Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как наладить документооборот с бухгалтерией

8 апреля 2016 1485 просмотров
Не отлаженный документооборот с бухгалтерией грозит неприятностями компании и контрагентам. Из-за нерасторопности персонала будут задерживаться платежи, возможны ошибки по налогам. Как этого избежать?

В Роструде подтвердили: директор вправе лишить премии или объявить выговор сотруднику, который нарушает сроки сдачи первички в бухгалтерию (письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1). Повторное такое взыскание в течение года — и у компании появляется право даже уволить сотрудника за забывчивость. Но для бухгалтерии это дело непростое — нужно оформить целый пакет документов. В статье мы привели абсолютно все образцы, которые помогут вам мотивировать сотрудников не бежать с первичкой в бухгалтерию, а хотя бы соблюдать сроки.

Документооборот с бухгалтерией по графику

Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.

Примерная структура графика документооборота есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру графика. График для бухгалтерии может выглядеть, например, как в нашем образце ниже.

График сдачи документов бухгалтерию (фрагмент)

Кто должен сдать документ в бухгалтерию

Срок сдачи

1. Счета на предоплату

Сотрудники, ответственные за продажи

Не позднее следующего рабочего дня после выставления счета

2. Счета-фактуры, накладные или УПД для покупателей

Сотрудники, ответственные за продажи

Не позднее следующего рабочего дня после выписки документов

3. Счета-фактуры, накладные или УПД от поставщиков

Сотрудники, ответственные за снабжение

Не позднее следующего рабочего дня после получения документов от поставщика

4. Авансовые отчеты

Сотрудники, которым компания вправе выдавать наличные деньги под отчет

Не позднее трех рабочих дней после расходования средств или со дня приезда из командировки

5. Приходные и расходные ордера

Кассир

В день составления

6. Листки нетрудоспособности

Работник

Не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.

Обязанности соблюдать документооборот с бухгалтерией в инструкциях

Для большей эффективности график документооборота стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график. Оформить ее можно так, как в нашем образце ниже.

Должностная инструкция (фрагмент)

3. Должностные обязанности  

Менеджер по продажам исполняет следующие обязанности: 

3.1. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых организаций, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.  

3.2. Проводит переговоры по продажам с покупателями.      

3.3. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам. 

3.4. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.        

3.5. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.   

3.6. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу в сроки, установленные графиком документооборота. 

3.7. Передает в бухгалтерию компании счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы от покупателей, а также авансовые отчеты в сроки, установленные графиком документооборота.

...

5. Ответственность

5.1. Менеджер по продажам привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также положением о премировании;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

 …

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников. Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях.

Премирование за четкий документооборот с бухгалтерией

Администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания для сотрудников, опаздывающих с первичкой, как снижение или даже лишение премии. Другой вариант — установить работнику специальную премию, связав ее выплату с соблюдением сроков. Тогда сотрудник, не соблюдающий документооборот с бухгалтерией, просто останется без этой выплаты. Фрагмент такого положения о премировании приведен ниже.

Положение о премировании (фрагмент)

2.1. Для всех сотрудников, на которых распространяется настоящее положение, основным условием премирования является выполнение всех плановых показателей при отсутствии дисциплинарных взысканий.

2.2. Дополнительными видами премирования являются:

— выполнение срочного служебного задания;

— непрерывный стаж работы в организации (свыше 5, 10, 15, 20, 25 лет);

— соблюдение сроков представления документов согласно графику документооборота;

— юбилей сотрудника (30, 40, 50, 60 лет).

2.3. Премии устанавливаются в размере:

...

— за соблюдение сроков представления документов — в размере не более 10 процентов от должностного оклада сотрудника.

...

Депремирование и выговор за нарушение сроков документооборота

Депремирование не является дисциплинарным взысканием. Поэтому работодатель вправе одновременно и вынести работнику замечание, и лишить его премии. Что касается дисциплинарных взысканий, то есть замечания или выговора, то каким-либо образом специально прописывать их не нужно. Ведь сделать работнику замечание или объявить ему выговор за нарушение должностных обязанностей компании прямо позволяет статья 192 Трудового кодекса РФ.

Чтобы директор сделал сотруднику замечание, объявил выговор или сократил премию, бухгалтерия должна письменно сообщить о нарушении. Для этого нужно оформить служебную записку (образец ниже). А с работника надо взять объяснительную. Сделать это лучше параллельно с составлением служебной записки, чтобы сразу передать руководителю оба этих документа. Кроме того, в объяснительной работник, возможно, приведет объективные обстоятельства, по которым он не смог вовремя сдать документы. Тогда наказывать за документооборот с бухгалтерией не придется вовсе.

Служебная записка о нарушении документооборота

Генеральному директору ООО «Мир»

М. Б. Федорову

Служебная записка

Доводим до Вашего сведения, что менеджер по продажам Иванов А. И. в феврале 2016 г. систематически задерживал передачу в бухгалтерию счетов-фактур и товарных накладных от покупателей. На этом основании просим сделать Иванову А. И. замечание.

Объяснительная записка от Иванова А. И. прилагается.

Начальник отдела продаж                            Титов                                  Ю. А. Титов

Главный бухгалтер                                         Громова                               Л. С. Громова

29.02.2016 г.

Издавать специальный приказ о лишении премии (депремировании) не нужно. В трудовом законодательстве не установлено такого вида ответственности, как невыплата премии. Есть только замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). А премия назначается за заслуги (ст. 191 ТК РФ). Так что для депремирования достаточно служебной записки. В то же время, если вы одновременно выносите работнику замечание, в приказе можно сказать и о лишении премии. Приказ можно составить в свободной форме. Например, как в нашем образце ниже.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

ПРИКАЗ № 11
о применении дисциплинарного взыскания

02.03.2016 г.                                                                        г. Москва

В связи с систематическими задержками в феврале 2016 г. с передачей в бухгалтерию счетов-фактур и товарных накладных от покупателей приказываю:

— применить дисциплинарное взыскание в виде замечания к Иванову А. И. за нарушение графика сдачи документов в бухгалтерию и п. 3.7 своей должностной инструкции.

— не выплачивать работнику специальную премию за соблюдение сроков передачи документов в бухгалтерию компании за февраль 2016 г.

Основание: служебная записка Громовой Л. С. и Титова Ю. А. от 29.02.2016 г., объяснительная записка Иванова А. И. от 29.02.2016 г.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка