Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Какие изменения нужны в учетной политике '2017?

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Авансовый отчет в 2016 году

17 августа 11677 просмотров
Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за три рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.

А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.

Как заполнять авансовый отчет в 2016 году

Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер. Расскажем, кто и что должен указать.

Какую информацию в отчете указывает работник

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:
– структурное подразделение, в котором трудится;
– свою фамилию и инициалы;
– должность по штатному расписанию;
– назначение полученного аванса.

Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций.

Авансовый отчет в 2016 году (образец)

В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту. Далее запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он потратил. Соответственно, подотчетник выводит перерасход или остаток средств. Суммы в рублях и копейках.

К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице. По каждому документу сотрудник укажет:
– дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;
– наименование документа или расхода, которые подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;
– сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.

Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).

Далее подотчетник подпишет авансовый отчет и проставит расшифровку подписи – только в одном месте (пометка 3 в образце выше).

Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).

Есть вопрос
Работникам выдают новые подотчеты, хотя они еще не отчитались за старые. Грозит ли компании за это штраф?

Нет, не грозит. В такой ситуации инспекторы пытаются выписать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. В норме предусмотрены санкции за ошибки в кассовых операциях: для компаний – от 40 тыс. до 50 тыс. руб., для руководителя – от 4000 до 5000 руб. Однако компания несет ответственность лишь в ограниченных случаях. Все они названы в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. В этом списке нет нарушений при расчетах с подотчетниками, так что штраф не грозит. Это подтверждает и арбитражная практика. Для примера приведу постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010.

Какие реквизиты заполняет бухгалтер

Проверьте авансовый отчет. Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.

По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер. Затем сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета. Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше). В этой же таблице поставьте номер счета, на который относите затраты.

Далее суммы расходов и счета, на которые их списывают, перенесите в таблицу «Бухгалтерская запись» отчета (пометка 6 в образце выше). Проводки такие:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– оприходовали товары;

ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71
– отразили расходы на услуги или работы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– учли входной НДС по подотчетным расходам.

Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.

Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).

В учете запишите:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– получили от работника в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.

Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты. Проводки такие:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.

Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у руководителя компании. Пусть он укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и подпись (пометка 8 в образце выше).

Когда не удастся списать расходы по авансовому отчету в 2016 году

Разберем частые ошибки, которые не позволят компании списать расходы по подотчетным суммам.

Подотчетник не подтвердил платежи с банковской карты

Перевести подотчетные суммы вы можете на корпоративную банковскую карту или на личную. Чиновники не против – письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Во втором случае к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы всех документов на банковскую карту. А также квитанции банкоматов и слипов, в которых указана фамилия владельца карты. Такие разъяснения финансисты привели в письме от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106. Если слипов нет, учесть расходы не удастся.

А если подотчетник расплачивался чужой банковской картой, например жены или мужа? Тогда понадобится расписка владельца карты о том, что подотчетник вернул ему деньги. На этом настаивают налоговики в письме от 22 июня 2011 г. № ЕД-74-3/9876.

Продавец не расшифровал покупку в товарном чеке

Наименование и количество купленных товаров – это обязательные реквизиты первичного документа (подп. 4, 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Если в товарном чеке записали общее наименование товаров (например, канцелярские принадлежности), учитывать расходы рискованно.

Хотя судьи подтверждают такие затраты – постановление ФАС Поволжского округа от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05–32. Но сомневаюсь, что вы захотите каждый раз судиться с налоговиками из-за незначительных расходов. Поэтому заранее проинформируйте подотчетника, чтобы он просил у продавца подробный товарный чек.

Иностранные документы не перевели на русский язык

Работник ездил в командировку за границу, большинство подтверждающих документов на иностранном языке. Их обязательно надо перевести на русский. Даже электронные. Такое требование прописано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание: нужен построчный перевод всего документа. Сделать его может как профессиональный переводчик, так и специалист вашей компании. Минфин не категоричен в этом вопросе – письмо от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.

Подотчетник не подкрепил расходы документами

Если работник не принес документы, подтверждающие расходы, подотчет включите в его доход. С этой суммы придется удержать НДФЛ – письмо УФНС по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28–11/23487.

Хотя в суде компаниям удается оспорить НДФЛ по подотчетам без подтверждающих бумаг. В качестве примера приведу постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011.

Дорогой коллега, вот выгодная формула от "Главбуха"!

За подписку на 6 месяцев мы дарим 6 номеров журнала и обучение в Высшей школе "Главбуха"

Успеть получить подарок >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться



Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка