Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как оформить командировки

6 мая 2016 730 просмотров
.С 8 января 2015 года для оформления командировки больше не нужны командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе. Их отменило постановление Правительства РФ от29.12.14 № 1595. Но сразу возникла масса вопросов, чем теперь заменять эти документы и какие бумаги подтвердят служебную поездку. Так как оформить командировки?

По какой форме составить решение о направлении в командировку?

Компания вправе решить это сама.

По новым правилам работника направляют в командировку на основании решения работодателя (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от13.10.08 № 749). Форму документа компания определяет сама. Например, распоряжение или приказ. Приказ можно составить по унифицированной форме Т-9 или разработать свой бланк (см. образец 1). Собственные формы первички надо утвердить в учетной политике.


Печатная версия
Электронная газета

Если в командировку едет руководитель, приказ тоже необходим. Директор его издает в отношении себя. У него есть такие полномочия (письмо Роструда от 11.03.09 № 1143-ТЗ). Форма приказа такая же, как и для других работников.

Образец 1. Как составить приказ о командировке

Может ли заместитель руководителя издать решение о направлении работника в командировку в филиал?

Да, если у него есть право подписи документа.

По новым правилам решение о командировке в обособленное подразделение принимает работодатель (п. 3 Положения № 749). По старым — такое право было у работодателя или «уполномоченного им лица». Но поправки не означают, что решение о командировке вправе принять только руководитель. Если такие полномочия есть у другого сотрудника работодателя (например, по приказу или доверенности), то он вправе подписать приказ. Это нам подтвердили в Роструде.

Какие документы теперь подтверждают фактический период командировки?

Перечень документов зависит от того, на каком транспорте сотрудник ездил в командировку. Конкретный перечень стоит утвердить во внутреннем положении (см. образец 2).

Образец 2. Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Самолет, поезд, автобус. Дату начала и окончания поездки подтвердят билеты (п. 7 Положения № 749). Также, если работник летел на самолете, необходим еще и посадочный талон. Он подтвердит, что работник воспользовался своим билетом.

Если сотрудник потерял билеты, их безопаснее восстановить. Например, если билет был электронным, его можно распечатать повторно или запросить справку у перевозчика (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-03-07/21187). Если же документы восстановить нельзя (например, на рейсовый автобус), у сотрудника можно взять служебную записку с объяснениями о датах поездки. Также безопаснее списывать расходы на суточные, если у работника есть другие документы, косвенно подтверждающие факт поездки (счет гостиницы, выписка из журнала учета прибывших в командировку принимающей стороны и др.).

Личный автомобиль. Дату начала и окончания поездки подтвердят служебная записка сотрудника и документы об использовании машины для поездки (путевой лист, кассовые чеки на бензин, квитанции на парковку, платные дороги и пр.).

Служебный транспорт. Дату начала и окончания поездки подтвердит путевой лист. По аналогии с личным транспортом можно установить во внутреннем положении, что сотрудник составляет служебную записку.

Попутка или транспорт заказчика. Иногда водители контрагента, которые приехали за товаром, подвозят работников в командировку. Либо свой транспорт могут предоставить заказчики работ. В этом случае от сотрудника стоит взять записку с объяснениями, в которой он напишет, как он добрался до другого города. А пребывание в месте командировки можно подтвердить другими документами, например счетом гостиницы.

В каком документе теперь надо прописать цель командировки?

Можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку.

Раньше цель поездки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город — проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Как составить служебную записку о сроках командировки?

В постановлении №749 нет утвержденной формы служебной записки. Поэтому компания может сама разработать бланк. Главное — определить в документе фактический срок пребывания в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине (см. образец 3).

Образец 3. Как составить служебную записку о сроках командировки

Если работник посещает несколько мест, раньше отметки о командировке в каждом городе надо было ставить в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для подтверждения того, что сотрудник был в этих городах, можно попросить работника записать все места, которые он посетил. Точные сведения о маршруте необходимы для зарубежных поездок, чтобы правильно посчитать сумму суточных. За день пересечения границы при выезде из России суточные выдают в валюте, а на пути обратно — в рублях. При пересечении границы между двумя иностранными государствами суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник.

Служебную записку может визировать начальник отдела. Записки удобнее подшивать к авансовым отчетам. А хранить их безопаснее пять лет, как и всю первичку.

Можно ли оставить для оформления командировок удостоверения, служебные задания и отчеты?

Это не запрещено. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет можно использовать и дальше. Но ими нельзя заменить документы, которые надо составлять по новым правилам. А именно служебную записку о сроках командировки. Также, если компания оформляет командировочные, принимающая сторона вправе отказаться ставить в них отметки. Поэтому обязать ее можно, только если включить такое условие в договор.

В то же время составлять прежние документы нет смысла. Поручение сотруднику достаточно записать в приказе о командировке и письменно ознакомить с ним работника. Что касается отчета, то компания сама решает, как сотрудник отчитывается. Например, если он ездил за товаром, достаточно сдать продукцию на склад, а в бухгалтерию — подтверждающие документы. Даже если сотрудник не достиг целей поездки (например, не привез материалы, не заключил договоры), расходы на проезд, проживание, суточные все равно надо возместить (письмо Роструда от30.04.08 №1024–6).

Как оформить документы, если командировка началась до 8 января, а закончилась после?

Документы надо оформить по старым правилам. Новый порядок оформления командировок действует с 8 января 2015 года, а переходных положений нет. Поэтому до 8 января командировочное удостоверение и служебное задание оформлять обязательно. Также безопаснее взять у работника и отчет.

Но если сотрудник вернулся из командировки после 8 января, то принимающая сторона могла не поставить отметки в командировочном удостоверении. Тогда безопаснее попросить сотрудника составить объяснительную или служебную записку с датами начала и окончания поездки.

Надо ли ссылаться в авансовом отчете на служебную записку?

Мы считаем, что это необязательно. Служебная записка подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно (см. образец 4).

Образец 4. Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку?

Компания вправе решить это самостоятельно. Журналы учета работников, выбывших или прибывших в командировку, обязаны вести все без исключения компании (п. 8 Положения № 749).

Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как удостоверений теперь нет, эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец 5).

Образец 5. Как заполнить журнал учета командированных работников

Отменены ли командировочные удостоверения для бюджетных учреждений?

Да, отменены. Положение №749 обязательно для всех организаций, включая бюджетные учреждения. Раньше бюджетники составляли удостоверения при поездках за границу на основании постановления Правительства РФ от26.12.05 № 812. Но в этот документ также внесли поправки и нормы об удостоверении исключили (постановление № 1595).

Отменили командировочные удостоверения также для служащих министерств и ведомств, но только с 1 февраля 2015 года (Указ Президента РФ от12.12.14 № 765).

Сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле. Какие документы подтверждают дату начала и окончания поездки?служебная записка;служебная записка и документы, подтверждающие использование машины (путевой лист, чеки, квитанции и пр.);приказ о командировке.Дату начала и окончания поездки подтвердит служебная записка сотрудника и документы об использовании машины для поездки (путевой лист, кассовые чеки на бензин, квитанции на парковку, платные дороги и пр.). Это следует из пункта 7 Положения (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 09:00 Отгул за сверхурочную работу

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка