отчет могут выдаваться наличными либо перечисляться безналичным способом. Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру.

При безналичном способе денежные средства перечисляются на карточный счет.

Выдача банковской карты работнику отражается как выдача под отчет денежных документов. Утвердили авансоый отчет? Проводки будут такие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»

  • выдана под отчет работнику расчетная банковская карта;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • получены наличные денежные средства;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 71

  • возвращена расчетная банковская карта подотчетным лицом.

Стоимость товаров, материалов и основных средств, которые подотчетный сотрудник приобрел для организации, некоторые компании проводят через счета 60 «Расчеты с поставщиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (когда оформлен авансовый отчет). Проводки эти не нужны, так как у компании не возникает долга перед поставщиком ТМЦ. Значит, можно сделать одну прямую проводку:

ДЕБЕТ 08 (10, 41) КРЕДИТ 71

  • оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Исключение — когда сотрудник вносит предоплату, не забирая товар. Или рассчитывается за товар, который ранее оприходовали в учете. Тогда без использования счета 60 или 76 не обойтись.

Пример
Менеджеру по закупкам Семенову А.Н. выдали 5000 руб. на покупку картриджей для принтера. Но у поставщика их не оказалось, и сотрудник договорился, что подъедет на следующей неделе. А пока оставит аванс. Так что он не оформлял авансовый отчет. Проводки на этот сдучай:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71

– 5000 руб. – внесена подотчетным лицом предоплата поставщику за картриджи.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка