Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Выдача денег под отчет в бюджетном учреждении

19 апреля 2016 397 просмотров
Выдача денег под отчет в бюджетном учреждении таит в себе немало сложностей. Ведь бюджетные деньги надо тратить строго по целевому назначению.

Если «подотчетник» возвращает неиспользованные суммы в кассу, их следует перечислить на лицевой счет. В противном случае у чиновников Росфиннадзора могут возникнуть претензии. Рассмотрим нестандартные ситуации, которые встречаются на практике.

Выдача денег под отчет

Выдача денег под отчет производится по правилам, установленным Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

В частности, учреждения могут выдавать деньги под отчет:

  • на административно-хозяйственные нужды;
  • на командировочные расходы;
  • для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).

Руководитель приказом определяет перечни лиц, которым выдаются:

  • средства на административно-хозяйственные нужды (с указанием сроков и целей их использования);
  • наличные денежные средства для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).

Также срок, на который выдаются подотчетные суммы, может быть предусмотрен в учетной политике данного учреждения.

В соответствии с пунктом 6.3 Указаний № 3210-У для получения наличности под отчет сотрудник должен написать заявление.

Унифицированной формы такого заявления нет, поэтому его составляют в произвольном виде. Главное – в нем надо указать сумму, которую следует выдать под отчет, и срок, на который она выделяется.

Подтвердить согласие на выдачу денег должен руководитель учреждения, поставив на заявлении свою подпись и дату. Этого будет достаточно. Ведь по действующим нормам теперь руководителю учреждения не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, в какой сумме и на какой срок предоставляются деньги. 

Выдавать деньги под отчет можно только при условии полного отчета сотрудника по ранее полученному авансу, по которому наступил срок отчета (п. 6.3 Указаний № 3210-У, п. 214 Инструкции № 157н). Сотрудник, в свою очередь, может использовать подотчетные деньги исключительно на те цели, на которые они выданы. Вот здесь заявление на выдачу денег под отчет.

Под отчет можно выдать деньги и подрядчику

Действующее законодательство гласит, что получить деньги под отчет может работник. А ведь таковым признаются не только штатные специалисты. Работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указаний № 3210-У. То, что деньги под отчет учреждение вправе выдать и лицу, с которым заключен гражданско-правовой договор, подтвердил Банк России в письме от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859 . Например, для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Однако, если подотчетные суммы не вернет сотрудник, работающий в учреждении по трудовому договору, эти деньги можно будет удержать из его зарплаты, а в гражданском законодательстве правила возврата подотчетных денег не установлены. Поэтому рекомендуем данный момент прописать в договоре с подрядчиком.

Деньги можно перевести на карту

Минфин России в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 указал, что суммы можно перечислять на зарплатные карты сотрудников:

  • для оплаты командировочных;
  • для компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При этом в учетной политике учреждения надо закрепить порядок расчета с подотчетными лицами. Можно, например, предусмотреть, что все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу учреждения, либо с использованием зарплатных карт работников. Это необходимо для минимизации разногласий с контролерами. В свою очередь сотрудник должен подать письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту (указав реквизиты для перечисления).

Кроме того, в платежных документах нужно отметить, что перечисляемые средства являются подотчетными.

За полученные суммы работник должен отчитаться

Отчитаться об использовании подотчетных сумм сотрудник обязан в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он получил деньги. Если аванс был выдан на командировку, то сотрудник представляет отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки или со дня выхода на работу (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В этот же срок производится окончательный расчет с подотчетным лицом.

По израсходованным суммам сотрудник сдает в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049). К нему должны быть приложены оправдательные документы, например:

  • кассовые и товарные чеки;
  • билеты;
  • бланки строгой отчетности;
  • документы, подтверждающие факт принятия активов на склад учреждения от подотчетного лица;
  • накладные, счета-фактуры.

При приеме в кассу от подотчетного лица возвращаемых средств кассовый чек не выбивают. Ведь ККТ применяют при поступлении наличных за товары, работы или услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка подотчетной суммы к таким операциям не относится.

Если сразу после командировки работник уехал в отпуск

Итак, как было сказано выше, по общему правилу работник должен предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Если сразу после окончания служебной поездки он отправляется в отпуск, то первым его рабочим днем будет дата выхода из отпуска. Именно с этого момента и надо начинать отсчитывать трехдневный срок представления в бухгалтерию документов, связанных с командировкой.

Аналогично определяют трехдневный срок и в том случае, если сотрудник заболел или сразу после одной служебной поездки отправился в другую.

Работник может потратить больше, чем ему выдано

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано под отчет (например, доплатил за товар свои деньги). В такой ситуации на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ учреждение должно возместить перерасход. Но только если он обоснован.

Перерасход считается обоснованным, если «подотчетник»:

  • потратил деньги на выполнение задания, порученного учреждением (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

При невыполнении хотя бы одного из этих условий суммы перерасхода можно не возмещать.

Если неизрасходованные деньги не возвращены

В том случае, если в установленный срок сотрудник не отчитался и не вернул деньги, необходимо принять меры по их взысканию. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ удержание делают из заработной платы работника. Однако следует помнить, что удерживать из зарплаты разрешено не более 20 процентов от начисленной суммы. Причем речь идет об общей сумме удержаний. Оформить приказ об удержании руководство должно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Кроме того, учтите, что взыскать суммы с сотрудника можно только при условии, что он не оспаривает основание и размер удержания. Поэтому рекомендуем получить его согласие на удержание сумм из зарплаты в письменном виде. Кстати, на этот момент обращено внимание и в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Как оформить такое согласие? Есть несколько способов.

Работник может написать собственноручно на приказе о взыскании: «Согласен с суммой и основанием удержания». Или же можно оформить отдельный документ. 

Если месячный срок был пропущен или сотрудник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность сложнее. Это можно будет сделать только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Электронные покупки. Чем подтвердить расходы?

В последнее время все чаще на практике используют электронные билеты, как авиа-, так и железнодорожные. При покупке билета, оформленного в бездокументарном виде, необходимо подтвердить оплату билета и факт поездки.

Затраты можно обосновать:

  • чеком контрольно-кассовой техники;
  • слипами, чеками электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты (ее держателем должно быть подотчетное лицо);
  • иным документом, подтверждающим оплату перевозки, оформленным на утвержденном БСО.

Подтвердить проведенную операцию по оплате электронного билета может и сам банк.

При приобретении электронных железнодорожных билетов к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим его покупку, относится контрольный купон. Он формируется через автоматизированную систему и направляется пассажиру в электронном виде (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322). А вот подтвердить расходы на проезд авиатранспортом поможет маршрут/квитанция. Также приказом Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116 установлена форма электронного многоцелевого документа. Он является бланком строгой отчетности и применяется для подтверждения расходов на проезд всеми видами транспорта. Факт поездки может подтвердить распечатка электронного билета на бумаге и посадочный талон.

А как быть, если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, они утеряны сотрудником)? Затраты можно подтвердить справкой авиаперевозчика (агентства по продаже билетов). В ней указывают данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость: Ф. И. О. работника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дату полета и др. С правомерностью таких действий согласился и Минфин России в письме от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50.

Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, необходимо перевести их на русский.

Работник опоздал на рейс. Как быть с расходами?

Если работник опоздал на свой рейс (например, на самолет), который должен был доставить его к месту командирования, с признанием затрат обоснованными могут возникнуть сложности. Да и удержать потери с работника будет непросто, даже если опоздание произошло по его вине. Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ содержит закрытый перечень оснований для удержания из заработной платы работника. В частности, это неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Но в данном случае деньги на билет были израсходованы. Поэтому для начала можно попробовать договориться с сотрудником о добровольном возврате истраченных средств. Если он не согласен возместить их, можно обратиться в суд. При этом надо будет представить доказательства, подтверждающие вину сотрудника. При наличии таковых несложно привлечь нерадивого специалиста и к дисциплинарной ответственности. Ведь опоздание на самолет – нарушение трудовой дисциплины. 

Финансисты отмечают, что посадочный талон может быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы, так как в нем есть все необходимые данные о поездке. В том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты (письмо Минфина России от 14 апреля 2014 г. № 03-03-07/16777).

МНЕНИЕ СПЕЦИАЛИСТА

В.Р. Захарьин, эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

  • Сотрудник направлен на семинар в другой город. Он купил билет на поезд. Но семинар отменили, и билет пришлось сдать. РЖД удержала сервисный сбор и штраф. Как списать суммы?
  • Так как затраты не связаны с основной или приносящей доход деятельностью учреждения, их надо отразить по коду 290 «Прочие расходы» КОСГУ. По моему мнению, одновременно сумму расходов следует отнести на счет 209 82 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов» и провести мероприятия по возможному взысканию сумм за счет виновных. Например, направить претензию организаторам семинара.Если попытки будут безрезультатными, суммы со счета 209 00 надо будет отнести в дебет счета 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

В.Б. Моргун,

ведущий специалист Собрания депутатов

Неклиновского района Ростовской области

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка