Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы для направления в командировку

8 апреля 2016 711 просмотров
Документы для направления в командировку оформляют по строгим правилам. Хотя сейчас не нужно выписывать командировочное удостоверение и служебное задание.

Как оформить документы для направления в командировку

Оформление командировки производится на основании приказа. Этот документ остался обязательным. В то же время перечень «первички» с 2013 года не унифицирован. Поэтому приказ о командировке можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение отправляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п. Поскольку служебное задание теперь тоже отменено, цель поездки достаточно записать в приказе о командировке и ознакомить с ним работника под подпись.

Некоторые категории работников допускается направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Основание – статья 259 Трудового кодекса РФ. Такое согласие (в форме заявления) надо предварительно получить:

  • от женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • от одиноких родителей, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет;
  • от работников, имеющих детей-инвалидов;
  • от работников, которые ухаживают за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Сотрудников, которых планируется отправить в командировку, надо ознакомить с правом отказаться от нее. Это можно сделать одним из следующих способов:

  • направить работнику уведомление;
  • включить формулировку, подтверждающую факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;
  • ввести в форму приказа о командировке дополнительный реквизит «Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с частью 2 статьи 259 ТК РФ».

Если работник не согласен с поездкой, руководитель учреждения принимает решение о направлении в командировку другого сотрудника.

Как подтвердить период командировки

Если приказ фиксирует предполагаемый срок поездки, то раньше конкретный период поездки в такой ситуации подтверждало командировочное удостоверение.

Теперь для этого необходимы другие документы (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). 

С 1 февраля 2015 года командировочное удостоверение необязательно использовать и при оформлении командировок федеральных госслужащих. Поправки в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (утверждены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813) внесены Указом Президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765.

Если работник едет в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты. Если добирается до места командировки на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Форма такого документа свободная, но ее можно утвердить приказом руководителя.

В случае командирования сразу в несколько организаций в разных населенных пунктах каждая принимающая сторона раньше ставила отметки в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для обоснования расходов на проезд стоит потребовать от работника, чтобы он указал в ней все места, которые посетил.

Служебная запискао командировке составляется на имя руководителя учреждения. А чтобы работник не ошибся со сроками, этот документ может визировать его непосредственный начальник (например, начальник отдела).

К служебной записке должны прилагаться документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т. п. Учреждение вправе использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), так и самостоятельно разработанную форму. В последнем случае он должен содержать реквизиты, приведенные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

А именно:

  • наименование и номер документа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Несмотря на то что командировочное удостоверение отменено, организация может применять его для внутреннего контроля за работниками в дополнение к билетам или служебной записке. Например, если сотрудник едет в филиал учреждения, находящийся в другом регионе.

Как подтвердить расходы на поездку

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы. В частности, на проезд, наем жилья, суточные, иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Работники учреждений составляют авансовый отчет по форме 0504049. 

Авансовый отчет (ф. 0504049) содержится в перечне регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями (приложение № 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию.

А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки сотрудник оформлять не обязан. Учреждение само решает, каким образом он сможет доказать, что поездка прошла не зря. Например, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами. Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтверждает сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения.

Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные все равно надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Причем такие расходы являются обоснованными, и налоговики не вправе отказать в их учете. Если они это сделают, то правомерность расходов можно защитить в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 8 апреля 2014 г. № А65-12100/2013).

Как оформить командировку за рубеж

При оформлении служебных поездок в дальнее зарубежье командировочные удостоверения и раньше были не нужны. Теперь же их не требуется составлять и при поездках в страны СНГ (в Украину, Беларусь, Казахстан и т. п.). В то же время при таких командировках важно определить дату пересечения границы. Ведь она влияет на размер суточных. 


Для федеральных госучреждений размеры суточных в инвалюте при загранкомандировках установлены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812.

За день пересечения границы при выезде из России суточные положены в валюте, а на пути обратно – в рублях (п. 18 Положения № 749).

Прежде эти даты устанавливались по отметкам в удостоверении, теперь по проездным документам. Однако из поправок в Положение № 749 не ясно, как узнать дату пересечения границы, если сотрудник едет в другую страну на служебной или личной машине.

В этом случае можно действовать по аналогии с внутренними командировками – составлять служебные записки, где сотрудник будет фиксировать даты выезда из России и въезда в страну обратно.

Н.В. Чуткова,

консультант по вопросам начисления

зарплаты, социальных пособий иих налогообложения

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка