Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как рассчитать налоги с зарплаты удаленных сотрудников

5 июля 479 просмотров
Из этой статьи вы узнаете, как оплачивать работу удаленных сотрудников и как рассчитать налоги с зарплаты такого персонала. Гражданство работников и страна пребывания в этом случае имеют значение.

Для некоторых работ, когда не нужно личное присутствие, удобнее нанять дистанционного работника. Чаще всего это программисты, руководители интернет-проектови т. д. Да и простой продажник тоже может сидеть дома и обзванивать базу. Вопрос лишь в организации контроля за такими работниками.

Удаленщику даже необязательно приезжать в компанию, чтобы заключить трудовой договор. Это можно сделать в электронной переписке. При этом в трудовых договорах вы пропишете, что заключили их по местонахождению работодателя. Такой порядок закреплен в статье 312.2 ТК РФ. Вот только важное условие: и у работодателя, и у будущего сотрудника должны быть усиленные квалифицированные электронные подписи.

Кстати, в трудовые книжки запись о дистанционной работе вносить совсем не обязательно. Тут как сотрудник договорится с руководством. Но если все же решат сделать пометку в трудовой, работник должен привезти ее лично или направить работодателю заказным письмом с уведомлением о вручении. Тогда документ будет храниться в компании вплоть до увольнения удаленщика.

Как рассчитать и списать зарплату удаленного сотрудника

Сначала разберемся с налоговым учетом зарплаты и компенсаций расходов удаленного сотрудника. Удастся ли их учесть при расчете налога на прибыль?

Оплата труда дистанционных сотрудников учитывается так же, как выплаты офисным. А именно в составе расходов на оплату труда по статье 255 НК РФ. Однако дополнительные предосторожности не помешают. Перечень общих условий, которые можно включить в трудовой договор, перечислены в статье 57 ТК РФ. Но этот перечень не закрытый. Работодатель вправе вписать и свои условия. Главное, чтобы они не ухудшали положение дистанционщика по сравнению с офисными коллегами.

Так, будет нелишним указать:
– сведения о программах и оборудовании, которые сотрудник должен использовать в работе (если их предоставляет работодатель, пропишите еще порядок и сроки передачи);
– когда и какие отчеты удаленщик должен предоставлять руководителю;
– как компания будет возмещать расходы сотруднику;
– в каком режиме сотрудник собирается работать (возможно, вы установите особый режим труда).

Компенсация расходов на интернет и телефон. Скорее всего для работы удаленщику понадобится доступ в интернет. А если речь идет об IT-специалисте, то его работа напрямую связана со всемирной сетью. Как быть с затратами на услуги провайдера и телефонную связь? Разрешают ли налоговики учесть в расходах компенсацию? Да, расходы учитывайте в составе прочих. Это позволяет подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Вот только с расчетом суммы и подтверждающими документами придется повозиться. Еще на этапе трудового договора надо разработать четкую систему, как сотрудник будет подтверждать затраты на телефон и интернет.

Рассчитайте сумму компенсации. Самый безопасный вариант – взять стоимость услуг провайдера или телефонной компании и посчитать затраты пропорционально рабочему времени. Получившуюся сумму закрепите в трудовом договоре. Также пропишите сроки, в которые компания будет компенсировать удаленщику расходы.

А в качестве подтверждающих затраты сотрудника документов будут договоры с оператором связи и провайдером и счета от них. Чтобы у налоговиков не возникло претензий к компенсации, копии этих документов должны храниться в компании. Поэтому договоритесь с дистанционщиком о том, чтобы он периодически отправлял вам их по электронной почте.

Командировочные затраты. Дистанционные сотрудники работают удаленно от офиса. Но по каким-то вопросам может понадобиться личное присутствие. Тогда ему придется приехать в офис. Как расценивать такую поездку? Как командировку или нет? Да, это действительно будет командировкой. С этим согласились специалисты из Минфина России в письме от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945. Ведь постоянное место работы удаленного работника там, где он находится. У него нет привязки к адресу офиса. А из определения командировки как раз и следует – по поручению руководства сотрудник выезжает из места работы. Об этом сказано в статье 166 ТК РФ.

Поэтому любой рабочий выезд удаленщика, согласованный с начальством, это командировка. Даже когда сотрудник едет в офис компании подписывать бумаги или еще по каким-то неотложным вопросам. А раз так, то и расходы, связанные с поездкой, компания вправе учесть в составе прочих. Руководствуйтесь подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Претензий от налоговиков к таким затратам не будет. А если они все же проявят к ним интерес, покажите им письмо Минфина России от 14 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/16788. Финансисты прямо сказали, что компания вправе списать расходы на командировку дистанционного сотрудника.

Как рассчитать налоги с зарплаты удаленного работника

Компания, как налоговый агент, удерживает и перечисляет в налоговую НДФЛ с доходов сотрудников. В общем случае налог надо направить в бюджет по местонахождению работодателя. За сотрудников обособки НДФЛ платят с привязкой к адресу подразделения. Такой порядок закреплен в пункте 7 статьи 226 НК РФ.

А что делать с налогом, который вы удержали с зарплаты удаленного сотрудника? Куда перечислять? Финансисты пояснили – в бюджет по месту учета компании. Об этом говорится в письме Минфина России от 1 декабря 2014 г. № 03-04-06/61300. Представители финансового ведомства и раньше в письмах указывали на то, что дистанционная работа – это все-таки не обособленное подразделение. А последнее письмо развеяло все сомнения.

Как рассчитать налоги с зарплаты, если работник часть времени трудится не в России? Для начала нужно определить статус сотрудника – резидент или нерезидент. Как это понять? Посчитайте дни, которые удаленщик находился в России за последние 12 месяцев. Привязки к календарному году тут нет. Так вот, когда число равно 183 или больше, сотрудник – резидент. А если меньше, то нерезидент.

Для резидентов порядок общий. С доходов они должны заплатить 13 процентов НДФЛ. Работодатель выступает как налоговый агент – удерживает НДФЛ и перечисляет в казну по месту своего учета. А вот с нерезидентами ситуация сложнее. Во-первых, налог с доходов они платят по ставке 30 процентов (для высококвалифицированных иностранцев – 13%). А во-вторых, удерживать его надо лишь с доходов, которые он получил, находясь в России. Это требование пункта 2 статьи 209 НК РФ. То есть бухгалтеру придется по дням высчитывать доход удаленщика. Формула для расчета такая:

Н = К : Р × В × 30% (13%),
где Н – сумма налога;
К – количество дней, которые удаленщик трудился в России;
Р – количество рабочих дней в месяце; В – общая сумма вознаграждения.

Кстати, нерезиденты не имеют права на вычеты по НДФЛ.

Как рассчитать налоги с зарплаты, если удаленщик работает за границей? В этом случае для бухгалтера гораздо меньше мороки. Сотрудник – нерезидент. Для него зарплата от вашей компании – это доходы, полученные за пределами РФ. Об этом сказано в подпункте 6 пункта 3 статьи 208 НК РФ. А НДФЛ удерживают лишь с доходов, полученных на территории страны. Поэтому налог с такого сотрудника удерживать не надо. Об этом напомнили специалисты из Минфина России в письме от 5 марта 2015 г. № 03-04-06/11830.

Как рассчитать страховые взносы с зарплаты удаленного работника

Перейдем к страховым взносам. Ставки зависят от гражданства – для россиян тарифы одни, для иностранцев другие. Но есть исключения: для граждан из стран – участников ЕАЭС и высококвалифицированных специалистов.

Россияне. Страховые взносы за удаленных сотрудников-россиян надо платить по общим правилам. Начисляйте взносы на тот день, когда проводите выплату работнику. Базу для страховых взносов считайте для каждого сотрудника нарастающим итогом с начала года.

Страховые взносы в ПФР начисляйте в следующем порядке. С выплат до 796 000 руб. включительно – по тарифу 22 процента. А когда доходы превысят этот предел, рассчитывайте взносы исходя из 10-процентной ставки.

Для взносов в ФСС России также важен размер доходов за текущий год. Пока выплаты не превышают 718 000 руб., действует ставка 2,9 процента. А дальше платить взносы не надо вовсе.

А вот в ФФОМС независимо от доходов работника начисляйте 5,1 процента.

Подробности — в статье «Страховые взносы в 2016 году: ставки, таблица»

Иностранцы. Пенсионные взносы с доходов иностранцев рассчитывайте по общим нормам, которые установлены для россиян. Что касается взносов в ФСС РФ, то тут важно их назначение. По взносам на случай временной нетрудоспособности для временно пребывающих иностранцев установлен пониженный тариф – 1,8. Ведь такие работники имеют право лишь на больничное пособие. А платежи от несчастных случаев на производстве начисляют по одним и тем же правилам с выплат россиянам и иностранцам.

Взносы в ФФОМС нужно отчислять только с доходов иностранцев, которые постоянно или временно проживают на территории РФ. А временно пребывающие сотрудники не имеют права на медицинское обслуживание.

Из этих правил есть исключения. Армения, Белоруссия, Казахстан и Киргизия входят в Евразийский экономический союз. Для граждан этих стран правила по взносам те же, что и для россиян.

С выплат высококвалифицированным иностранным специалистам страховые взносы в ФФОМС отчислять не нужно независимо ни от чего. Временно пребывающие опять же не могут рассчитывать на медобслуживание. Поэтому за них взносы в ФФОМС начислять не надо. А вот для тех, кто временно или постоянно проживает в России, ставка ПФР – 22 процента, а ФСС РФ – 2,9.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка