Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как подготовиться к проверке подотчетных сумм

26 мая 2016 787 просмотров
В чем заключается проверка подотчетных сумм? Как по всем правилам выдать подотчет? На что обратить внимание, принимая отчет от сотрудника? Ответы на эти вопросы разберем в нашей статье.

Помимо налогов инспекторы проверяют, правильно ли компания работает с денежной наличностью и ведет кассовые операции. Особое внимание при этом уделяется расчетам с подотчетными. И это неудивительно, ведь, выявив какое-то нарушение, сотрудник инспекции сможет не только выписать штраф, но и доначислить НДФЛ.

Тонкостей в вопросах с подотчетом очень много. Поэтому и для инспекторов есть масса зацепок, к которым можно придраться. Чтобы проверка подотчетных сумм прошла без проблем, нужно дотошно разобраться во всех правилах и следовать им.

Как по всем правилам выдать подотчет: проверка подотчетных сумм

Начнем с того, кому компания вправе выдать подотчет. Получить деньги может только сотрудник компании или физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Допустим, вы выдаете наличные сотруднику на какие-то покупки для компании. Первое, что нужно проверить, нет ли у него долга по ранее полученным подотчетным. Ведь если сотрудник – должник, деньги ему выдавать нельзя. К сожалению, бухгалтеры обычно забывают об этом правиле. Кстати, прописано оно в пункте 6.3 Указаний № 3210-У.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Если у сотрудника нет долга перед компанией, он может смело писать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. Форма заявления произвольная. Главное сотрудник должен указать цели, на которые получает подотчетные, их сумму и срок, в течение которого он за них отчитается.

Максимальный предел суммы, которую компания может выдать сотруднику под отчет, закон не устанавливает. Бухгалтеры часто спрашивают, действует ли в данном случае 100-тысячный лимит? Тут две разные ситуации. Когда работник платит за оказанные лично ему услуги, лимит наличных расчетов соблюдать не нужно. Но если он рассчитывается по договорам компании, предельную сумму превышать нельзя.

Срок, на который компания может выдать деньги под отчет, тоже ничем не ограничен. Но если вы выдадите сотруднику деньги на долгое время, то налоговики наверняка попытаются переквалифицировать подотчет в заем или зарплату. В этом случае проверка подотчетных сумм обернется доначислением НДФЛ.

Тут есть еще один важный момент. Сотрудник может попросту забыть указать в заявлении срок, на который он берет деньги. В этом случае инспекторы решат, что подотчетные выданы на один день. А раз так, то сотрудник должен отчитаться в течение трех дней с той даты, когда он получил деньги компании на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Итак, после того как заявление на подотчет подписал руководитель (или другой уполномоченный сотрудник), можно оформлять РКО и выдавать деньги.

Кстати, представители Минфина России официально разрешили перечислять подотчетные деньги на зарплатные и личные карты сотрудников. Ведомство выпустило письмо от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288, в котором объяснило, при каких условиях компания может перечислить работнику подотчетные в безналичном порядке.

Мнение
Если ваша компания открыла в банке зарплатный проект, то на карты сотрудников удобно перечислять и подотчетные. Но обратите внимание на договор между вашей компанией и банком. В нем должно быть четко прописано, какие виды расчетов с сотрудниками вы можете проводить по зарплатным карточкам. Если там сказано только про заплату, то переводить на карту подотчетные вы не сможете. Поэтому внимательно прочитайте договор с банком, убедитесь, что в нем есть условие о переводе подотчетных сумм на карты. А если нет – заключите дополнительное соглашение.

Александр Погребс, эксперт СКБ Контур

Как принимать отчет от сотрудника: проверка подотчетных сумм

В течение трех рабочих дней по истечении срока, который сотрудник указал в заявлении, он должен отчитаться за покупки. Форму авансового отчета компания может разработать самостоятельно. Но обычно большинство компаний выбирают унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К каждому авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, которые подтверждают его расходы.

Когда вы получили отчет от сотрудника, проверьте, на какие цели сотрудник потратил подотчетные. Они должны соответствовать тем, которые указаны в заявлении. Затем проверьте первичные документы. Законодатели не установили четкий перечень бумаг, которыми сотрудник подтверждает расходы. В указаниях по заполнению авансового отчета Госкомстат относит к таким документам командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки. Чаще всего сотрудник прикладывает к авансовому отчету кассовые, товарные чеки, накладные или бланки строгой отчетности. Внимательно рассмотрите эти документы, ведь инспекторы при проверке будут эти бумаги изучать с особым пристрастием.

Самое первое, что проверит инспектор, это наличие на документе всех обязательных реквизитов. Например, вы получили от сотрудника квитанцию, в которой нет ИНН поставщика. Так вот, инспекторы могут снять расходы, которые компания подтверждает такой бумагой. Таблица с реквизитами документов, на которые инспекторы обращают пристальное внимание при проверке, - в конце статьи.

Даже если авансовый отчет подтверждает первичка с ошибками, судьи обычно принимают решения в пользу компании. При условии, что она понесла обоснованные расходы, получила товары или услуги и приняла их на учет. Но лучше бумаги с ошибками заменить, ведь это поможет не тратить нервы в долгих спорах с проверяющими.

Есть вопрос
Сотруднику выдали деньги под отчет. А в качестве подтверждающего документа он принес только кассовый чек. Достаточно ли только чека с расшифровкой покупок для подтверждения расходов?

В письме от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515 представители налоговой службы сообщили, что подтвердить расходы подотчетника можно только кассовым чеком. Но для того чтобы учесть этот расход в целях налогообложения, одного этого документа недостаточно. Чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного документа: в нем отсутствуют должности лиц, совершивших сделку, и их подписи. Он только подтверждает то, что сотрудник рассчитался с продавцом за покупку. Однако какие еще конкретно документы должны быть у компании помимо чека для признания расхода, налоговики в письме не сообщают. А говорят лишь то, что такой документ должен доказывать связь между расходами и хозяйственной деятельностью компании. Теоретически сам авансовый отчет является таким документом. Ведь подписывая его, руководитель компании признает оправданность и целесообразность расходов. Чтобы избежать проблем с инспекторами, лучше заручиться дополнительными документами по покупке.

Продолжим алгоритм действий. Вы уже проверили авансовый отчет и не нашли в нем ошибок. Тогда можно передать его на утверждение руководителю. Бывает, что сотруднику приходится потратить больше денег, чем ему было выдано. Или, наоборот, меньше. Компания сама устанавливает, в какие сроки нужно рассчитаться с работником по авансовому отчету окончательно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Время, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные деньги или получить от компании перерасход, должны быть прописаны в положении о работе с подотчетниками. Кстати, сотрудник может вернуть неизрасходованный остаток подотчетных как наличкой, так и перечислением со своей карточки на счет компании.

Но на практике сотрудники часто сначала тратят свои личные деньги на покупки для компании, а после бухгалтерия компенсирует им расходы. Оформлять авансовый отчет в таком случае будет ошибкой. Здесь речь уже не идет о подотчете. Поэтому попросите сотрудника написать заявление о возмещении служебных расходов.

Недочеты в первичке, найденные при проверке подотчетных сумм

Документ

На что инспектор обратит внимание

Комментарий

Кассовый чек

В кассовом чеке нет расшифровки покупки, а указана только сумма, или на нем не четко видны все реквизиты

Принять чек можно, даже если в нем нет расшифровки покупок или он плохо пропечатан. Ведь к чеку должны прилагаться и другие документы, подтверждающие расход. А если с ними все в порядке, претензий налоговиков можно не бояться (письмо УФНС России от 12 апреля 2006 г. № 20–12/29007)

Сотрудник купил товар в нерабочее время

Расходы по такому чеку можно списать, но у инспектора могут возникнуть вопросы, почему сотрудник делал покупки в это время. Да и сам сотрудник вправе попросить оплату за работу в выходной день или во внеурочное время

Товарный чек

На товарном чеке нет печати или номера

Такой документ проверяющий не вправе признать недействительным. Номер чека и печать не указаны среди обязательных реквизитов (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. № КА-А40/5456–06)

В товарном и кассовом чеках не совпадают суммы или даты

Такие документы лучше исправить. Если в бумагах не совпадают даты, компания сможет расходы отстоять в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)). А вот расхождение по сумме лучше исправить

Накладная по форме № ТОРГ-12 или форме № 1-Т

В ТТН не указаны грузополучатель, адреса пунктов погрузки и выгрузки, номера путевых листов, марки и номера автомобилей

В постановлении от 12 апреля 2007 г. № Ф04-2121/2007(33241-А27-14) ФАС Западно-Сибирского округа объяснил, что отсутствие этих реквизитов не критично, если компания действительно получила товар от поставщика

В товарной накладной отсутствуют должность лица, отпустившего товар, печать организации-грузополучателя или номер, дата документа

Судьи такие дефекты в оформлении не считают серьезными ошибками. Об этом сообщил ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 24 мая 2006 г. № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1

Бланк строгой отчетности

В документе продавец ошибся в ИНН или указал несуществующий номер

ВАС РФ в определении от 10 октября 2014 г. № 306-КГ14-1504 решил, что такие документы подотчетника все равно подтверждают расход. Ведь то, что на бумаге указаны реквизиты несуществующего юрлица, не доказывает, что услуги не оказаны или товар не получен

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка