Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Принимаем сотрудника на постоянную работу

17 октября 674 просмотра
Когда принимаем сотрудника на постоянную работу, оформляют трудовой договор, личную карточку. Сотрудник должен представить документы, которые требует ТК.

Какие документы нужны, когда принимаем сотрудника на постоянную работу

Когда принимаем сотрудника на постоянную работу, он должен предъявить нам определенные документы. Вот их перечень:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
  • трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
  • документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, — военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Об этом сказано в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если компания принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

На практике часто возникает вопрос: можно ли принять на работу гражданина России, у которого нет регистрации по месту жительства и свидетельства о присвоении ИНН?

Если сотруднику (гражданину России) уже присвоен ИНН, однако он его не знает (не помнит), компания может уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные услуги»/«Узнай свой ИНН»).

Отсутствие регистрации по местожительству не является препятствием для приема сотрудника на работу. Более того, отказать соискателю на этом основании запрещено (ч. 2 ст. 64 ТК РФ). Данная точка зрения подтверждена в пункте 11 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Свидетельство о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН) не упоминается в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому по общему правилу требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявление сотрудником ИНН является обязательным условием его приема на работу. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Еще один важный вопрос: можно ли отказать в приеме на работу гражданину, у которого нет страхового пенсионного свидетельства?

Нет, нельзя. При приеме на работу гражданин должен предъявить страховое пенсионное свидетельство (абз. 4 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Однако свидетельства может не быть, если гражданин поступает на работу впервые или если он потерял этот документ.

В первом случае компания обязана самостоятельно оформить страховое пенсионное свидетельство новому сотруднику.

Во втором случае гражданин должен был самостоятельно обратиться с заявлением о восстановлении свидетельства по причине его утраты в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства. В течение месяца со дня подачи такого заявления ему должны оформить дубликат страхового свидетельства застрахованного лица. Такой порядок восстановления страхового пенсионного свидетельства указан в пунктах 5, 6 статьи 7 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пункте 22 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Если гражданин с указанным заявлением в отделение Пенсионного фонда не обращался, организация может принять его на работу и уже самостоятельно оформить ему дубликат утерянного свидетельства (п. 5 ст. 7 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

С документов, представленных вновь принятым на работу человеком, нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Какие документы оформляет отдел кадров, когда принимаем сотрудника на постоянную работу

Когда принимаем сотрудника на постоянную работу:

  • сотрудник, как правило, пишет заявление;
  • сотрудник и администрация компании заключают трудовой договор;
  • руководитель компании издает приказ о приеме на работу.

Кроме того, до заключения трудового договора сотрудника нужно ознакомить (под подпись) с Правилами трудового распорядка (как составить этот документ, см. стр. 106) и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность. В частности, это:

  • должностная инструкция;
  • инструкция по технике безопасности.

Для ознакомления работника с этими документами заполняют лист ознакомления с локальными актами.

Кроме того, когда принимаем сотрудника на постоянную работу, на него оформляют личную карточку по форме № Т-2.

Если сотрудник впервые устраивается на работу, компания должна выдать ему трудовую книжку и оформить страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Заявление о приеме на работу

Трудовой кодекс не обязывает требовать от нового сотрудника заявление о приеме на работу. Дело в том, что основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Об этом сказано в статье 56 Трудового кодекса РФ. Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. После оформления приема на работу заявление подшивается в личное дело сотрудника.

Форма документа. Унифицированной формы для заявления нет, поэтому она может быть произвольной. Но для самой же компании удобнее составить шаблон, чтобы у принимаемых сотрудников не возникало вопросов о том, что именно писать в заявлении.

Что обязательно нужно указать в заявлении. Набор сведений стандартный. В шапке — кому и от кого, далее — вид документа и собственно содержание, в котором выражается просьба сотрудника принять его на работу, внизу — дата и подпись работника.

Что касается содержания заявления, то в шаблоне стоит предусмотреть строки для должности, на которую поступает работник, структурного подразделения и даты приема на работу. Если есть какие-либо особые условия (например, работа на неполный рабочий день, по совместительству и т. п.), то их тоже стоит перечислить в заявлении.

Посмотрите образец заявления, когда принимаем сотрудника на постоянную работу:

заявление о приеме на работу

Трудовой договор

Трудовой договор — это основной документ, который подтверждает наличие трудовых отношений между сотрудником и компанией. При спорах каждая из сторон имеет право ссылаться на те условия, которые стороны согласовали в трудовом договоре.

Когда принимаем сотрудника на постоянную работу, в его трудовом договоре укажите конкретную сумму оклада (тарифной ставки) в рублях. Записывать в трудовом договоре фразу «оклад работнику установлен согласно штатному расписанию» нецелесообразно.

Дело в том, что, если вы сделаете подобную отсылку в трудовом договоре к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью этого трудового договора. В такой ситуации вам каждый раз придется знакомить сотрудника под подпись со штатным расписанием и со всеми изменениями в нем.

Кроме того, могут возникнуть сложности и с оформлением приказа о приеме сотрудника на работу, поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и заполнения формы № Т-1а.

Важный нюанс: трудовой договор — это и один из документов, который подтверждает обоснованность расходов на оплату труда. Причем не только зарплаты, но и других выплат сотруднику, которые, согласно статье 255 Налогового кодекса РФ, должны быть предусмотрены в трудовом договоре, чтобы их сумму можно было учесть при расчете налога на прибыль.

Форма документа. Заключение трудового договора в письменной форме обязательно (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Составить договор необходимо в двух экземплярах. После подписания один экземпляр трудового договора передается работнику, другой остается у работодателя.

Что обязательно должно быть в трудовом договоре. Трудовой договор должен иметь четкую структуру и включать в себя: преамбулу, обязательные (существенные), а при необходимости дополнительные условия. Обязательные условия договора перечислены в статье 57 Трудового кодекса. Это, в частности:

  • место работы;
  • должность;
  • начало работы;
  • оклад, ставка и т. д.;
  • режим рабочего времени и времени отдыха;
  • компенсация за вредные и опасные условия труда;
  • и др.

Конечно, договор должны подписать обе стороны. Если при заключении трудового договора в него не включили какие-либо обязательные сведения и (или) условия, то это не является основанием для признания его незаключенным или для расторжения. Можно заключить дополнительное соглашение и внести недостающие сведения или условия (ст. 57 ТК РФ).

Нумерация трудовых договоров. На практике часто возникает вопрос: нужно ли вести нумерацию трудовых договоров? Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относится.

Вместе с тем некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров (например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) трудовым договорам.

Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, трудовому договору, заключенному в марте 2011 года, присваивается номер 16/03, где 16 — порядковый номер договора, 03 — месяц заключения договора). Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.

трудовой договор (образец)

трудовой договор (образец)

трудовой договор (образец)

Образец трудового договора, когда принимаем сотрудника на постоянную работу, мы привели выше.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу — обязательный документ. В части 1 статьи 68 Трудового кодекса прямо сказано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основе заключенного трудового договора. На приказ также необходимо сделать ссылку в трудовой книжке в графе 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

Важный нюанс: приказ о приеме на работу является и одним из документов, который налоговики затребуют при проверке обоснованности расходов на оплату труда, а проверяющие из ФСС — пособий, выплаченных за счет фонда соцстраха.

Форма документа. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу оформляется в унифицированной форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (см. образец ниже).

приказ о приеме на работу (образец)

Если в тот же день компания принимает на работу нескольких сотрудников, то удобнее на всех сразу составить единый приказ по унифицированной форме № Т-1а, также утвержденной постановлением № 1 (образец ниже).

приказ о приеме на работу

В течение трех дней сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Что обязательно должно быть в приказе. В приказе о приеме работника на работу указывают сведения:

  • наименование компании;
  • коды организации (ОКПО, ОКУД);
  • срок трудового договора (неопределенный срок или срочный);
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • наименование структурного подразделения, специальность (должность);
  • табельные номера;
  • оклад;
  • испытательный срок (если установлен).

Частый вопрос: Что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)?

Эту графу нужно заполнить, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных.

Например, когда сотрудник принимается по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и в других подобных ситуациях. Такой вывод следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако, чтобы не оставлять строку пустой, в ней допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

На практике часто встречается вопрос: что нужно написать в графе «Принять на работу по …» приказа по форме № Т-1, если человек принят на работу на неопределенный срок? В этом случае данная ячейка не заполняется. Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не нужно. Допустимо поставить прочерк.

Аналогичный порядок оформления действует, если сотрудника взяли на работу в порядке перевода из другой компании. Правда, тогда в приказе о приеме в строке «Условия приема на работу, характер работ» обязательно пишут об этом факте. Примерная формулировка в этой строке может быть такой: «Основная работа, постоянно, в порядке перевода из ООО «Компания»». И устанавливать испытательный срок при таком переводе нельзя (ст. 70 ТК РФ).

Лист ознакомления с локальными актами компании

Когда принимаем сотрудника на постоянную работу (до подписания трудового договора), работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, охраны труда, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Делают это, чтобы сотрудник был в курсе внутренних правил компании.

Между тем нарушение локальных актов, содержание которых сотруднику было известно, может стать одним из доказательств того, что увольнение по статье, например за грубое нарушение трудовых обязанностей, было правомерным. Причем вовсе не обязательно, чтобы работодатель все свои локальные акты официально где-то публиковал (Определение Конституционного суда от 20.03.2007 № 217-О-О).

Форма документа. Законодатель не определил ни конкретный порядок ознакомления сотрудника с локальными актами компании, ни форму. Поэтому можно установить свой порядок и форму листа ознакомления в инструкции по ведению делопроизводства в организации. При этом лист ознакомления удобнее всего оформить в виде таблицы и прошнуровать его вместе с локальными актами, с которыми знакомят сотрудников.

Что обязательно должно быть в документе. В листе ознакомления с локальными нормативными актами перечисляют локальные акты, с которыми знакомится работник. И предусматривают графы, где работники будут ставить свою подпись и дату ознакомления.

Образец заполненного листа. когда принимаем сотрудника на постонную работу, мы привели ниже.

лист ознакомления

Должностная инструкция

Трудовой кодекс не обязывает коммерческие компании оформлять своим сотрудникам должностные инструкции. Это подтверждает в своих разъяснениях и Роструд (письмо от 31.10.2007 № 4412-6). Тем не менее многие работодатели предпочитают заручиться таким документом. И не случайно.

Во-первых, должностная инструкция — это документ, который содержит конкретный перечень обязанностей сотрудника. Значит, при их нарушении у компании есть основание по своей инициативе уволить работника (п. 5, 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Во-вторых, в должностной инструкции определяют квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на вакантную должность. Это может пригодиться, например, при сокращении штата или увольнения сотрудников. Ведь в этих случаях им нужно предложить работу, соответствующую их квалификации или ниже. Отобрать такие вакансии как раз и помогут должностные инструкции.

В-третьих, увольнение по такому основанию, как несоответствие квалификации работника занимаемой должности, просто невозможно, если нет документа, который эту самую квалификацию устанавливает (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Как должностная инструкция влияет на налоги. Налоговики наверняка потребуют представить должностные инструкции по тем работникам, которым компания компенсирует затраты на телефон, ГСМ, проезд и т. д. Если работодатель оплачивает сотрудникам стоимость звонков с мобильного, в их должностной инструкции необходимо предусмотреть, что телефоны используются в служебных целях (письмо Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Кроме того, инспекторы могут потребовать доплатить страховые взносы и НДФЛ в бюджет, если в должностной инструкции не будет упомянут, например, разъездной характер работы — в отношении компенсации стоимости проезда (письмо Минфина России от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112).

Должностная инструкция также необходима для подтверждения обоснованности расходов на аутсорсинг. Налоговики зачастую доначисляют налог на прибыль, потому что компания якобы привлекает по договору аутсорсинга специалистов для выполнения обязанностей, лежащих на штатных сотрудниках (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.03.2006 № Ф04-1521/2006(20764-А46-15)). Поэтому в таких ситуациях необходимо тщательно продумывать содержание перечня оказываемых услуг — желательно, чтобы они не совпадали с должностными обязанностями штатников.

Форма документа. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, что в ней писать и как вносить изменения. Можно разработать шаблон должностной инструкции для той или иной должности и использовать его каждый раз при приеме новых сотрудников.

Именные должностные инструкции на каждого отдельно взятого работника не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника под роспись. Работодатель вправе так поступить, поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован и работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, что в ней писать и как вносить в должностную инструкцию изменения.

Если же сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше пере именовать соответствующие должности и назвать их по-разному.

Должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Второй вариант предпочтительнее.

Дело в том, что если сделать инструкцию приложением к трудовому договору, то каждый раз, когда понадобится ее править, придется оформлять дополнительное соглашение с сотрудником. Это загромождает документооборот.

Если же остановиться на отдельном документе, то при необходимости изменений можно просто утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Никаких дополнительных соглашений не понадобится.

Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах, скрепить печатью компании, подписать обеими сторонами и один из них отдать сотруднику.

Что обязательно должно быть в должностной инструкции. Что касается содержания должностной инструкции, то оно тоже полностью на усмотрение работодателя, поскольку Трудовой кодекс этот вопрос не решает. Обычно в должностную инструкцию включают следующие разделы:

«Общие положения», где описывают наименование должности в соответствии со штатным расписанием, требования к стажу и образованию сотрудника, непосредственную подчиненность, перечень документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности;

«Должностные обязанности» (при заполнении этого раздела можно воспользоваться Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298, а также Квалификационным справочником, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37);

  • «Права»;
  • «Ответственность».

Как ознакомить с должностной инструкцией сотрудника. Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Образец должностной инструкции, когда принимаем сотрудника на постоянную работу, вы можете увидеть ниже.

должностная инструкция

должностная инструкция

Инструкция по технике безопасности

Перед началом работы сотрудника необходимо ознакомить с требованиями охраны труда и правилами техники безопасности на рабочем месте (ст. 212 и 225 ТК РФ). Инструктаж на рабочем месте — обязательная процедура, которую должны проходить все без исключения сотрудники (ст. 225 ТК РФ, п. 1.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г. № 1, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 29).

В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности. Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктообеспечения) такие типовые инструкции утверждены приказом Минтопэнерго России от 4 июля 1995 г. № 144.

Сотрудник, не прошедший обучение и проверку знаний по охране труда не по своей вине, должен быть отстранен от работы, а компания обязана оплатить все время отстранения от работы как простой по вине организации (абз. 3 ч. 1, ч. 3 ст. 76 ТК РФ).

Инструктаж бывает:

  • вводный (проводите с вновь принятыми сотрудниками; командированными в организацию; практикантами и другими лицами, которые принимаются для постоянной или временной работы);
  • первичный (проводите перед началом самостоятельной работы);
  • повторный (проводите не реже одного раза в полгода по программам, разработанным для первичного инструктажа на рабочем месте);
  • внеплановый (проводите в случае каких-либо изменений, например, если появляется новое законодательство об охране труда или изменяются технологические процессы и т. п.);
  • целевой (проводите с сотрудниками в случаях, когда им нужно выполнить разовые работы, ликвидировать аварию, стихийное бедствие или их последствия и т. п.).

Вводный инструктаж должен провести специалист по охране труда или сотрудник, на которого приказом руководителя организации возложены эти обязанности.

Образец такого приказа мы привели ниже.

приказ о назначении ответственного по технике безопасности

Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж должен провести непосредственный руководитель сотрудника (мастер, прораб, преподаватель и т. д.), который прошел специальное обучение по охране труда.

Такие виды инструктажа установлены в пункте 2.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г. № 1, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 29.

Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа.

Образец заполнения журнала регистрации инструктажа мы привели ниже.

журнал регистрации вводного инструктажа

Образец инструкции по технике безопасности мы привели ниже.

инструкция по технике безопасности

инструкция по технике безопасности

Личная карточка

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Форма документа. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в компании.

Как заполнить личную карточку. Основанием для заполнения личной карточки, когда принимаем сотрудника на постоянную работу, являются приказ о приеме сотрудника на работу и его личные документы, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Частый вопрос: Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела на кажого сотрудника компании?

Нет, нельзя. Личная карточка по форме № Т-2 – документ обязательный, и отдел кадров компании должен заполнять эту карточку на каждого работника (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В личной карточке нужно повторить все записи из трудовой книжки о прие ме на работу, переводах и увольнении.

С каждой такой записью в обязательном порядке нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Личные дела на сотрудников компания оформлять не обязана, однако такие документы при желании можно оформить.

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Личная карточка по форме № Т-2 состоит из одиннадцати разделов:

I. Общие сведения.

II. Сведения о воинском учете.

III. Прием на работу и переводы на другую работу.

IV. Аттестация.

V. Повышение квалификации.

VI. Профессиональная переподготовка.

VII. Награды (поощрения) и почетные звания.

VIII. Отпуск.

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

X. Дополнительные сведения.

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:

ОКИН — Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412;

ОКСО — Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;

ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;

ОКАТО — Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.

В начале личной карточки укажите наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например так: 11.08.2010.

Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Раздел «Общие сведения» — самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

Пункт 1 раздела «Общие сведения» — «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных.

Пункт 2 раздела «Общие сведения» — «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 раздела «Общие сведения» — «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКАТО.

Пункт 4 раздела «Общие сведения» — «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:

  • код по ОКИН 1 — «Гражданин Российской Федерации»;
  • код по ОКИН 2 — «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;
  • код по ОКИН 3 — «Иностранный гражданин»;
  • код по ОКИН 4 — «Лицо без гражданства».

Пункт 5 раздела «Общие сведения» — «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:

  • код по ОКИН 1 — «Читает и переводит со словарем»;
  • код по ОКИН 2 — «Читает и может объясняться»;
  • код по ОКИН 3 — «Владеет свободно».

Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского — 213, у итальянского — 070, у немецкого — 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Пункт 6 раздела «Общие сведения» — «Образование». Существует несколько уровней образования (образовательные цензы) по ОКИН. Уровни образования с пояснениями и кодами приведены в таблице.

Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, заполните соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 02, а докторантуре — код 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Пункт 7 раздела «Общие сведения» — «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

Пункт 8 раздела «Общие сведения» — «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая — из дат увольнений. Следующий шаг — из второй суммы вычтите первую.

Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев — добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней — добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.

При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.

Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника

У Е. В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

— с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;

— с 19 марта 2003 года по 31 января 2004 года — в ООО «Торговая фирма “Гермес”»;

— с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2006 года — в ОАО «Производственная фирма “Мастер”».

С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:

27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:

13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:

48.12.6013 — 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет 2 месяца и 4 дня.

Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие.

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, для сотрудников госархивов — постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.

Пункт 9 раздела «Общие сведения» — «Состояние в браке». Заполните на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:

  • код по ОКИН 1 — «Никогда не состоял (не состояла) в браке»;
  • код по ОКИН 2 — «Состоит в зарегистрированном браке»;
  • код по ОКИН 3 — «Состоит в незарегистрированном браке»;
  • код по ОКИН 4 — «Вдовец (вдова)»;
  • код по ОКИН 5 — «Разведен (разведена)»;
  • код по ОКИН 6 — «Разошелся (разошлась)».

Пункт 10 раздела «Общие сведения» — «Состав семьи». К ближайшим родственникам, которых указывают в этом пункте, относятся:

  • родители;
  • супруги;
  • дети;
  • родные братья и сестры;
  • лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

Пункт 11 раздела «Общие сведения» — «Паспорт». В этом пункте укажите паспортные данные сотрудника.

Пункт 12 раздела «Общие сведения» — «Адрес места жительства». В этом пункте укажите адрес места жительства сотрудника: фактический и по паспорту.

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. На военнообязанных лиц заполните раздел «Сведения о воинском учете». Порядок заполнения раздела описан в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки является либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Пункт 1 раздела «Сведения о воинском учете» — «Категория запаса». Данный пункт не заполняйте на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставьте цифры 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Пункт 2 раздела «Сведения о воинском учете» — «Воинское звание». Заполняйте на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву».

Пункт 3 раздела «Сведения о воинском учете» — «Состав (профиль)». На призывников не заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль — «Командный», «Медицинский» и т. п.

Пункт 4 раздела «Сведения о воинском учете» — «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военно-учетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняйте.

Пункт 5 раздела «Сведения о воинском учете» — «Категория годности к военной службе». Ставьте только букву, без расшифровки:

  • А — годные к военной службе;
  • Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями;
  • В — ограниченно годные к военной службе;
  • Г — временно не годные к военной службе;
  • Д — не годные к военной службе.

Пункт 6 раздела «Сведения о воинском учете» — «Наименование военного комиссариата по месту жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Пункт 7 раздела «Сведения о воинском учете» — «Состоит на воинском учете». Заполняйте:

  • строку а) — при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • строку б) — если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.

Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом.

Пункт 8 раздела «Сведения о воинском учете» — «Отметка о снятии с воинского учета». Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.

В разделе укажите следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Раздел «Аттестация» заполняйте, если в организации проводится аттестация сотрудников. Сначала укажите дату аттестации, затем кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел «Повышение квалификации» заносите данные о длительном (свыше 100 часов) и о краткосрочном (от 72 до 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца. Об этом сказано в пунктах 7 и 28 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610.

Раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки заполняйте на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке. При этом речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов (п. 28 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610).

В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки учтите как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах укажите наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этот раздел внесите сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. Перечень наград, сведения о которых нужно внести в трудовую книжку, приведен в пункте 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют право на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните раздел «Социальные льготы» личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который дает сотруднику право на льготу.

Раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.

Сколько хранить личные карточки работников. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет (ст. 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Образец заполнения личной карточки мы привели ниже.

личная карточка

личная карточка

личная карточка

личная карточка

Страховое свидетельство

Работодатель должен оформить страховое пенсионное свидетельство сотруднику на основании его письменного заявления (п. 3 ст. 9 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Порядок оформления страхового пенсионного свидетельства зависит от того, по какой причине сотрудник просит его оформить. Работодатель обязан:

  • оформить новое страховое пенсионное свидетельство, если сотрудник устраивается на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • оформить дубликат страхового пенсионного свидетельства, если сотрудник утратил пенсионное свидетельство или оно непригодно для использования (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • обменять страховое пенсионное свидетельство, если изменились личные сведения сотрудника (например, фамилия) (п. 4 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Если работодатель оформляет сотруднику новое страховое пенсионное свидетельство, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда:

  • анкету застрахованного лица (форма АДВ-1). Заполнить анкету может как сам сотрудник, так и работодатель;
  • опись передаваемых документов (форма АДВ-61).

Об этом говорится в пункте 2 статьи 7 и пункте 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктах 18 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления нового свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты заключения трудового договора с сотрудником.

Подать сведения можно:

  • на бумаге (например, через законного (уполномоченного) представителя или по почте);
  • в электронном виде (на магнитных носителях или по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет)). Возможность сдать документы в электронном виде работодатель согласовывает с отделением Пенсионного фонда РФ индивидуально. При этом оформляется соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Пенсионный фонд РФ оформит страховое пенсионное свидетельство в течение трех недель с момента получения сведений от работодателя.

Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктов 9, 11 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Если работодатель оформляет сотруднику дубликат страхового пенсионного свидетельства, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

  • заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3). Заполнить заявление (в части личных сведений о сотруднике) может как сам сотрудник, так и работодатель;
  • опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Такой порядок утвержден пунктом 5 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 22 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Если работодатель меняет страховое пенсионное свидетельство для сотрудника, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

  • заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2). Заполнить заявление может как сам сотрудник, так и работодатель;
  • опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 20 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления дубликата или обмена свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты, когда получено заявление от сотрудника.

Подать сведения можно в том же порядке, который установлен для оформления нового страхового пенсионного свидетельства.

Пенсионный фонд РФ оформит дубликат страхового пенсионного свидетельства (произведет обмен) в течение месяца с момента получения соответствующих сведений от работодателя.

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2 статьи 8 закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктах 27, 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Страховое пенсионное свидетельство (дубликат) выдайте сотруднику в течение недели после его получения из территориального отделения Пенсионного фонда РФ. Сотрудник должен проверить правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписаться о его получении в сопроводительной ведомости (форма АДИ-5). Сопроводительную ведомость верните в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение месяца после получения нового свидетельства (дубликата). Такой порядок установлен пунктами 14, 17 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.


Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка