Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Роструд: командировка на служебной машине подтвердждается любыми документами

26 августа 264 просмотра

Печатная версия
Электронная газета
Работник ездил в служебную поездку на машине. Как в этом случае подтвердить срок поездки? Итак, командировка на служебной машине.

Какие документы подтверждают срок командировки

Компания сама определяет перечень документов, которыми сотрудник подтверждает проезд в командировку на служебном транспорте. Такую позицию изложил Роструд в письме от 10.04.15 № 831-6-1 (ответ на частный запрос).

По новым правилам, если командировка на служебной машине, при возвращении сотрудник должен составить служебную записку. В ней он записывает дату начала и окончания поездки. А чтобы доказать факт использования транспорта, прикладывает к авансовому отчету оправдательные документы — путевой лист, чеки на бензин, квитанции на парковку и т. п. (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08749). Но о поездках на служебных машинах ничего не сказано.

Из письма Роструда следует, что служебка не обязательна. В то же время работодатель вправе сам определить перечень документов, которые сотрудник представит после поездки. В него можно включить и служебную записку. Другие подтверждающие документы зависят от конкретного транспорта. Например, если сотрудник едет на служебной машине, то необходимы путевой лист, чеки и квитанции. Если же у работника нет документов (например, его подвезли знакомые), то стоит потребовать объяснительную. В ней работник напишет, как добирался до места задания и обратно. Конкретный порядок надо записать во внутреннем положении (см. образец).

Как составить приказ при командировке на машине (образец)

Как учесть и подтвердить командировочные в запутанных ситуациях

Ситуация 1. Сотрудник остается в месте командировки на выходные или в отпуске

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на обратный билет можно списать, если работник задержался на выходные. А если проводит отпуск, то списать расходы рискованно (письма Минфина России от 30.04.15 № 03-03-06/1/25283, от 20.11.14 № 03-03-06/1/58868)
  • Билет.
  • Приказ о командировке.
  • Заявление работника, в котором он просит разрешить остаться на выходные.
  • Разрешение руководителя (приказ или подпись на заявлении)

 Ситуация 2. Сотрудник едет в командировку из отпуска

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на проезд можно списать. Ведь сотрудника можно отправить в командировку не только с работы. Минфин с этим согласен (письмо от 08.12.10 № 03-03-06/1/762)
  • Билет.
  • Приказ о командировке, в котором сказано о месте выезда работника.
  • Заявление сотрудника с просьбой оплатить проезд

Ситуация 3. Сотрудник едет в командировку в выходные 

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на проезд и оплату труда работника в выходные можно списать (письмо ФНС России от 20.08.14 № СА-4-3/16564@). При этом оплатить дни командировки надо из двойного оклада (письмо Минтруда от 05.09.13 № 14–2/3044898–4415)
  • Билет.
  • Приказ о командировке.
  • Письменное согласие сотрудника на работу в выходные.
  • Правила внутреннего трудового распорядка, которые предусматривают работу в выходные

Ситуация 4. Сотрудник купил второй билет, так как опоздал на рейс 

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на второй билет можно списать, если сотрудник опоздал на рейс по уважительной причине (например, из-за поломки автобуса по пути в аэропорт)
  • Билет.
  • Приказ о командировке.
  • Письменные объяснения работника, почему он прибыл не вовремя

Ситуация 5. Компания возмещает расходы на командировку подрядчика

Как учесть расходы Перечень документов
Расходы на проезд и проживание подрядчика относятся не к командировочным, а к прочим (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)
  • Договор подряда с условием о компенсации расходов на проезд и проживание.
  • Чеки, квитанции, билеты

Ситуация 6. Компания арендует жилье для командированных

Как учесть расходы Перечень документов
Минфин разрешает учесть расходы только за дни, когда сотрудники пользовались жильем (письмо от  05.12.11 № 03-0306/1/802). Но в суде удается доказать, что можно списать затраты за все время аренды (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.14 № А65-29223/2013)
  • Договор аренды квартиры.
  • Приказ о командировке.
  • Расчет цен на аренду и проживание в гостиницах, из которого следует, что арендованная квартира обходится дешевле

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка