Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Какие сведения о прошлом работников нужны бухгалтеру

29 июля 2588 просмотров
Расскажем, какие сведения о работниках, сменивших компанию, могут понадобиться на новом месте. Старые данные необходимы бухгалтеру для расчета пособий и стандартных вычетов по НДФЛ.

Сведения о работниках: заработок для пособий

Допустим, работник в течение последних двух календарных лет трудился в разных организациях. Тогда для расчета пособия вам понадобится справка о заработке с каждого прошлого места работы сотрудника (утв. приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н). Без справки вы рассчитаете ему пособие исходя из тех сумм, которые он получил от вашей компании.

Пример Расчет пособия по беременности и родам, если сотрудница устроилась в компанию только в 2016 году
Отпуск сотрудницы ООО «Вектор» Родиной Г.Л. по беременности и родам начинается 12 октября 2016 года. Его продолжительность – 140 календарных дней. В компанию работница устроилась 6 февраля 2016 года. Согласно трудовой книжке страховой стаж Родиной больше четырех лет и в течение 2014 и 2015 годов она работала в других компаниях. Рассмотрим две ситуации.

1. Работница представила справки о заработке с предыдущих мест работы за 2014 и 2015 годы.
Расчетный период – 2014–2015 годы (730 дней). Согласно справкам с прошлых мест работы Родина в 2014 году в сумме заработала 354 430,15 руб., а в 2015 году – 460 275,88 руб. Исключаемых периодов у работницы не было.

Сумма как за первый год, так и за второй меньше лимита. Используя эти данные, бухгалтер посчитал декретные:

(354 430,15 руб. + 460 275,88 руб.) : 730 дн. × 140 дн. = 156 244,99 руб.

2. Работница не представила справки о заработке с предыдущих мест работы за 2014 и 2015 годы.
В этом случае сумма пособия должна быть посчитана исходя из минимального заработка:
6204 руб. × 24 мес. : 730 дн. × 140 дн. = 28 555,40 руб.

Представить бумаги о заработке сотрудник может и позже – после того, как получит пособие. На это у него есть три года. Тогда вам придется пересчитать выплаченные суммы.

Пример Пересчет пособия по временной нетрудоспособности
Сотрудник ООО «Пионер» Титов Е.С. принес больничный лист на срок с 10 по 15 октября 2016 года включительно (всего пять календарных дней). Общий страховой стаж Титова менее пяти лет. Поэтому работнику полагается пособие в размере 60 процентов среднего заработка. В ООО «Пионер» Титов трудится с 20 апреля 2015 года. В течение 2014 года сотрудник работал в период с 10 февраля по 2 декабря и вплоть до трудоустройства в ООО «Пионер» нигде не работал.

Расчетный период – 2014–2015 годы. Заработок Титова за это время в ООО «Пионер» составил 111 54,55 руб.

А вот за 2014 год свой заработок на момент расчета пособия Титов подтвердить не смог. Поэтому бухгалтер ООО «Пионер» посчитал пособие только исходя из заработка в этой компании.

111 454,55 руб. меньше минимального двухлетнего заработка в 148 896 руб. (6204 руб. × 24 мес.).

Получается, что расчет нужно вести исходя из минимума. Сумма пособия будет равна:
148 896 руб. : 730 дн. × 60% × 5 дн. = 611,90 руб.

Предположим, что в декабре 2016 года Титов представил с прежней работы справку о своем заработке. Получив этот документ, бухгалтер ООО «Пионер» пересчитал начисленное пособие. Исходя из справки, работнику в 2014 году начислили 116 626,67 руб. 116 626,67 руб. в сумме с начислениями за 2015 год (111 454,55 руб.) заметно больше минимального заработка.

Новый размер пособия по временной нетрудоспособности составил:
(116 626,67 руб. + 111 454,55 руб.) : 730 дн. × 60% × 5 дн. = 937,32 руб.

Таким образом, работнику нужно доначислить 325,42 руб. (937,32 – 611,90).

Есть вопрос
Сотрудник заболел в июле 2016 года. В двух расчетных годах он в двух компаниях работал по совместительству. Из последней принес справку о заработке, а из предпоследней – нет. Ее выдали в одном экземпляре и при увольнении она осталась на прежней работе. Как теперь посчитать больничные?

– В таком случае есть два варианта. Первый – сам сотрудник должен обратиться на свою предпоследнюю работу с просьбой выдать ему еще одну справку. Прежний работодатель должен подготовить этот документ в течение трех рабочих дней с того дня, когда от бывшего сотрудника поступит заявление (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Второй – запросить соответствующие сведения о работниках компания может в Пенсионном фонде. Сотрудник имеет право написать специальное заявление своему работодателю, на основании которого вы будете обязаны запросить сведения о зарплате работника в его прежней компании в своем отделении ПФР. Формы как такого заявления, так и запроса от имени компании утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н. При этом запрос следует подготовить не позднее двух рабочих дней с даты, когда вы получили заявление от работника.

Сведения о работниках: дни больничных по уходу

Еще один документ, который понадобится вам с прежней работы сотрудника, касается расчета больничных по уходу за ребенком. Это справка о том, сколько дней по уходу именно за этим ребенком уже использовано в текущем году. Эти сведения о работниках нужны в случае, если сотрудник пришел в вашу компанию не с начала года и сейчас взял больничный по уходу.

Дело в том, что время, в течение которого сотрудник вправе получать пособие по уходу за ребенком или другим членом семьи, ограничено. Так, например, при уходе за ребенком в возрасте до 7 лет ФСС РФ оплатит не более 60 календарных дней в календарном году (п. 1 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 2 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). При этом важно, сколько дней ухода за заболевшим родственником в течение года использовал именно ваш работник. То есть не имеет значения, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только ваш сотрудник, но и другой человек. И для него будет свой расчет лимита. В данном случае от второго родителя никаких бумаг не нужно. Нужна лишь справка с предыдущего места работы сотрудника.

Сведения о работниках: зарплата с начала года

Рассчитывая НДФЛ, проверьте, нет ли у сотрудника права на налоговый вычет. От дохода зависят только детские вычеты.

Так, детский вычет полагается работнику только до тех пор, пока его доход не превысит 350 000 руб. с начала года. Значит, если сотрудник пришел к вам не с начала года и у него есть дети, он обязательно должен принести в бухгалтерию справку по форме 2-НДФЛ. Если, конечно, он хочет получить вычет и написал заявление на него, а его доходы меньше 350 000 руб.

Если сотрудник не представил справку 2-НДФЛ с прежнего места работы, уменьшать его доходы на стандартные вычеты не нужно. Также нельзя для целей расчета НДФЛ использовать справку о заработке для пособий.

Пример Расчет детских вычетов по НДФЛ
Один из сотрудников работает в компании с 1 ноября 2016 года. Его оклад – 30 000 руб. У него есть трое несовершеннолетних детей. Сотрудник является налоговым резидентом РФ. Предположим, что он не представил справку о заработке с прошлого места работы по форме 2-НДФЛ или представил, но из нее видно, что доход сотрудника с начала года больше 350 000 руб. В таком случае за ноябрь ему причитается:

30 000 руб. – 30 000 руб. × 13% = 26 100 руб.

Теперь условимся, что справку он принес и из нее видно, что сотруднику с начала года и по 1 ноября начислили 321 901,11 руб. Значит, за ноябрь ему полагается вычет в размере 5800 руб. (1400 + 1400 + 3000). А на руки он получит:

30 000 руб. – (30 000 руб. – 5800 руб.) × 13% = 26 854 руб.

А вот в декабре его доходы превысят 350 000 руб. Значит, за днкабрь вычет сотруднику уже не полагается.

Допустим, прежняя компания сотрудника ликвидирована. Справку 2-НДФЛ работнику там при увольнении не выдали. Предоставлять ли ему детские вычеты по НДФЛ? Тут действует общее правило – нет справки, значит, нет и вычетов. Вместе с тем права на них работник не теряет. Но получить их он сможет только по окончании года, представив налоговую декларацию в свою инспекцию. Если, конечно, его доходы не превысили лимит в 350 000 руб. с начала года уже по итогам первого месяца работы в новой компании.

Важно!
Какая информация вам понадобится от мужей или жен сотрудников

От второго родителя всегда требуется справка о том, что он на своей работе не получал единовременное пособие при рождении ребенка или пособие по уходу до полутора лет. Право на пособие имеет лишь один из родственников ребенка.

Кроме того, важно убедиться, что супруг работника не использовал дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом. Сотрудник, с которым проживает такой ребенок в возрасте до 18 лет, вправе каждый месяц брать четыре дополнительных выходных дня, оплачиваемых ФСС России. Воспользоваться дополнительными выходными может как один из работающих родителей, так и оба, поделив положенные четыре выходных дня в месяц между собой.

Ну и последнее – проверьте, не выплачивали ли супругу работника материальную помощь по случаю рождения малыша. Такая матпомощь не подпадает под НДФЛ в пределах 50 000 руб. (п. 8 ст. 217 НК РФ). При этом чиновники считают, что для обоих родителей действует общий лимит необлагаемых выплат в размере 50 000 руб.

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка