Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Образец письма об оплате задолженности

30 июня 2204 просмотра
Сейчас многие компании не в состоянии вовремя платить за купленные товары. Образец письма об оплате задолженности с отсрочкой и уведомление о необходимости погасить долги вы надете в статье.

У многих компаний сейчас финансовые трудности. Особенно это ощущает на себе малый бизнес. Из-за этого у поставщиков висит дебиторская задолженность. Чтобы временные проблемы не довели компанию до банкротства, надо договориться с контрагентом.

Как подготовить письмо поставщику об оплате задолженности с отсрочкой

Попробуйте договориться с контрагентами о том, чтобы отсрочить платеж. Так вы сможете направить остаток средств на критичные расходы. Например, зарплату. Ведь если задержать расчет с сотрудниками, потом придется начислить проценты за просрочку. А это дополнительные траты. Да и лишние проблемы с трудовиками никому не нужны.

В первую очередь напишите письмо постоянным поставщикам, с которыми вы сотрудничаете не один год. Они с большей вероятностью согласятся перенести срок платежа.

Теперь о том, как именно составить такое письмо (образец письма об оплате задолженности с отсрочкой - ниже). Во-первых, укажите конкретную дату, до которой вы хотите отсрочить оплату по договору (пометка 1 в образце 1). Во-вторых, обоснуйте просьбу. Заострите внимание на долгом и бесперебойном сотрудничестве с контрагентом (пометка 2 в образце 1). Поясните, что компания намерена выплатить оговоренную сумму, но чуть позже. И в-третьих, пропишите, что вы не хотите платить пени за просрочку (пометка 3 в образце 1).

К письму приложите копии договора и накладных, по которым просите перенести оплату (пометка 4 в образце 1.). Это не обязательно, но так вы упростите работу сотрудникам контрагента, которые будут разбираться с вашим обращением.

Поставщик согласился? От него нужно официальное письмо с согласием перенести срок оплаты, который зафиксирован в договоре. Тогда без опаски ориентируйтесь на новую дату. Если у вас не будет утвердительного ответа от контрагента, впоследствии вы ничем не докажете, что дату платежа компании перенесли по обоюдному согласию. Поставщик на законных основаниях сможет потребовать неустойку и пени. Поэтому проконтролируйте, чтобы письмо у вас было.

Есть вопрос
Компания договаривается с контрагентом отложить срок оплаты на месяц. Устно уже все подтвердили. Ожидается письмо. Но по договору оплатить товар должны только в конце июля. Руководитель решил заранее подстраховаться и получить отсрочку. Как в этом случае с пенями и неустойкой? Вправе ли поставщик их потребовать?
– Да, но только если вы пропустите уже новый срок оплаты. А до тех пор никаких претензий к вашей компании быть не может. У вас все по закону. Вы заранее договорились о переносе срока. Поэтому просрочкой это назвать нельзя. А значит, и пени с неустойкой начислить не за что.

Главное проверьте, чтобы у вас было подтверждение от контрагента. Иначе кредитор может впоследствии отказаться от своих обещаний и потребовать долг. Да еще и начислить проценты. Самый безопасный вариант – подписать с контрагентом двустороннее соглашение о том, что оплату вы перенесли на другую дату. Но это не всегда возможно сделать в короткий срок. Поэтому многие ограничиваются официальной перепиской. Этого вполне достаточно.

Только убедитесь, что со стороны контрагента согласие подписал уполномоченный сотрудник. Часто переписку ведут менеджеры. Но не у всех есть доверенность на то, чтобы заключать и корректировать договоры. Надежнее всего, если письмо подписал директор компании. А если другой сотрудник, то советую запросить копию доверенности и вместе с перепиской приложить к договору.

Можно ли изначально в договоре прописать, что проценты и неустойку поставщик начислит только до даты соглашения об отсрочке? Да, можно. Такое условие в договоре не будет противоречить законодательству. Это неплохой вариант заранее обезопасить компанию.

Возможно, поставщик выдвинет в ответ свои условия. Предположим, вы попросили перенести срок оплаты на 45 дней. А у поставщика свои обязательства, он должен перечислить деньги контрагенту в течение месяца. Поэтому не против отложить ваш срок, но только на 30 дней.

Если вас такие условия устраивают, отправьте поставщику подтверждающий ответ. Только после этого считается, что положения договора скорректированы. Не советую оставлять письмо без ответа. Это не в вашу пользу.

Образец письма об оплате задолженности с отсрочкой (образец 1)

Как составить письмо покупателю об оплате задолженности

А теперь рассмотрим ситуацию с другой стороны. Поставщик ждет обещанные деньги, а их все нет. Причем контрагенты не пишут писем, не просят отложить платежи. Но ведь и для вашей компании деньги не лишние. Вам тоже нужно чем-то платить за предстоящие поставки и закрывать висящие долги.

Тут надо взять инициативу в свои руки. Напомните контрагентам про задолженность. Составьте уведомление в свободной форме (образец письма об оплате задолженности - ниже). В нем пропишите реквизиты товарных накладных, по которым контрагент задолжал оплату (пометка 1 в образце 2). Или данные из актов сдачи-приемки работ или услуг. Обязательно укажите, по какому договору вы поставили товар или оказали услуги (пометка 2 в образце 2).

Когда покупатель задерживает оплату товара, помимо долга он должен заплатить пени по договору. А кроме этого продавец вправе требовать проценты по статье 395 ГК РФ, которые считают исходя из средних ставок процентов по банковским вкладам для физлиц, которые публикует Банк России. Это существенная прибавка к долгу. А значит, будет весомым аргументом. Напомните покупателю о пенях и процентах в уведомлении.

Иногда компании идут на жесткие меры – не отгружают должникам следующие партии заказанного товара. Но в этом случае вы рискуете навсегда потерять контрагента. Он просто уйдет к более сговорчивому поставщику.

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Предложите руководству освободить должников от пеней, если они оплатят всю сумму в кратчайшие сроки (пометка 3 в образце 2). Наверняка это будет гораздо действеннее, чем запугивать бизнес-партнера.

Кстати, если вы вопреки задолженности за предыдущую поставку собираетесь отгрузить товар покупателю, обязательно напишите об этом в уведомлении. Это будет дополнительной льготой для него. Ведь если вы в последний момент сорвете отгрузку, его бизнес может серьезно пострадать.

Для надежности к уведомлению приложите копии договора и товарных накладных (пометка 4 в образце 2). Так же как и в случае с просьбой продлить срок, это не обязательно. Но сыграет вам на руку.

Каким образом направить уведомление контрагенту? Почтой или можно по электронке? И обязательно ли дожидаться официальный письменный ответ от поставщика?

Отвечаем. Всегда лучше иметь официальное письмо с «живой» подписью. Это касается как вашего уведомления, так и ответа продавца. Но это долго и неудобно. Поэтому часто пользуются электронной почтой. Если у сотрудника, подписавшего письмо, есть электронная подпись, то можно ограничиться емейлом. В противном случае обязательно продублируйте письмо по почте.

То же самое, если есть устная договоренность об отсрочке платежа. Суд не признает ее. Нужно официальное письмо от поставщика с конкретными условиями и датами.

Если такое уведомление не побудит должника выплатить деньги, тогда составляйте претензию. В ней пропишите, что собираетесь обратиться в суд с иском.

Образец письма об оплате задолженности (образец 2)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка