Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Для чего нужен путевой лист и как его заполнить

25 августа 1077 просмотров
Давайте разберемся, в каких случаях и для чего нужен путевой лист, по каким правилам такой документ необходимо оформить. Это убережет компанию от штрафов ГИБДД и трудовых инспекторов.

Для чего нужен путевой лист

Прежде всего поговорим о том, для чего нужен путевой лист. Чтобы учесть ГСМ в налоговых расходах, нужно подтвердить два факта. Первый – покупка топлива. А второй – что его израсходовали на служебные поездки.

С первым пунктом обычно проблем нет. Если сотрудники заправляются за наличные, то они составляют авансовые отчеты и прикрепляют к ним кассовые чеки. Когда водители используют топливные карты, покупку подтвердят накладные и ежемесячные отчеты компании-эмитента.

Чеков и накладных недостаточно для того, чтобы бензин можно было учесть в расходах. Надо подтвердить, что ГСМ потратили на цели компании. А для этого требуется путевой лист. Ведь в нем прописан маршрут следования машины.

Есть другие документы о маршруте. Для чего нужен путевой лист, если у компании есть другие документы с информацией о маршруте? Например, сейчас организации все чаще оснащают автомобили системами спутникового контроля. При желании можно зайти в личный кабинет и распечатать отчет о движении авто.

Минфин России разрешает подтверждать расходы на ГСМ не только путевыми листами, но и данными системы слежения за ТС, если она позволяет достоверно определить пройденный путь. Вот реквизиты письма, в котором чиновники дают разрешение, – от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Если вы хотите подтвердить расход на бензин отчетом из системы, то его нужно доработать. Добавьте обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете. Их перечень вы найдете в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в первичном документе обязательно должны быть: название, дата составления, подписи ответственных лиц и Ф.И.О.

Однако заменить путевой лист на отчет ГЛОНАСС могут только те компании, которые перевозят грузы для собственных нужд. Если ваша организация специализируется на перевозках, то путевые листы обязательны. Это следует из пункта 1 статьи 1 и пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, который соблюдают транспортные компании.

Но некоторые инспекторы на местах все равно считают, что компания обязана составлять путевой лист, даже если она не является транспортной. Большинство же судей утверждают, что на обычные организации этот закон не распространяется и они могут подтвердить расход ГСМ другими документами (постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/ 13-99-60, Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 июня 2012 г. № 09АП-12355/ 2012-АК).

Есть вопрос
Компания купила погрузчик. Нужен ли путевой лист, если транспорт будет работать только на территории склада?

В любом случае нужен документ, который подтвердит, сколько ГСМ израсходовал погрузчик. Можно использовать путевой лист в упрощенном варианте или разработать другой документ. Главное, чтобы в нем были данные о пройденном пути, отработанных часах и потраченном топливе. Так как транспорт будет ездить только на территории компании, маршрут в документах указывать не обязательно.

Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, а компания платит ему компенсацию? Тут тоже понадобятся путевые листы. Без них вы вряд ли сможете учесть выплату в расходах и освободить ее от НДФЛ. В письме от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421 Минфин России объяснил, что нужно для учета компенсации: ее расчет, паспорт ТС, свидетельство о регистрации авто и документы, которые подтверждают, что машину использовали для служебных поездок. В качестве примера таких документов финансисты приводят путевые листы. Но компания может подтвердить использование авто в служебных целях и другими бумагами. Например, отчетом системы спутникового контроля.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. по делу № А12-15477/2011 судьи вообще пришли к выводу, что путевые листы для учета компенсации в расходах не обязательны. Ведь об этом в кодексе не написано. В рассматриваемом деле инспекторы не смогли доказать, что транспорт для нужд компании не использовали. И так как в Налоговом кодексе вопрос о связи путевых листов и компенсации не регламентирован, то все сомнения и неясности судьи истолковали в пользу компании (п. 7 ст. 3 НК РФ).

Все же это частный случай. Вряд ли получится учесть компенсацию в расходах, если нет доказательств, что сотрудник использовал машину в служебных целях (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 ноября 2011 г. по делу № А32-1860/2010).

Когда у компании нет путевых листов или других бумаг, объясняющих, куда потратили бензин, то инспекторы могут не только снять расходы, но и доначислить НДФЛ водителям. По логике контролеров, если сотрудник использует служебное авто и не подтверждает маршрут, то у него возникает экономическая выгода, облагаемая НДФЛ (письмо от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243).

Как заполнить путевой лист

Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Унифицированные № 3 или № 4-С применять не обязательно (эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Обязательные реквизиты. В разработанном вами путевом листе должны быть реквизиты, указанные в пунктах 3–8 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (см. образец ниже). Это наименование и номер путевого листа, срок его действия, а также данные о владельце ТС, самом автомобиле и водителе. В пунктах 4–8 приказа описана конкретная информация. Например, сведения об автомобиле включают в себя:

  • тип машины (легковой, грузовой), ее модель и модель прицепа (если он есть);
  • государственный регистрационный знак;
  • показания одометра на момент въезда и выезда;
  • дату и время выезда с места постоянной стоянки и возвращения обратно.

Образец путевого листа

По сути, реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России, обязательны только для транспортных компаний, так как они должны соблюдать Закон № 259-ФЗ. А требование о реквизитах оттуда. Но инспекторы уверены, что этот закон не только для специализированных компаний, а для всех владельцев ТС. Поэтому каждой компании безопаснее добавить в форму реквизиты из пункта 3 приказа Минтранса № 152.

Каждый день выписывать путевой лист не обязательно. Компания может решить сама, на какой срок она оформит документ. Но он не может быть больше месяца (п. 10 приказа Минтранса № 152). В письме от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51 Минфин России разрешил составлять путевые листы с такой регулярностью, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов на ГСМ. И следом подчеркнул, что перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно, так как они обязаны применять унифицированные формы. А их можно выписать только на день или смену. Но это письмо датировано 2012 годом. Теперь все компании вправе сами разрабатывать формы путевых листов и устанавливать срок, на который они выписаны.

Маршрут. Чтобы путевой лист подтвердил расходы компании на ГСМ, в нем максимально подробно надо прописать маршрут от пункта постоянной стоянки автомобиля до места назначения и обратно. С формулировками «по городу» или «Москва – Московская область – Москва» отстоять расходы не получится. Минфин России неоднократно говорил, что без маршрута ГСМ не списать (письмо от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Поэтому попросите водителей указывать конкретный адрес и время.

Отметка о медосмотре нужна? Да, без нее не обойтись. В путевом листе обязательно должно быть две отметки о медосмотре: перед рейсом и после него. Такая отметка – один из обязательных реквизитов путевого листа (подп. 2 п. 7 приказа Минтранса № 152).

В постановлении ФАС Дальневосточного округа от 18 марта 2014 г. № Ф03-336/2014 судьи не согласились с компанией, которая не проводила медосмотры водителей из-за того, что не является транспортной организацией.

Обязанность проводить медосмотр водителя перед каждой сменой и после вытекает из пункта 1 статьи 20 и пункта 1 статьи 23 Федерального закона о безопасности дорожного движения от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ. За путевой лист без отметки врача водителю, руководителю и самой компании инспектор ДПС вправе выписать штраф (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также директору и организации грозят санкции от трудинспекторов по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Проводить осмотр может только врач или медучреждение. Если отметку о медосмотре сделает не квалифицированный специалист, а другой человек, и к компании придут с проверкой из Росздравнадзора, то могут последовать штрафы по статье 11.32 КоАП РФ. Когда у компании нет возможности взять в штат врача, то можно заключить с ним договор подряда.

Какие документы, кроме путевого листа, нужны чтобы списать ГСМ

Для списания бензина в расходы, нужен специальный первичный документ. Например, каждый месяц можно оформлять акт списания (см. образец ниже).

Списать потраченный бензин только на основании путевых листов нельзя. Они не предусмотрены для этой цели. Путевые листы лишь подтверждают затраты.

Минфин России наконец-то подтвердил, что компании не ограничены в учете ГСМ и нормы Минтранса России можно не применять (письмо от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875).

Минфин все же подчеркивает, что расходы должны быть обоснованны. Поэтому безопасно использовать нормативы. Компания может разработать их сама или ориентироваться на те, что утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Образец акта на списание ГСМ

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка