Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие ошибки в первичке не помешают признать расходы

12 июля 1051 просмотр
Чиновники согласились, что несущественные ошибки в первичных документах не должны служить основанием для отказа в принятии расходов. А что считать несущественными ошибками? Ведь для налога на прибыль их критерий в Налоговом кодексе РФ не установлен. Какие ошибки в первичке не помешают признать расходы?

Требования к документальному подтверждению затрат

Данные налогового учета подтверждают в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такая возможность предусмотрена в статье 313 Налогового кодекса РФ. Это отмечено в письме Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261.

Документ должен позволять сделать однозначный вывод, что расходы фактически произведены.

Считаем необходимым обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 6 февраля 2015 г. № 07-01-12/4833. Финансисты напомнили, что и после 1 января 2013 года обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами. Они отнесли к таким документам, в частности, форму № КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат».

В качестве аргумента в письме приведена ссылка на приказы Минстроя России от 17 июня 2014 г. № 298/пр и от 17 января 2014 г. № 11/пр.

Правда, в приказах строительного министерства речь идет об использовании формы № КС-3 при бюджетном субсидировании строительства отдельных объектов.

И тем не менее из приведенного письма Минфина России № 07-01-12/4833 неясно, распространяют ли специалисты главного финансового ведомства данное утверждение только на отношения, возникающие при бюджетном финансировании строительства, либо говорят о применении унифицированных форм в строительстве вообще.

Допустимые погрешности в оформлении

Итак, в письме № ГД-4-3/2104@ (вернее в содержащемся в нем письме Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547) дано следующее разъяснение.

Ошибки в первичных учетных документах, которые не препятствуют идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение прибыли.

Что это значит?

В первичных документах есть обязательные реквизиты: наименование документа, дата его составления, название компании, содержание операции, количество и сумма, должности и подписи ответственных сотрудников (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки в них критичны, но иногда в суде удается доказать обратное.

Условно ошибки можно разделить на технические, арифметические и «содержательные».

Рассмотрим их подробнее.

Неточности в названиях, сомнительные подписи

Зачастую подрядчик ошибочно указывает в акте по форме № КС-2 и справке по форме № КС-3, что работы выполнены по юридическому адресу заказчика. Формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.

Такую ошибку нужно исправить. Сделать это можно двумя способами:

1) зачеркнуть неверный адрес и указать правильный (при этом делается надпись «исправлено», ставятся дата исправления и подписи представителя подрядчика и заказчика, принявшего работу);

2) оформить новые документы.

Проверяющие могут посчитать, что заказчик сам выполнял работы, а документы фиктивны. Поэтому ошибочно указанные реквизиты могут послужить отказом в признании расходов.

Правда, если налоговики не подтвердят факт фиктивности, то суд поддержит налогоплательщика.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12 марта 2010 г. по делу № А13-5546/2008 суд пришел к выводу, что заказчик может учесть расходы на ремонт. Даже если при приемке работ в формах № КС-2 и № КС-3 нет адресов заказчика и подрядчика и должностей их представителей, подписавших документы.

Аргументы налоговиков суд не принял, доначисление налога на прибыль отменил. Поскольку отсутствие таких данных в акте и справке, по мнению арбитров, является несущественным нарушением и не доказывает, что хозяйственные операции между компаниями были фиктивными.

В итоге суд пришел к выводу, что в рассматриваемом случае из представленных документов можно установить вид, объем и стоимость выполненных работ, период их выполнения и дату приемки, наименование организации заказчика и подрядчика, а также лиц, подписавших данные документы от имени организаций.

При этом, по мнению автора, учитывая письмо Минфина России № 07-01-12/4833, безопаснее не отказываться от оформления справки по форме № КС-3.

Арифметические и стоимостные ошибки

Если бухгалтер обнаружил арифметические или стоимостные ошибки в формах № КС-2 и № КС-3, необходимо внести исправления. Такие ошибки несущественными не являются.

Исправить нужно оба экземпляра – свой и контрагента, подтвердив корректировку подписями сторон и указав дату внесения исправлений. Письма Минфина России от 25 января 2012 г. № 07-02-06/9, от 31 марта 2009 г. № 03-07-14/38.

Правомерность такого исправления подтверждает и судебная практика (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 13 августа 2009 г. по делу № А53-444/2009, ФАС Московского округа от 22 сентября 2006 г. № КА-А40/9075-06).

Суды отмечают, что бухгалтерское законодательство (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ) не запрещает обращаться к контрагентам для согласованного внесения исправлений в документы. Нельзя исправлять только кассовые и банковские документы. В остальные первичные учетные документы, к которым относятся акты о приемке выполненных работ (ф. № КС-2) и справки о стоимости выполненных работ (ф. № КС-3), исправления можно вносить по согласованию между участниками хозяйственных операций.

Кроме того, суды признают правомерность исправления первичных учетных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами. В качестве примера можно привести постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 8 апреля 2010 г. № 09АП-5303/2010, ФАС Поволжского округа от 13 мая 2009 г. № А12-13049/2008, ФАС Московского округа от 21 мая 2008 г. № КА-А41/4238-08. При этом ранее составленные документы стороны договора должны признать недействительными.

Возможность составления акта по форме № КС-2 и справки по форме № КС-3 с отрицательными показателями законодательство не предусматривает.

«Содержательные» ошибки

Еще одна проблема – это отсутствие подробной детализированной сметы по монтажным и пусконаладочным работам. Поскольку есть риск того, что у налоговиков могут возникнуть претензии в отношении отражения детализации выполненных работ в формах № КС-2 и № КС-3.

В форме № КС-2 должны быть перечислены все работы, фактически выполненные подрядчиком. В графе 2 указывают номер позиции по смете, а в графе 3 – наименование выполненных работ. Поэтому виды работ, подлежащие отражению в графе 3 формы № КС-2, должны увязываться со сметой, являющейся приложением к договору.

Однако в Указаниях по применению и заполнению форм… (утверждены постановлением Госкомстата России № 100) не установлено, что графа 3 должна в обязательном порядке содержать детализацию выполненных работ.

Для формы № КС-3 требования о необходимости детализации работ в графе 2 тоже нет.

Нет таких требований и ни в каких других нормативных правовых актах. Как и иных рекомендаций по заполнению этих документов (письма ФНС России от 27 июля 2009 г. № 3-2-09/147, Минфина России от 4 мая 2009 г. № 07-02-10/24).

Отсутствие необходимости полной детализации работ подтверждают и судебные решения. 

Справедливости ради отметим, что есть и отрицательная практика.

Арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 22 января 2009 г. № А66-414/2008 пришли к выводу о неподтверждении налогоплательщиком расходов на ремонт здания, выполненный силами подрядчиков.

Поскольку из представленных актов произвольной формы было невозможно установить следующее: какие именно виды работ выполнены, какие элементы и детали заменены, какие материалы и в каком количестве использованы, когда они списаны, а также цену работ. Справки по форме № КС-3 тоже отсутствовали.

Таким образом, если компания не отражает детальную расшифровку работ в форме № КС-2, для доказательства обоснованности расходов у нее должна быть детальная смета. При этом отдельные виды работ в ней могут быть сгруппированы и иметь общее наименование, чтобы их можно было идентифицировать в первичных документах, содержащих только укрупненные показатели.

Выводы

В заключение отметим, что в рассматриваемом письме ФНС России № ГД-4-3/2104@ фактически воспроизведена норма абзаца 2 пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, где сказано, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие идентифицировать необходимые сведения, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС.

Разница в том, что для налога на добавленную стоимость – это прямое указание закона.

А для налога на прибыль организаций – только мнение финансового ведомства, принятое к исполнению налоговой службой. Правда, оно размещено на официальном сайте ФНС России (http://www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами». И несмотря на то что разъяснения благоприятны для налогоплательщиков, необходимо все же учитывать, что споры возможны, так как конкретного перечня ошибок нет. То есть компании нужно быть готовой к тому, что при необходимости несущественность ошибки придется доказывать.

Д.А. Савин,

старший юрист налоговой практики

юридической фирмы «Базаров, Голиков и партнеры»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка