Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Путаница с полем 101 и еще две причины срочно свериться с инспекцией по взносам

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Три заявления, которые упростят работу с подотчетными

13 октября 726 просмотров

Печатная версия
Электронная газета
Выдавать работнику средства под отчет нужно по заявлению. Посмотрите заявления, которые упростят работу с подотчетными. Образцы можно скачать.

Для чего нужен документ

Выдавать под отчет наличные можно только по заявлению сотрудника (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Документ также требуется, если подотчетные компания перечисляет сотруднику на карту (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Срок составления документа

Заявление надо составить перед выдачей денег под отчет.

Что обязательно должно быть в документе

Указание № 3210-У предъявляет следующие требования к документу. В нем надо записать дату, сумму наличных и срок, на который компания выдает деньги. Заявление должен подписать руководитель. Сотрудник вправе получить деньги под отчет, только если у него отсутствует задолженность перед компанией по ранее выданным суммам. Поэтому в заявление стоит добавить строку для бухгалтера, который будет контролировать состояние расчетов с подотчетным работником. Кроме того, в заявление стоит писать цели, на которые сотрудник получает деньги (образец 1).

При получении подотчетных на карту надо оформить документ по другой форме. В нем сотрудник запишет, что просит перечислить деньги на карту (личную или зарплатную) и реквизиты этой карты (образец 2).

Для руководителя заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками (образец 3). Тогда заявление не будет выглядеть так, как будто директор просит деньги сам у себя.

СОВЕТ «УНП»
Выдавать деньги по частям по одному заявлению не запрещено. Но заявление стоит составлять на каждую выдачу, чтобы прикрепить его к расходнику. Именно так рекомендуют делать налоговики на местах.

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Обязательный реквизит заявления — срок, на который компания выдает деньги. Многие забывают заполнить его. Если этого не сделать, то работник должен отчитаться и вернуть перерасход в течение трех рабочих дней с даты получения денег (п. 6.3 Указания № 3210-У).

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
В заявление стоит добавить визу бухгалтера, где он напишет, есть ли у сотрудника долг за ранее выданные подотчетные. Иначе кассир может выдать деньги работникам, которые их не вправе получить. А налоговики считают это нарушением и штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
В заявлении на выдачу подотчетных на карту сотрудник пишет реквизиты счета. Если это личная карта работника, стоит попросить его приложить справку банка с номером счета. Иначе можно зачислить деньги по ошибочным реквизитам, и они вернутся назад.

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Заявление о выдаче на карту подходит только для безналичных перечислений. Если надо выдать деньги из кассы, от работника надо взять другое заявление.

СОВЕТ «УНП»
Запрет на выдачу подотчетных работникам-должникам содержится в Указании № 3210-У. Этот документ распространяется на расчеты наличными. То есть формально подотчетные на карту можно перечислять, даже если у работника есть долги. Но чтобы избежать злоупотреблений, деньги на карты тоже стоит перечислять лишь тем работникам, которые вернули неиспользованные подотчетные.

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
Для выдачи денег директору тоже необходимо заявление. Без него получить деньги руководитель не вправе. По мнению налоговиков, сумма, выданная с нарушением, увеличивает остаток в кассе. При превышении лимита возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Некоторые компании при выдаче денег под отчет директору оформляют не заявления, а приказ. Но строго по Указанию № 3210-У у подотчетного сотрудника надо взять именно заявление, а не другой документ. Поэтому безопаснее не переименовывать бланк.

СОВЕТ «УНП»
В шапке документа вместо фразы «Директору ООО „Компания“» можно написать «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». В конце заявления директор поставит лишь одну подпись — она же и будет разрешающей.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка