Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как списать офисные расходы: проверенные аргументы

29 августа 1132 просмотра
Давайте разберемся, когда можно учесть офисные расходы: бытовую технику для кухни, оборудование приемной или переговорки, кондиционеры и обогреватели, комнатные растения, расходы на дополнительную охрану и пропускную систему.

Расходы на бытовую технику для офисной кухни

Начнем с расходов на офисную кухню. Многие компании покупают бытовую технику (электрочайники, холодильники, микроволновые печи), чтобы сотрудники могли комфортно обедать.

Ее стоимость логично отнести к расходам на нормальные условия труда. Вот только налоговики с этим не согласны. Объяснение у них одно – затраты экономически необоснованны, а этого требует пункт 1 статьи 252 НК РФ.

Интересно, что инспекторы на местах в этом вопросе идут наперекор позиции Минфина России. Финансисты уже давно признают – компания вправе учитывать стоимость кухонной техники при расчете налога на прибыль. Взять хотя бы письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/2/12697 и от 14 июля 2011 г. № 03-03-06/2/112. Ведь это затраты на обеспечение нормальных условий труда, которые компания обязана гарантировать своим сотрудникам (ст. 22, 163 ТК РФ). А раз этого требует Трудовой кодекс, значит, такие офисные расходы обоснованны.

Аналогичной позиции придерживаются и судьи, к примеру, в постановлении ФАС Московского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А40-50869/ 10-129-277. Они также считают, что оборудованная кухня в офисе или хотя бы бытовые приборы в кабинетах – это необходимость, а не прихоть организации. Поэтому без опаски списывайте затраты в налоговом учете. Только не забудьте о первичке. Хотя расходы и обоснованны, но подтвердить документами их в любом случае нужно.

Вообще, есть утвержденный Перечень мероприятий, которые улучшают условия сотрудников. Документ утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н. Но никто не запрещает разработать собственное положение в компании. В этом документе четко обозначьте, как именно вы обеспечиваете комфортные условия для персонала. Там же укажите, какая бытовая техника для этого необходима.

Офисные расходы на оборудование приемной или переговорки

Нередко компании приобретают в офис телевизоры (в том числе со спутниковой антенной), музыкальные центры, проекторы, DVD-плеерыи т. д.Во-первых, такая аппаратура пригодится в переговорке. На совещании у руководства можно наглядно показать, к примеру, динамику продаж. А во-вторых, телевизор и сопутствующее оборудование будут совсем не лишними в приемной. Пока клиенты или бизнес-партнеры располагаются и ждут назначенного мероприятия, приятная атмосфера сыграет на руку компании.

Только вот доказать налоговикам такую пользу трудно. Они, не задумываясь, исключают подобные офисные расходы из налоговой базы. По мнению чиновников, такая техника исключительно для развлечения.

Однако шанс отменить решение инспекторов в суде достаточно велик. Главное правильно определиться со стратегией.

Первый вариант – списать стоимость такого оборудования в качестве расходов на улучшение условий труда работников (постановление ФАС Уральского округа от 3 августа 2012 г. № Ф09-6061/12). Например, руководство выделило комнату для зоны отдыха и психологической разгрузки сотрудников (ст. 223 ТК РФ).

А второй вариант – доказать производственную направленность затрат. Допустим, телевизор и DVD-проигрыватель поставили в переговорной. В этом помещении сотрудники и партнеры компании проводят совещания и деловые встречи. На теле-, видео-, аудиотехнике можно показать презентацию или новые рекламные ролики. Даже если налоговики начнут придираться, суд с большой долей вероятности поддержит компанию.

Однако опять же без подтверждающей первички не обойтись. Вам понадобятся:

  • приказ руководителя о покупке техники для переговоров и деловых встреч;
  • заявка ответственного сотрудника на установку в переговорной комнате телевизора и видеооборудования (в ней лучше сразу прописать цель, ради которой потребовалась техника);
  • инвентарная карточка основного средства или карточка учета материалов (тут укажите, где конкретно располагается аппаратура);
  •  протоколы встреч с контрагентами (в них зафиксируйте, что в ходе переговоров с помощью проектора или на телевизоре демонстрировали видеоматериалы).

Теперь что касается спутникового телевидения. Стоимость вещания платных каналов тоже можно списать в налоговом учете – в составе расходов на информационные услуги. С этим согласились судьи ФАС Московского округа в постановлении от 26 июня 2011 г. № КА-А40/5826–11. Единственное – в комплект пакета вещания должны входить специализированные телеканалы, транслирующие, например, бизнес-аналитическую и экономическую информацию. Это станет аргументом для защиты таких расходов. Ведь профильные телеканалы повысят уровень знаний сотрудников и помогут всегда быть в курсе последних изменений в экономике.

Допустим, в пакет спутникового вещания входят только развлекательные телеканалы. Тогда стоимость таких услуг списать в расходы небезопасно. Доказать ревизорам и судьям, что подобные затраты действительно нацелены на доход, будет крайне сложно.

Офисные расходы на кондиционеры и обогреватели

Далеко не во всех офисах круглый год комфортная температура. Из-за особенностей отопительной и вентиляционной систем в холодное время года в офисе может быть слишком холодно, а в теплое – чересчур жарко. Исправить такую ситуацию помогают кондиционеры и обогреватели (п. 15 Перечня, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н).

Однако этот расход вызовет у налоговиков большие сомнения. Но тут приятная новость в том, что чиновники из Минфина России по-человечески понимают необходимость в кондиционерах и обогревателях. Посмотрите письмо финансового ведомства от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112. Да и судьи не спорят. В постановлении от 12 ноября 2012 г. № Ф09-10540/12 судьи ФАС Уральского округа сделали следующий вывод. Если компания использует технику, чтобы обеспечить сотрудникам качественные условия, то затраты можно учесть.

Кстати, обосновать покупку кондиционера можно еще и так. Каждая компания использует в своей деятельности компьютеры и копировальную технику. Помещения, в которых установлено такое оборудование, нужно проветривать каждый час. Этого требуют пункт 4.4 СанПиН 2.2.2/ 2.4.1340–03 и пункт 5.1 СанПиН 2.2.2.1332–03. Так что если в комнате отсутствуют окна или проветривание доставляет неудобство сотрудникам, то стоимость кондиционера можно списать на расходы.

Во внутреннем положении об условиях труда сделайте пометку: в помещениях работодатель установит кондиционеры и обогреватели. И запаситесь подтверждающими бумагами.

Расходы на комнатные растения в офисе

 Редко какой офис обходится без комнатных растений. С ними атмосфера уютнее, а рабочие места живее. Чаще всего цветы приносят из дома сами сотрудники. Но некоторые работодатели по своей инициативе закупают растения. Можно ли учесть в расходах стоимость цветов, горшков, земли, удобрений и т. п.? Это опасно. Чиновники из Минфина России еще давно высказались по этому вопросу не в пользу компании (письмо от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/311). С тех пор новых разъяснений на этот счет финансовое ведомство не выпускало.

На практике налоговики подобные расходы обычно аннулируют. Ведь расходы на оформление офиса (в том числе комнатными растениями) критерию экономической обоснованности точно не соответствуют. Поэтому безопаснее такие затраты к налоговому учету не принимать.

Однако для тех, кто готов спорить, есть аргументы и положительная судебная практика. Так, например, в постановлении ФАС Московского округа от 23 мая 2011 г. № КА-А40/4531–11 затраты на цветы судьи объясняют маркетинговой политикой компании. Комнатные растения создают благоприятную атмосферу в офисе и косвенно способствуют привлечению контрагентов. А потому компания вправе списать стоимость цветов в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, некоторые суды соглашаются с тем, что комнатные растения создают комфортные условия работы для сотрудников, улучшают условия труда, помогают расслабиться.

Подготовьте отчет о том, как комнатные растения повлияли на деятельность компании. Всегда можно найти весомые причины. К тому же расходы на нормальные условия труда неприкосновенны. Налоговики, возможно, на отчет внимания не обратят, но для суда это будет еще один аргумент в вашу пользу.

Расходы на дополнительную охрану в офисе

Если вы арендуете офис, скорее всего в договоре есть пункт «охрана». Зачастую это просто будка с консьержем, толку от которого мало. Поговорите с руководством, наверняка собственники бизнеса захотят обезопасить имущество. Для этого можно обратиться в частное охранное предприятие.

Такие офисные расходы могут стать объектом недовольства налоговиков. Аргумент ясен – плату за охрану компания уже перечисляет в составе арендных платежей. А значит, дополнительные траты нецелесообразны.

У вас как раз такая ситуация? Инспекторы заявили, что снимут стоимость услуг охраны? Тогда напомните им, что оценка целесообразности в их компетенцию не входит. Об этом Президиум ВАС РФ высказался еще в постановлении от 28 октября 2010 г. № 8867/10. Если договор, акты и платежки у вас на руках, то отказать в дополнительных расходах на охрану проверяющие не вправе.

Более того, учесть стоимость таких услуг судьи разрешают, даже когда в компании есть собственная служба безопасности и должности вахтеров. Пример тому — постановление ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А55-14064/2009.

Оформите отдельный приказ за подписью директора. В нем пропишите, зачем компании еще один охранник. Например, так: «Договор с частным охранным предприятием заключается с целью сохранности имущества в помещениях и предотвращения противоправных действий сотрудников и посетителей офиса».

Офисные расходы на пропускную систему

Возможно, вашей компании по каким-то причинам невыгодно или неудобно договариваться с ЧОПом. Есть и другие варианты: поставьте пропускную систему или проведите видеонаблюдение. Все это также поможет обезопасить как имущество организации, так и сотрудников.

Сами расходы в данном случае обоснованны. Воспользуйтесь аргументами из предыдущего пункта. В этой ситуации налоговики ставят под сомнение именно порядок учета. Загвоздка в следующем.

Отдельные компоненты такой системы редко превышают 100 тыс. руб. Поэтому организация просто-напросто списывает их стоимость в составе прочих расходов (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но тут нужно помнить, что система – это единое целое. Поэтому если общая стоимость всех комплектующих более 100 тыс. руб., то система уже будет основным средством. И списать на расходы сразу всю сумму нельзя, придется списывать постепенно через амортизацию, как того требует пункт 1 статьи 257 НК РФ. Судьи придерживаются аналогичной точки зрения. В подтверждение тому – постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23 декабря 2014 г. № Ф09-8773/1.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка