Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как оформить подотчет

27 сентября 993 просмотра
Как оформить подотчет и когда придется начислить НДФЛ со взносами? Какие ошибки бывают при оформлении? Чем это грозит компании?

В небольших компаниях зачастую приходится выдавать сотрудникам деньги под отчет. Например, чтобы купить канцтовары, оплатить госпошлину или командировочные расходы. Какие ошибки бывают при оформлении таких операций? Чем это грозит предприятию? Все, о чем важно знать бухгалтеру при работе с подотчетниками, читайте в статье.

В заявлении важно указать срок выдачи наличных

Передача денег под отчет происходит следующим образом. Сначала сотрудник оформляет заявление. Затем руководитель визирует его, определяет сумму и срок, на который выдают деньги. Бухгалтер составляет расходный кассовый ордер, и в кассе работнику выдают деньги.

Замечу, что законодательство не ограничивает период, на который можно выдать средства. Однако очень длительный срок вряд ли понравится инспекторам. Они могут посчитать, что это не подотчетные суммы, а зарплата, и начислят все необходимые налоги и взносы.

А если срок выдачи подотчетных средств в заявлении не указать? Инспекторы, скорее всего, будут настаивать, что отчитаться по ним работник обязан в течение трех дней с момента, когда он получил деньги на руки. Ведь такой вывод следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Там сказано, что сотрудник должен представить авансовый отчет и подтверждающие документы после того, как истек период, на который он получил наличные. На это ему отведено три рабочих дня. Получается, если срок не указан, то отсчитывать данные три дня нужно с момента, когда компания передала деньги работнику.

После того как сотрудник представит авансовый отчет и первичку по расходам, бухгалтер проверит все бумаги и рассчитается с ним.

Подотчетные деньги можно перевести на зарплатную карту

Выдать подотчетные деньги можно не только через кассу, но и через зарплатную карту сотрудника (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).

Но здесь важно соблюсти определенные условия.

Прежде всего перевод подотчетных средств необходимо предусмотреть в договоре с банком. Если же в нем сказано, что компания имеет право перечислять на зарплатные карты только зарплату, то переводить туда другие суммы будет нельзя.

В таком случае заключите с банком дополнительное соглашение. В нем пропишите, что на карты сотрудников перечисляют и подотчетные суммы.

Кроме того, обратите внимание на рекомендации чиновников (письмо № 03-11-11/42288).

Они советуют не пренебрегать следующими правилами:

  • предусмотреть в учетной политике безналичный порядок расчетов с подотчетными лицами;
  • указать в платежке, что перечисленные средства являются подотчетными;
  • взять у сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных средств на карту. В нем необходимо указать реквизиты карты;
  • получить от работника вместе с авансовым отчетом документы, подтверждающие оплату картой.

Основные ошибки, которые бывают по подотчетным операциям

Операции с подотчетными средствами вроде бы простые. Однако бухгалтеры допускают здесь немало погрешностей. Рассмотрим эти ошибки и их последствия.

Отсутствует заявление работника

Для выдачи наличных под отчет оформляют расходный кассовый ордер. Основание для его выписки – письменное заявление работника, завизированное руководителем.

Если заявления нет, то компании грозит штраф. Это подтверждает арбитражная практика. Возьмем постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013. Суть дела в следующем. Директор периодически брал из кассы деньги, не оформляя письменных заявлений.

В результате данного, а также других нарушений кассовых операций инспекция привлекла компанию к административной ответственности. Размер санкций составил 40 тыс. руб. Отмечу, что это минимальная сумма штрафа для организаций за такое нарушение. Максимальная составляет 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Оспорить наказание в суде предприятие не смогло.

Сотрудник не вернул остаток денег

Неизрасходованные подотчетные деньги работник должен вернуть в трехдневный срок.

Однако бывает, что человек просто не знал про это. Значит, бухгалтеру необходимо проследить за данным вопросом, к примеру, ознакомить подотчетника с внутренними документами компании. В них должно быть записано, что работник обязан возвращать подотчетные средства. Предусмотреть такое требование можно в трудовом договоре.

А если все-таки сотрудник не вернул остаток суммы в срок? Тогда руководствуйтесь частями 2, 3 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Там сказано, что компания вправе вычесть невозвращенный подотчетником аванс из его зарплаты. Соответствующее решение необходимо принять не позднее одного месяца со дня, когда закончился срок возврата денег.

Правда, есть дополнительное условие, при котором так можно поступить: работник не оспаривает основания и размеры удержания.

В письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0 чиновники пояснили:

  • решение лучше оформить приказом или распоряжением;
  • согласие сотрудника нужно получить в письменном виде.

Также обратите внимание на такие моменты:

1. В обычном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов (ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса РФ). Исключение – взыскание алиментов на несовершеннолетних детей, а также некоторые другие ситуации, при которых лимит может быть больше. На практике, если сумма задолженности большая, то возвращать ее приходится не один месяц.

2. Если организация в течение месяца так и не приняла решение о взимании долга, то высчитывать его из зарплаты работника нельзя. И если он не вернет деньги добровольно, взыскивать сумму придется через суд.

Работник не отчитался по ранее выданным средствам

Выдавать деньги под отчет можно только тем сотрудникам, которые отчитались по ранее полученным средствам. Поэтому проверьте, сдал ли работник отчеты по предыдущим суммам, нет ли за ним задолженности. Кроме того, советую проверить, правильно ли оформлен отчет, есть ли в нем все обязательные реквизиты и подписи.

Также посмотрите, соответствуют ли суммы выданных, фактически израсходованных средств и остатка.

Чтобы работники сдавали отчеты вовремя, можно предусмотреть некоторые санкции за нарушение сроков. К примеру, в положении о премировании компания вправе прописать, что в такой ситуации сотруднику снизят премию.

У чиновников эти меры не вызовут возражений. Такой вывод можно сделать на основании письма Роструда от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1. В нем речь идет о том, что сотруднику можно снизить премию или вообще лишить ее. При условии, конечно, что он нарушил срок, когда ему нужно было передать первичку бухгалтеру. И в положении о премировании компания предусмотрела наказание за это. Подотчетников такие меры дисциплинируют.

В некоторых случаях с подотчетных сумм надо начислить НДФЛ и взносы

Рассмотрим теперь, при каких условиях компании придется начислить налог на доходы физлиц и страховые взносы с подотчетных сумм.

НДФЛ

Допустим, работник не представил документы, которые подтверждают, что он потратил средства. Тогда с данных сумм нужно удержать налог на доходы физлиц. Такова позиция чиновников, изложенная в письме ФНС России от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263. Аналогичную точку зрения высказал и Президиум ВАС РФ в постановлении от 5 марта 2013 г. № 14376/12.

Получается, у компании должны быть доказательства того, что подотчетник израсходовал выданные ему средства. Например, в виде товарных или кассовых чеков, накладных, квитанций к приходным ордерам и т. д. Иначе подотчетную сумму придется включить в доход работника и удержать с нее НДФЛ.

Чтобы этого избежать, с работника обязательно надо потребовать авансовый отчет и первичные документы. А также следует отразить хозяйственные операции в бухгалтерском учете. Тогда налоговики будут не вправе переквалифицировать средства, выданные в подотчет, в доход сотрудника. Причем, как свидетельствует постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. № А55-15647/2012, они не смогут так поступить, даже если документы к авансовым отчетам содержат недостоверную информацию.

Например, когда в гостиницах не подтверждают, что работник в командировке проживал в них.

Взносы

Нужно ли начислять страховые взносы по невозвращенным подотчетным средствам? Все зависит от следующих обстоятельств:

  • что решат – удерживать с работника задолженность или не надо;
  • как поступит работник – сдаст он все-таки авансовый отчет или нет.

В том случае, когда принято решение не удерживать подотчетные суммы, они становятся выплатами в пользу работников в рамках трудовых отношений. И поэтому на них нужно начислить взносы.

Однако если впоследствии работник все же представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то можно будет перерасчитать сумму начисленных страховых взносов (п. 5 приложения к письму ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250).

Но в любом случае не забывайте: компания рискует, если сотрудник получил деньги и не представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Ведь проверяющие могут посчитать, что занижена база по страховым взносам. И судьи в такой ситуации поддержат их (постановление ФАС Дальневосточного округа от 8 апреля 2014 г. № Ф03-675/2014).

Е.В. Сейтбекова,

управляющая «Корн-Аудит»

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка