Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как определить даты командировки на автомобиле

20 июля 808 просмотров
Оформлять командировочные удостоверения и служебные задания теперь необязательно. Поэтому, если работник едет на поезде, автобусе или самолете, даты начала и окончания командировки можно подтвердить билетами. А как быть, если сотрудник поехал на собственном авто? Как определить даты командировки на автомобиле и списать расходы?

Как подтвердить сроки поездки

Чтобы безопасно списать расходы на командировку, в которую работник ездил на машине, компании надо обеспечить себя необходимыми документами.

В первую очередь нужны те, которые подтверждают даты деловой поездки. И тогда претензий у налоговиков точно не будет. Разберемся, что и в каких случаях оформлять.

Сотрудник отправился на служебном транспорте

Если специалист едет на служебной машине, то на нее составляют путевой лист. В нем указывают время выезда и возврата автомобиля. Эти сведения вполне подтвердят срок командировки.

Но может быть и другая ситуация: работника попутно довезли на служебном транспорте. Тогда на время, проставленное в путевом листе, полагаться не стоит. Ведь машина в течение дня могла сделать несколько поездок. А вечером она вернулась в гараж. Кроме того, компании, которые не занимаются грузоперевозками, вправе оформлять путевые листы за несколько дней.

В таком случае подтвердить срок командировки поможет служебная записка работника. Замечу: чиновники считают, что составлять ее вовсе не обязательно. Ведь в законодательстве ничего не сказано про то, как подтверждать даты поездки при использовании транспорта организации. В частности, нет таких норм и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее – Положение.

Поэтому компания может сама определить, какими документами подтверждать фактические сроки поездки. Выбранный порядок надо закрепить в локальном нормативном акте. Такой вывод следует из письма Роструда от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.

Тем не менее рекомендую оформлять именно служебную записку. Это наиболее простой способ подтвердить даты начала и конца поездки. А бухгалтеру нужно будет сверить их с теми, которые проставлены в приказе о командировке.

Работник поехал на личном авто

Если работник пользуется личным автомобилем, то срок командировки подтвердит служебная записка (п. 7 Положения).

Сотрудник составляет ее по возвращении и указывает дату начала и окончания поездки. Обратите внимание: финансисты полагают, что данного документа недостаточно (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Нужна еще оправдательная первичка. Поэтому к авансовому отчету работник прикладывает чеки на бензин, квитанции на парковку и т. д.

Если в командировке человек посетил несколько мест, то в служебной записке он перечисляет их все.

А как быть, если в командировку на своем автомобиле едет руководитель компании? В таком случае нет смысла оформлять служебную записку, так как он ее и подписывает. Лучше упростить документооборот. В положение о командировках, принятое на предприятии, внесите специальную оговорку, например: «Руководитель не представляет служебную записку».

Бывает, что в командировку едут несколько сотрудников на одной машине. Тогда служебную записку составляет каждый из них. Кроме того, каждый работник должен сдать в бухгалтерию отдельный авансовый отчет. А чеки на бензин прикладывает тот сотрудник, который за него расплачивался.

Командированного специалиста подвезли знакомые

Если работника к месту командировки подвезли знакомые или случайные попутчики, то расходов на проезд не возникло.

Однако и в этой ситуации имеет смысл подготовить служебную записку. Тогда можно будет объяснить проверяющим, как сотрудник добрался до места назначения. Иначе ревизоры из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд. А она обязана это делать по правилам части 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. За нарушение предусмотрен штраф. Для предпринимателей он может доходить до 5 тыс. руб., а для юридических лиц до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

В служебной записке работнику следует написать, что он ездил в командировку на попутном автомобиле. Также надо проставить время выезда и прибытия на место. Марку и государственный номер машины указывать необязательно. Если в одну сторону сотрудник ехал на общественном транспорте, то билеты на него он должен приложить к авансовому отчету.

Сотрудника направили в командировку в ближнее зарубежье

Отдельно скажу про командировки в страны СНГ. Для таких поездок также не надо оформлять командировочные удостоверения. Однако важно знать даты, когда работник пересек границу. Раньше их определяли по отметкам в удостоверении. Теперь это можно сделать по билетам. Но как узнать даты, если сотрудник едет на машине? Рекомендую в таком случае составлять служебные записки, где работникам следует отразить время выезда из России и въезда в страну.

Впрочем, ничто не мешает компании и дальше применять командировочные удостоверения. При условии, что такой порядок будет прописан во внутреннем положении о командировках.

Каким образом списать суточные и компенсацию

Можно ли признать суточные, выплаченные работнику, при расчете налога на прибыль? А компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях? Рассмотрим, на что обратить особое внимание при списании данных затрат.

Суточные

За каждый день, когда работник находится в командировке, ему положены суточные (п. 11 Положения). Перед началом поездки их выдают в виде аванса (п. 10 Положения).

Как определить период, за который их надо начислить и выплатить?

Днем выезда считают дату отправления транспорта от места постоянной работы командированного. Днем приезда – дату, когда человек вернулся обратно. Причем здесь есть такой нюанс. Если сотрудник выехал до 24 часов включительно, то днем отъезда считают текущие сутки. После 0 часов – последующие сутки (п. 4 Положения).

При поездке на самолете, поезде или автобусе время отъезда и приезда определить легко – его берут из билетов.

А при поездке на машине (служебной или принадлежащей работнику) лучше поступить так. Объясните сотруднику, что в служебной записке он должен указать время выезда и возвращения в часах и минутах. Тогда будет нетрудно подтвердить, что суточные выплачены правильно. И их без проблем можно включить в расходы. Каких-либо ограничений по их размеру не предусмотрено (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Но нужно помнить: если суточные по командировке внутри страны превышают 700 руб., то на них надо начислять налог на доходы физлиц. Для загранкомандировок такой лимит составляет 2500 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Компенсация

За использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику выплачивают компенсацию. Ее размер определяют по соглашению сторон (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Данную сумму не облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

При налогообложении (общая система, упрощенка, ЕСХН) компенсацию учитывают в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Это подтверждает ФНС России в письме от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199.

По мнению чиновников, данные нормы включают в себя возмещение следующих затрат (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239):

  • на амортизацию автомобиля;
  • на его ремонт и обслуживание;
  • на горюче-смазочные материалы.

Замечу, что зачастую при проверках налоговики требуют путевой лист. Якобы только он подтверждает, что работник использовал автомобиль в производственных целях. И без данного документа контролеры убирают компенсацию из расходов.

Финансисты считают, что компания вправе оформлять путевые листы (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406). А раз всего лишь вправе, значит, не обязана и может подтвердить затраты иными документами.

Если хозяйство на 100 процентов хочет избежать вопросов налоговиков, то лучше все же составлять путевые листы. Либо в журнале поездок (если в организации есть такой) делать соответствующие записи.

В то же время, если вся необходимая информация о маршруте, пробеге и расходе топлива содержится в служебной записке, то, на мой взгляд, этого должно быть достаточно.

В заключение отмечу вариант, когда компания все же может учесть расходы на текущее обслуживание личной машины работника. Для этого на период командировки с ним заключают договор аренды. Ведь если арендовать авто без экипажа, то можно признать затраты на эксплуатацию машины, а также сумму арендной платы (ч. 1 ст. 642 Гражданского кодекса РФ, подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

С.В. Хвостова,

заместитель директора, руководитель аудиторской практики

ООО Аудиторско-консалтинговая фирма «Экспертный центр “Партнеры”»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка