Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сотрудники принесут вам новые СНИЛС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как наладить электронный документооборот в компании

10 октября 341 просмотр
Электронный документооборот имеет юридическую силу, если заверять документы квалифицированной подпись. Необходимо обеспечить защиту персональных данных.

С какими документами работает кадровая служба

Действующее трудовое законодательство определяет достаточно большой перечень кадровых документов. Учреждение устанавливает список своих документов согласно отраслевой принадлежности и организации труда работников.

Кадровые документы можно разделить на три группы. Перечислю их.

Первая – это документация по личному составу. К ней относятся:

  • приказ или распоряжение;
  • трудовая книжка;
  • трудовой договор и дополнительное соглашение к нему;
  • личная карточка работника (ф. Т-2);
  • табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421);
  • штатное расписание (ф. Т-3);
  • график отпусков (ф. Т-7);
  • заявление, объяснительная, докладная сотрудника.

Отмечу, что унифицированной формой «первички» для государственного сектора является только табель учета рабочего времени по форме 0504421 (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Вторая группа документов – внутренние нормативные акты по труду. Здесь следует выделить:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • договоры о материальной ответственности;
  • должностные инструкции.

И, наконец, третья группа – журналы кадровых документов. Они представляют собой книги для учета и регистрации различных форм документов. Например, книга учета листов нетрудоспособности или журнал регистрации кадровых приказов.

Как и куда сдавать договор с оператором ЭДО 

Что нужно знать об электронном документе

Сам по себе электронный документ – это представленная в электронной форме документированная информация, которая может быть воспринята человеком с использованием компьютерной техники и передана по информационно-телекоммуникационным сетям. Такое определение дано в пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Чтобы электронный кадровый документ имел юридическую силу, не забудьте включить в него все необходимые реквизиты. Подписывать его нужно электронной цифровой подписью.

В статье 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ) перечислены три вида таких подписей:

  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Электронный документ, подписанный УНЭП или ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, только если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

А вот документ c УКЭП равнозначен бумажному, заверенному собственноручной подписью. УКЭП имеет самую высокую степень защиты, ее используют для представления документов в любые органы.

Не забывайте о двух важных обстоятельствах.

Во-первых, законодательство обязывает кадровика составлять определенные документы в бумажной форме. Их нельзя заменить электронными версиями. В частности, трудовую книжку оформляют только на бумаге. А личную карточку хотя и можно вести электронно, но наличие ее бумажного варианта с подписями обязательно.

Во-вторых, несмотря на то что электронная форма письменных доказательств упомянута в части 1 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса РФ, напрямую их допустимость в качестве средств доказывания не закреплена. Не регламентирован и механизм подтверждения подлинности таких документов. Это может привести к серьезным проблемам.

Несмотря на все сложности организации кадрового ЭДО, его правильное внедрение всегда дает положительный эффект

Чем полезно внедрение электронного документооборота

Большинство современных программ по расчету заработной платы частично выполняют функции кадрового электронного документооборота.

Например, с помощью такой программы формируют электронные регистры и сохраняют их в едином информационном пространстве. А документы и отчеты подписывают электронной подписью и передают сторонним организациям через интернет либо внутренним пользователям посредством локальной сети. Но есть и специализированные программы с более широким спектром возможностей. Это, например:

  • организация подбора кадров – от подачи заявки руководителя подразделения в кадровую службу до оформления результатов аттестации;
  • организация приема сотрудника и контроль завершения испытательного срока;
  • автоматизация оформления кадрового перемещения и увольнения персонала (изменение данных для расчета заработной платы, корректировка прав доступа к программному обеспечению в зависимости от занимаемой должности, возможность автоматически сформировать все необходимые документы, отчеты и регистры);
  • согласование кадровых документов;
  • инициирование, согласование и учет командировок сотрудников;
  • интеграция с сайтом учреждения и сторонними программами.

Разработайте положение об электронном документообороте и инструкции для сотрудников

Организация кадрового ЭДО в учреждении – дело непростое. Но при правильном внедрении всегда дает положительный эффект:

  • сокращается время на кадровые перемещения внутри учреждения;
  • оптимизируется ведение кадровых документов и регистров, уменьшаются риски их потери;
  • упрощается доступ к кадровым документам, регистрам и отчетам;
  • подача заявлений и ознакомление сотрудников с приказами руководителя становятся быстрее и проще;
  • публикация вакансий на сайте происходит автоматически.

Как организовать внутренний электронный документооборот

Внедрение современных методов управления кадрами с использованием информационных систем – это задача начальника отдела кадров (Квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Если руководство учреждения приняло решение организовать ЭДО, оно издает приказ и утверждает специальное положение. Далее определите перечень электронных документов, порядок их создания, обработки, рассмотрения и согласования.

Важно разработать правила хранения документов.Определите место хранения до передачи в архив, форматы постоянного и длительного хранения, вид носителей.Кроме того, составьте список документов, которые придется дублировать в бумажном виде.

Все это следует отразить в положении об электронном документообороте.

При организации внутреннего электронного документооборота работодатель должен обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Требованиями, утвержденными постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 (далее – требования № 1119). Необходимо полностью исключить возможность утечки информации о сотрудниках. Поэтому поручите IT-отделу обеспечить защиту информации и целостность обрабатываемых данных, а также принять меры для антивирусной защиты баз данных.

Помните: все средства кадрового ЭДО нужно проверять не реже одного раза в три года. Проверку проводит оператор (уполномоченное лицо) самостоятельно либо с привлечением на договорной основе сторонней организации. У нее должна быть лицензия на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 требований № 1119).

Что мешает полному переходу на электронный документооборот

Кадровые документы, на обработку которых учреждение обязано получить согласие сотрудника, следует хранить на бумажном носителе с подписями уполномоченных лиц и самого работника. Это связано с тем, что при имеющейся в РФ правовой базе полный переход на кадровый электронный документооборот не будет соответствовать законодательству о труде, если у работника нет персональной УКЭП. Однако некоторые первичные документы (например, приказы по личному составу), а также журналы учета учреждение вправе составлять в электронном виде. Сведения персонифицированного учета для ПФР можно хранить как на бумаге, так и на электронных носителях.

Татьяна ФИСЕНКО,

главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка