Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Образец приказа на утверждение графика отпусков

7 июля 1660 просмотров
Как составить график отпусков на будущий год? Когда и как график отпусков можно поменять? Где взять образец приказа на утверждение графика отпусков? Об этом вы узнаете из нашей статьи.

Какие кадровые документы должны быть в любой компании? Обычно первыми приходят на ум трудовые договоры, личные карточки, приказы о приеме на работу и об увольнении, штатное расписание. Редко кто вспомнит про график отпусков. А между тем его составлять обязательно – статья 123 ТК РФ. Если при проверке трудинспекторы узнают, что в компании нет графика, выпишут штраф вплоть до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

К тому же график принесет пользу и самой компании. Этот документ помогает спланировать производственный процесс: всегда понятно, кто из сотрудников когда отдыхает.

Утвердить график на будущий год нужно не позже чем за две недели до его начала (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть документ на 2017 год должен быть готов к 17 декабря 2016 года.

Как составить приказ на утверждение графика отпусков

Перед тем как составить график, определите, какое количество дней отдыха есть у каждого работника.

Указывать ли в графике отпуск за прошлые годы

Компания решает сама, включать в график информацию о неиспользованных за прошлые годы отпусках или нет. Трудовой кодекс этот вопрос не регламентирует. Советуем добавить в текущий график информацию о неиспользованных отпусках. Если работник два года подряд не отдыхает, то это нарушение Трудового кодекса, отвечать за которое придется компании (ст. 124 ТК РФ). Поэтому для наглядности прошлые отпуска лучше включить в текущий график. Для этого неиспользованные за прошлые годы дни отдыха сложите с отпуском текущего года.

Допустим, в 2017 году у сотрудника есть право на 28 отпускных дней. С 2016 года он не отгулял еще пять. В будущем году работник претендует на отпуск продолжительностью 33 дня (28 + 5). Их и укажите в графе 5 «Количество календарных дней». Чтобы при проверке графика у инспекторов не было вопросов к продолжительности отпуска, в графе 10 «Примечание» напишите, что пять дней отпуска сотрудник получил за прошлый год (см. образец ниже, пометка 1).

Чиновники согласны, что компания выбирает сама, включать старые отпуска в график или нет. В письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0 Роструд говорит, что отпуск за прошлые периоды можно запланировать в текущем графике. Но это не обязательно. С согласия работодателя сотрудник может взять прошлый отпуск в любой момент. Даже если он не запланирован графиком.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Кого включать в график отпусков

В график включите всех сотрудников, которые работают по трудовому договору. В том числе и внешних совместителей.

Включать ли в график тех сотрудников, которые устроились в компанию недавно? Например, за несколько месяцев до конца года (в октябре–ноябре). Добавлять таких сотрудников в график не обязательно, но лучше это сделать.

С одной стороны, право на отпуск за первый год у новичка появляется после шести месяцев работы в компании. Такие сотрудники на особом положении. Если новичок просит отпуск по истечении полугода, работодатель обязан его предоставить. Это следует из части 2 статьи 122 ТК РФ. Поэтому таких сотрудников можно в гра фик не включать. Но вот в отпуск за второй и следующие годы работник уйдет уже по графику – часть 4 статьи 122 ТК РФ.

С другой стороны, лучше заранее узнать о предпочтениях нового коллеги и включить его в график. Так у руководства будет полное представление о том, в каком порядке сотрудники отправятся в отпуска.

Отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком не надо включать в график. Кстати, это же относится и к учебным отпускам и дням за свой счет. В график попадают только ежегодные оплачиваемые и дополнительные отпуска. Поэтому декретниц и сотрудниц в отпуске по уходу включайте в график, только если они претендуют на ежегодный отпуск.

Часто спрашивают, должен ли работодатель, формируя график, учитывать пожелания сотрудников? Ответ: может, но не обязан. Хотя большинство компаний, перед тем как составить график, все же узнают об отпускных пожеланиях сотрудников. Проще всего это сделать с помощью опросного листа. Пусть каждый работник укажет в нем желаемые даты. Только сразу напомните сотрудникам о том, что одна часть отпуска обязательно должна быть не меньше 14 дней. А вот остальные части могут иметь любую продолжительность.

Кто может уйти в отпуск в удобное время

Есть льготные категории сотрудников, которые могут попросить отпуск в удобное для них время. И работодатель не вправе им отказать. Прежде всего, это:
– несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
– родители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
– женщины, у которых есть двое и больше детей, которым еще нет 12 лет. Об этом сказано в подпункте «б» пункта 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. № 235. То, что это правило еще в силе, подтвердил Верховный суд РФ решением от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440. Такая же льгота действует и для мужчин, если они воспитывают детей одни.

На отпуск в удобное время также вправе претендовать работники, пострадавшие от радиации, инвалиды и ветераны боевых действий, Герои СССР и России, сотрудники – почетные доноры, ветераны труда.

Будущая мама вне зависимости от стажа может уйти в оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Такая льгота закреплена в статье 260 ТК РФ. Там же написано, что после отпуска по уходу за ребенком сотрудница может попросить оплачиваемый отпуск. У мужа тоже есть право на ежегодный отдых вне очереди, пока жена находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Право на несогласованный отпуск появляется у сотрудников, которые усыновили малыша в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Жены военнослужащих вправе уйти в отпуск в то же время, что и муж (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).

Совместители получают отпуск в то же время, что и на основной работе – часть 1 статьи 286 ТК РФ.

По какой форме составить график отпусков

Для графика вы можете разработать собственную форму (ее нужно утвердить приказом) или использовать унифицированную № Т-7, что утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Советуем взять унифицированную форму и просто убрать из нее ненужные реквизиты – коды по ОКУД и ОКПО и отметку профсоюза. Получится вполне удобный бланк (см. Образец приказа на утверждение графика отпусков выше).

Чиновники считают, что сотрудников нужно обязательно знакомить с графиком отпусков, так как этот документ – локально нормативный акт (письмо Роструда от 1 августа 2012 г. № ПГ/5883-6-1). Можно оформить ознакомительный лист к графику. В нем сотрудники поставят свои подписи. Но проще сделать дополнительную колонку в самом графике (см. Образец приказа на утверждение графика отпусков, пометка 2).

О предстоящем отпуске надо сообщить сотруднику не позже чем за две недели до начала отдыха по графику (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Но если работника под подпись ознакомили с графиком отпусков, то отдельно уведомлять его за две недели не нужно. Но такая поблажка действует, только когда отпуск начинается по графику.

Когда приказ на утверждение графика отпусков придется изменить

После того как вы составили документ на будущий год, самое время привести в порядок текущий график. Ведь наверняка не все сотрудники ушли в отпуск в то время, в которое планировали. А если не внести изменения в график, инспекторы сочтут его недостоверным и оштрафуют за это по той же статье, что и за отсутствие документа – 5.27 КоАП РФ.

О переносе отпуска просит работник

Чаще всего планируемый и фактический отпуска не совпадают из-за того, что отдых просит перенести сам сотрудник. С согласия работодателя такой перенос законен. В этом случае сотрудник пишет заявление на отпуск и ставит в нем отметку, что отдыхать отправляется не по графику.

В графике перенос отпуска покажите так. В графах 7 и 9 укажите фактическую дату начала отдыха. А в графе 8 – реквизиты приказа (см. Образец приказа на утверждение графика отпусков, пометка 3).

Сотрудник просит перенести отпуск на следующий год? Перенос безопаснее оформить так, будто бы его инициировал работодатель. Кодекс не запрещает работнику переносить отпуск на следующий год. Но и разрешения тоже не дает.

Отпуск переносится по инициативе работодателя

А вот работодатель точно вправе попросить сотрудника перенести отпуск. Но исключительно по уважительной причине. Например, из-за резкого увеличения объемов работ или форс-мажора. Для переноса обязательно надо заручиться письменным согласием работника. Если сотрудник будет брать отпуск в следующем году, укажите выбранную дату в графе 10. Графы 7– 9 в этом случае оставьте пустыми (см. образец выше, пометка 4).

Если отпуск по просьбе работодателя передвинули на другие даты в течение года, то график скорректируйте так же, как и в случае переноса по инициативе работника. В графах 7 и 9 запишите дату отпуска, а в графе 8 укажите данные приказа.

Работник заболевает во время отпуска

Сотрудник в отпуске может заболеть. Тогда он вправе либо продлить отдых на дни болезни, либо перенести его. Для этого пусть напишет заявление. Допустим, сотрудник попросил перенести отдых на другие даты. Действуйте по стандартной схеме. В графах 7 и 9 покажите новую дату отдыха, а в графе 8 – данные приказа на отпуск.

Когда отпуск нужно продлить на дни болезни, сделайте отметку в графе 10. Там же укажите номер и дату листка нетрудоспособности (см. образец выше, пометка 5).

Сотрудник увольняется

Вам предстоит выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск? В этом случае не заполняйте графы 7–9. Просто напишите в графе 10 «Уволен» и поставьте дату ухода. Тогда проверяющим будет понятно, почему сотрудник так и не был в отпуске (см. образец выше, пометка 6).

Отпуск компенсировали деньгами

В компании могут быть сотрудники, у которых есть право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Ту часть отпуска, что превышает 28 дней, Трудовой кодекс разрешает заменить деньгами. Но не ко всем сотрудникам это применимо. К примеру, беременным заменять дни отдыха деньгами нельзя. Об этом сказано в статье 126 ТК РФ.

В графе 10 зафиксируйте, сколько дней отпуска компенсировали деньгами, и добавьте реквизиты приказа о замене (см. Образец приказа на утверждение графика отпусков, пометка 7).

На работу устроились новые сотрудники

В течение года в компанию пришли новые сотрудники? Менять утвержденный график не обязательно. Чтобы уйти отдыхать, новичку достаточно написать заявление на отпуск. А работодателю – поставить на нем визу. Но лучше составить на новых сотрудников отдельный график, чтобы держать под контролем количество использованных дней. Дополнительный график оформите как приложение к уже действующему.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка