Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Как решать проблемы с банковскими картами сотрудников

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Удержания за неотработанные дни отпуска

24 августа 2016 1578 просмотров
Руководство компании может предоставить сотруднику отпуск авансом, а при увольнении за не отработанные дни отпуска удержать зарплату. Расскажем, сколько денег можно удержать по закону.

Случается, что нужное количество дней отдыха сотрудник еще не заработал, а уже отправляется отдыхать. Если он уволится до окончания рабочего года, в счет которого получил отдых вперед, то отпускные придется пересчитать, а налоги и взносы скорректировать. Как удержать отпускные, учесть эти суммы и рассчитать налоги, чтобы даже самый требовательный инспектор не придрался?

Сколько денег должен работник за неотработанные дни отпуска

Первым делом рассчитайте отпускные, которые сотрудник не заработал. Для этого вычислите количество неотработанных дней отпуска по формуле:

Количество неотработанных дней отпуска = Дни отпуска, которые сотрудник использовал за время работы - Дни отпуска за один рабочий год : 12 мес. × Количество месяцев работы в компании

Не отработанные дни отпуска округляйте не по правилам арифметики, а только в меньшую сторону, чтобы не нарушить права работника (письмо Минздравсоцразвития России в письме от 7 декабря 2005 г. № 4334–17). Считая количество месяцев работы в компании, месяц, отработанный наполовину или больше, учитывайте как целый. Менее чем половину месяца в расчет не берите.

Когда количество неотработанных дней отпуска известно, нужно перевести их в деньги. Неотработанные отпускные определите так:

Сумма неотработанных отпускных = Количество неотработанных дней отпуска × Среднедневной заработок, который брали ранее для расчета отпускных

Берите именно среднедневной заработок, по которому рассчитывали авансовые отпускные. Не считайте заново заработок на момент увольнения. Ведь задача – найти ту сумму, которую фактически выплатили работнику, но теперь она оказалась лишней.

Допустим, количество неотработанных дней отпуска оказалось больше продолжительности последнего отдыха. Например, количество неотработанных дней – 12. Последний отпуск сотрудника длился только неделю, а до этого он отдыхал две. Тогда 7 дней из 12 считайте по среднедневному заработку на момент последнего отпуска, а 5 дней – исходя из среднедневного заработка в период предпоследнего отдыха.

Пример 1 Расчет суммы за не отработанные дни отпуска
Самойлов И.М. устроился в компанию 1 июня инженером с окладом 40 тыс. руб.
С 13 по 26 июля он взял отпуск на 14 дней. Бухгалтер рассчитал среднедневной заработок сотрудника – 1365,19 руб. (40 000 руб. : 1 мес. : 29,3). А затем и сумму отпускных – 19 112,66 руб. (14 дн. × 1365,19 руб.).

16 сентября Самойлов уволился. Количество дней отпуска, которые он не отработал, – 4,66 (14 дн. – (28 дн. : 12 мес. × 4 мес.)). Сумма авансовых отпускных – 6361,79 руб. (4,66 дн. × 1365,19 руб.).

Сколько зарплаты за неотработанные дни отпуска можно удержать

Компания вправе удержать отпускные из зарплаты сотрудника на основании абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ. Сделать это можно без согласия работника. Чтобы удержать отпускные, руководитель компании издает приказ. Но для суммы удержаний есть лимит – не более 20 процентов от увольнительных выплат после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Долг в большей сумме принудительно взыскать с сотрудника нельзя. Другое дело, если он согласен. Тогда пусть внесет деньги в кассу организации. Или же возьмите с сотрудника заявление о том, что он согласен на удержание в размере более 20 процентов. А деньги вы выдадите ему уже за минусом долга.

Но некоторые специалисты считают, что удерживать больше 20 процентов неправомерно, даже если работник не возражает. Ведь в абзаце 1 статьи 138 ТК РФ написано, что размер удержаний не может быть больше 20 процентов. А если сотрудник хочет погасить долг, он должен внести деньги в кассу.

На самом деле статья 138 ТК РФ защищает интересы сотрудника, когда организация удерживает деньги по своей инициативе. А когда работник дает согласие удержать всю сумму, это его добровольное решение. Это нельзя сравнивать с удержанием по решению компании. С согласия работника удержать можно и большую сумму.

Как быть, если сотрудник отказался погасить долг? Лучше простить задолженность. Взыскать деньги в судебном порядке вряд ли получится. Есть определения Верховного суда РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18 и от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6. В них судьи вынесли неутешительный вердикт: у работодателя по закону нет оснований взыскивать отпускные, если сотрудник отказался погасить долг добровольно. Такой вывод судьи объяснили частью 4 статьи 137 ТК РФ. В ней описано три случая, когда можно взыскать зарплату. Первый – бухгалтер ошибся при расчете. Второй – если суд или комиссия по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признали вину работника в невыполнении норм труда или простое. И третье основание – сотрудник нарушил закон (например, предоставил поддельный документ) и из-за этого зарплату ему переплатили. Авансовых отпускных в этом списке нет. Поэтому, по мнению судей, у компании нет оснований для взыскания.

Иногда не получится удержать переплаченные отпускные даже в размере 20 процентов от выплаты. Об этом написано в абзаце 5 части 2 статьи 137 ТК РФ. Отпускные нельзя удержать, если сотрудник увольняется из-за:

  • сокращения или ликвидации организации;
  • призыва на военную службу;
  • отказа перевестись на другую работу по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением либо из-за отсутствия у компании такой работы;
  • смены собственника организации;
  •  восстановления прежнего работника по решению государственной инспекции труда или суда;
  • признания полностью неспособным к работе в соответствии с медицинским заключением;
  • чрезвычайных обстоятельств (стихийное бедствие, крупная авария и т. д.).

Помимо этого Трудовой кодекс запрещает работодателю удерживать долги, если сотрудник погиб или признан безвестно отсутствующим.

Проводки и налоги, если на момет увольнения - не отработанные дни отпуска

Проводки и корректировка налогов и взносов зависят от действий как компании, так и сотрудника. Возможны следующие ситуации:

  • сотрудник полностью погасил долг;
  •  компания простила работнику задолженность или не может взыскать ее по закону (например, сотрудника сокращают);
  • работник не вернул деньги, но компания удержала 20 процентов от выплаты.

Во всех случаях корректировки по налогам и взносам делайте в периоде увольнения сотрудника. Уточненки не подавайте. Ведь выплата отпускных авансом – это не ошибка, которую надо исправлять.

Сотрудник погасил долг

Предположим, сотрудник полностью погасил долг. Тогда возвращенные отпускные включите во внереализационные доходы. Ведь ранее эти суммы компания показала в расходах. Об этом – письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224.

Когда вы выплатили сотруднику отпускные, то удержали с них НДФЛ. Теперь часть денег сотрудник возвращает. С этой суммы ему нужно вернуть налог. Перечислять НДФЛ обратно обычно необходимости нет. Просто проведите зачет и на нужную сумму уменьшите налог последней выплаты.

Но есть случай, когда НДФЛ все же придется вернуть сотруднику. Речь о ситуации, когда налога с увольнительных выплат для зачета не хватает или отпуск авансом и увольнение пришлись на разные годы.

Суммы, которые сотрудник вернул компании, будут уменьшать базу по страховым взносам текущего периода. Уточненки в ПФР и ФСС не нужны.

Но если по работнику получилась отрицательная сумма начислений (выплаты в квартале меньше его долга по отпускным), то придется уточнить индивидуальные сведения (о том, как скорректировать отчетность в ПФР читайте ниже).

Пример 2 Какие сделать записи, если сотрудник погасил долг
Возьмем условия из примера 1. Сотрудник увольняется 16 сентября 2016 года. В сентябре он отработал 12 рабочих дней из 22. Его оклад – 40 тыс. руб.

За сентябрь работнику начислена зарплата в 21 818,18 руб. (40 000 руб. : 22 дн. × 12 дн.). НДФЛ с этой суммы – 2836 руб. (21 818,18 руб. × 13%).
Сумма авансовых отпускных – 6361,79 руб. Это больше 20 процентов от оклада: 6361,79 руб. > 3796,44 руб. ((21 818,18 руб. – 2836 руб.) × 20%). Но сотрудник написал заявление, в котором разрешил удержать всю сумму.

НДФЛ с неотработанных отпускных, который надо зачесть, – 827 руб. (6361,79 руб. × 13%).
При окончательном расчете на руки сотрудник получит 13 447,39 руб. (21 818,18 – 6361,79 – 2836 + 827).

Проводки cледующие:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 21 818,18 руб. – начислена зарплата за сентябрь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– 6361,79 руб. – удержаны отпускные;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 2836 руб. – начислен НДФЛ с зарплаты за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
827 руб. – сторнирован НДФЛ с неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
– 2009 руб. (2836 – 827) – перечислен в бюджет НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 13 447,39 руб. – выплачены деньги сотруднику.

Вместо второй проводки можно сделать сторнировочную запись по дебету счета 20 (26) и кредиту счета 70. Финансовый результат от этого не изменится. Но учитывая, что Минфин рекомендует учитывать сумму возвращенных отпускных в доходах, лучше использовать запись по дебету счета 70 и кредиту счета 91.

В базу по страховым взносам за август войдет 15 456,39 руб. (21 818,18 – 6361,79). Взносы с излишне выплаченных отпускных сторнируйте записью по дебету счета 20 и кредиту счета 69. Например, взносы в ФФОМС скорректируйте так:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
324,45 руб. (6361,79 руб. × 5,1%) – сторнированы взносы ФФОМС с неотработанных отпускных.

Компания простила долг

Налог на прибыль. Инспекторы убеждены: когда компания простила сотруднику долг по отпускным или не может его взыскать, сумму нельзя списать. По мнению проверяющих, такие затраты необоснованны.

Правда, по этому поводу писем чиновников мало и они достаточно давние. Причем высказывались только московские налоговики – письма УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20–12/061148, от 17 апреля 2006 г. № 21–07/30342. Учитывая официальную позицию, долг лучше не простить, а списать по истечении срока исковой давности как безнадежный. Есть письмо Минфина России от 10 декабря 2009 г. № 03-03-06/1/799. В нем чиновники сделали вывод: по истечении срока давности долг в расходы включить нельзя. Ведь до этого компания уже учла его в затратах на оплату труда. Кстати, такой вывод косвенно подтверждает, что авансовые отпускные компания все-таки вправе включить в расходы.

Однако на практике действовать строго в соответствии с рекомендациями Минфина не получится. Когда сотрудник уходил в отпуск, вы начислили отпускные записью по дебету счета 20 и кредиту счета 70. А на дату увольнения пересчитали сумму и сделали сторнировочную запись по дебету счета 20 и кредиту счета 70. Это значит, что лишние отпускные вы исключили из расходов. Поэтому по окончании срока исковой давности вы вправе снова включить эту сумму в затраты.

Можно списать невозвращенные отпускные в расходы сразу, не дожидаясь окончания срока исковой давности. И тому есть причина – постановления Верховного суда РФот 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18 и от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6. О них мы уже говорили. В этих постановлениях судьи решили, что у компании нет оснований взыскивать отпускные, если сотрудник не вернул деньги сам.

Однако новых комментариев финансистов по этому поводу пока нет. Поэтому безопаснее действовать по знакомой схеме: дождаться окончания срока исковой давности (обычно это три года) и уже тогда списать долг.

НДФЛ и страховые взносы корректировать не нужно. Правда, есть любопытное письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-06/28915. В нем чиновники решили, что если компания не смогла взыскать долг с сотрудника и списала сумму, то это можно рассматривать как прощение. Тогда на дату списания долга у бывшего работника возникает доход, который облагается НДФЛ.

Мнение финансистов спорное. Ведь с сотрудника уже удержали НДФЛ, когда он получил отпускные. К тому же, учитывая позицию высших судей, списание авансовых отпускных – это необходимость, а не добрая воля компании. Поэтому повторно задолженность в доходы включать не нужно.

Пример 3 Какие сделать записи, если компания удержала только часть долга
Возьмем исходные данные из примера 2.

Зарплата, начисленная сотруднику при увольнении, – 21 818,18 руб. НДФЛ с нее – 2836 руб. (21 818,18 руб. × 13%). Сумма авансовых отпускных – 6361,79 руб. Но удержать можно только 20 процентов от выплат, начисленных при увольнении. А это 3796,44 руб. ((21 818,18 руб. – 2836 руб.) × 20%).

Остаток отпускных в 2565,35 руб. (6361,79 – 3796,44) сотрудник отказался возвращать. Задолженность по истечении срока исковой давности компания списала. Записи такие:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 21 818,18 руб. – начислена зарплата за сентябрь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– 3796,44 руб. – удержаны отпускные;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 2836 руб. – начислен НДФЛ с зарплаты за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
494 руб. (3796,44 руб. × 13%) – сторнирован НДФЛ с удержанных отпускных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
– 2342 руб. (2836 – 494) – перечислен в бюджет НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 15 679,74 руб. (21 818,18 – 3796,44 – 2836 + 494) – выплачены деньги сотруднику;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
2565,35 руб. – сторнирована неудержанная сумма отпускных;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 70
– 2565,35 руб. – перенесена задолженность на счет 76.

Помимо этого с суммы отпускных, которую удалось взыскать (3796,44 руб.), на дату увольнения надо сторнировать страховые взносы. Для корректировки используйте сторнировочные записи по дебету счета 20 и кредиту счета 69, аналогичные тем, что указаны в примере 2.

Когда истечет срок исковой давности по долгу, он будет списан в расходы. И в течение пяти лет компания будет учитывать его на забалансе:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76
– 2565,35 руб. – списана неудержанная сумма отпускных;

ДЕБЕТ 007
– 2565,35 руб. – отражена за балансом списанная в убыток дебиторская задолженность.

Дорогой коллега, для Вас два подарка и весенняя скидка!

Сегодня электронный «Главбух» всего 9682 рублей вместо 10 758.
И полезные справочники для Вашей идеальной отчетности в подарок!

Узнайте как купить дешевле>>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка