Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Авансовый отчет по командировке и хознуждам: когда не оформляется

28 июня 3976 просмотров
Нужен ли авансовый отчет по командировке, когда персоналу выдавали только суточные, а отчет по расходам на хознужды, если подотчет не потрачен или товары оплачены собственными деньгами сотрудников?

Три самых частых заблуждения об авансовых отчетах:
1) думают, что нужен отчет, даже если работник взял деньги под отчет, но не потратил их;
2) думают, что нужен отчет, когда сотрудник потратил на нужды компании свои деньги;
3) думают, что отчет не нужен, если перед командировкой сотрудник получил только суточные.

На самом деле в первых двух ситуациях проще обойтись без авансового отчета, избавив и себя, и сотрудника от лишней работы. В третьем случае, наоборот, без авансового отчета высока вероятность ошибки в налоговом учете. Разберем каждую ситуацию на примерах, проводках и образцах.

Оформлять ли авансовый отчет по расходам на хознужды, если...

... сотрудник ничего не купил

Нет, не нужен. В этом случае достаточно приходника.

Сотруднику выдали подотчетные, но он ничего не потратил и все деньги возвращает обратно. Тогда достаточно приходника. Авансовый отчет нужен, чтобы подтвердить расходы (Указания по применению и заполнению формы АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). А в данном случае подтверждать и утверждать нечего. То же самое касается и ситуации, когда командировку отменили, а работник уже успел получить аванс по ней.

Возможная формулировка для положения о подотчетниках:

«8. Перечень приобретенных товаров (работ, услуг) и израсходованные суммы работник приводит в авансовом отчете. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник передает в бухгалтерию в течение 3 (трех) рабочих дней:
— после того как истек срок, на который выданы были наличные;
— после выхода на работу (после отпуска, командировки, болезни и т.п.).

Если сотрудник ничего не приобрел, то в этот срок работник возвращает всю подотчетную сумму в кассу и получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Авансовый отчет в этом случае не составляется.»

Пример 1. Как отразить в учете подотчетные, которые работник полностью возвращает в кассу
Сотрудник Иванов 6 мая получил под отчет 7000 руб. на покупку нового фильтра. Однако на складе нужной модели не оказалось, а новые поступления ожидаются только к концу мая. Поэтому 10 мая Иванов вернул в кассу полученные 7000 руб. Авансовый отчет он не составлял. Бухгалтер оформил приходник, как в образце ниже, и сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 7000 руб. — выданы из кассы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 7000 руб. — возвращены в кассу неиспользованные подотчетные деньги.

... работник купил что-то на свои деньги

Авансовый отчет не нужен. Достаточно заявления и расходника.

Работник, который потратил свои деньги на нужды компании и хочет их возместить, не обязан сдавать авансовый отчет. Этот документ оформляют работники, которые предварительно получили деньги от компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). А если организация сотруднику ничего не выдавала, то ему не за что отчитываться. От сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т.д. Пусть сотрудник перечислит в заявлении, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также приведет их стоимость.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

На основании заявления сотрудника с визой руководителя оформите расходник. В учете сделайте записи по счету 73, а не 71. Ведь сотрудник не получал деньги под отчет.

Возможная формулировка для положения о подотчетниках:

«8. <…>
Авансовый отчет не составляется, если сотрудник оплачивает товары (работы или услуги) из собственных средств, но с ведома и по поручению работодателя. В таком случае работник оформляет заявление на имя непосредственного руководителя с просьбой компенсировать ему расходы.»

Пример 2. Как отразить в учете расходы, если сотрудник потратил на нужды компании свои деньги
Сотрудник приобрел на свои деньги канцтовары для компании на сумму 3712,44 руб., в том числе НДС — 566,30 руб. Чтобы ему возместили эти расходы, он написал заявление, как на образце ниже. Авансовый отчет он не составлял. Записи в учете бухгалтер сделал такие:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— 3146,14 руб. (3712,44 – 566,30) — оприходованы канцтовары;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 566,30 руб. — отражен НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 73
— 3712,44 руб. — отражен долг перед сотрудником за купленные им канцтовары;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
— 3712,44 руб. — компенсированы сотруднику потраченные им на канцтовары деньги.

Нужен ли авансовый отчет по командировке для одних суточных

Авансовый отчет по командировке безопаснее оформить, даже если работнику выдали только суточные.

Суточные не надо подтверждать первичкой — чеками, квитанциями и т.п. Значит, если работник, кроме суточных, ничего перед командировкой не получил, то можно обойтись без авансового отчета. Но это верно только с точки зрения кассовой дисциплины. Чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль и НДФЛ, авансовый отчет по командировке стоит составить.

Расходы на командировки, в том числе на выплату суточных, в налоговом учете признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если налоговики обнаружат, что этого документа нет, то могут пересчитать налог на прибыль. Тогда доказывать, что авансовый отчет по командировке не нужен, надо будет в суде (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2014 г. по делу № А78-4284/2013).

Авансовый отчет по командировке нужен и для льготы по НДФЛ. Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ — 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для зарубежных поездок. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения такого дохода является последний день месяца, в котором директор компании утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А если его нет, непонятно, как определять дату дохода. Значит, есть риск доначислений по налогу и штрафа за его неполное удержание. Сумма — 20 процентов от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).

Возможная формулировка для положения о подотчетниках:
«8. <…>
Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в бухгалтерию компании не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки. Авансовый отчет составляется в том числе в случае, если сотрудник перед командировкой получил только суточные.»

Пример 3. Как отразить в учете расходы, если сотруднику выдали только суточные
Сотрудник ездил в командировку с 4 по 6 мая. 29 апреля ему выплатили суточные в размере 6000 руб. (по 2000 руб. за каждый день). Других расходов у сотрудника в командировке не было. 10 мая работник вместе с бухгалтером оформили авансовый отчет. Его они заполнили так, как на образце, приведенном ниже.  В тот же день отчет утвердили.

Проводки в учете такие:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 6000 руб. — выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 6000 руб. — суточные включены в состав расходов;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 507 руб. ((2000 – 700) × 3 дн. × 13%) — начислен НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Авансовый отчет по командировке (образец)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка