Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как заверить копии документов для налоговой

1 ноября 12430 просмотров
Расскажем, как заверить копии документов для налоговой: многостраничные и подшивку разных бумаг. Вам в помощь — пошаговая инструкция о том, как заверить копии и образец сопроводительного письма.

Как заверить копии документов для налоговой, если бумаг много

Вопрос о том, как заверить копии документов для налоговой, возникает у компаний, когда в ИФНС предстоит отправить большое количество документов, в том числе многостраничных. Они справшивают о том, можно ли не заверять каждый лист, а прошить, пронумеровать и подписать пачку в целом? Давайте разберемся.

В сшивке разных документов чиновники требуют заверять каждый лист.(ст. 93 НК РФ, письмо Минфина России от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849). Если заверить одной подписью всю сшивку, инспекция может отказать в приеме документов и оштрафовать за их непредставление. А судьи ее иногда поддерживают (определение ВАС РФ от 17 февраля 2010 г. № ВАС-946/10).

Многостраничный документ, например договор, достаточно прошить и пронумеровать страницы, поставить одну подпись и печать (письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142). Заверять каждый лист не обязательно. Главное, чтобы соблюдались правила:

  • хорошо видны текст, даты, визы документа;
  •  с каждого листа можно без труда сделать копию;
  • прошивка прочная и не разлетается при чтении;
  •  страницы пронумеровали и привели общее количество листов;
  •  на оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе сделали заверительную надпись, поставили печать (при ее наличии).

Как заверить копии документов для налоговой: пошаговая инструкция

Самый безопасный вариант — копировать и сшивать документы так, как рекомендует ФНС России (письмо от 5 ноября 2015 г. № ЕД-4-2/19237). Тогда вам точно не придется ничего переделывать и, более того, платить за каждую забракованную копию по 200 руб. штрафа или сразу 10 000 руб. в случае встречной проверки.

Как заверить копии документов для налоговой, смотрите ниже.

Как заверить копии

Сделайте копии только на одной стороне листа.

Копии для налоговой

В каждой пачке должно быть не больше 150 листов (листов, а не страниц). Если их больше, делайте несколько пачек. Самый безопасный вариант — сшивать в пачку один многостраничный документ. Иначе налоговики могут потребовать переделать копии.

Копии для налоговой

Должно быть 2—4 прокола. Дыроколом или иглой, не важно. Главное не задевать текст. Сшивать листы одним проколом в верхнем углу неправильно.

Копии для налоговой

Проденьте в проколы прочную нить, например нейлоновую, веревку или ленту.

Как заверить копии

Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите посвободнее — чтобы можно было открыть, прочесть и снять копию.

Как заверить копии

Пронумеруйте листы (а не страницы) арабскими цифрами. Начинайте нумеровать с 1.

Копии для ИФНС

Сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм × 40—50 мм.

Копии для ИФНС

Наклейка должна закрывать узел полностью. За пределы наклейки выходят только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

Как заверить пачку документов

Заверяйте только пачку, а не каждый лист. На бумажной наклейке поставьте: количество листов; подпись руководителя с расшифровкой; дату заверения; печать, если она есть, так, чтобы оттиск частично заходил на подпись, дату на наклейке и последний лист.

Печать на копиях

Составьте сопроводительное письмо с описью документов. Образец ниже.

Образец сопроводительного письма: копии документов для налоговой

В ИФНС России № 31 по г. Москве

от ООО «Вега»

ИНН 7731123456, КПП 773101001

Адрес: 121351, г. Москва,

ул. Ивана Франко, д. 32

Исх. № 09/2016 от 26.09.2016

Сопроводительное письмо

Настоящим письмом Общество с ограниченной ответственностью «Вега» уведомляет ИФНС России № 31 по г. Москве об исполнении Требования о представлении документов от 19.09.2016 № 12345/67 и информирует о передаче в ИФНС России № 31 по г. Москве следующих документов:

Наименование документа

Количество

пачек

листов

Копия книги покупок ООО «Вега» за I квартал 2016 г.

1

30

Копия книги покупок ООО «Вега» за II квартал 2016 г.

1

56

Копия журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур ООО «Вега» за I квартал 2016 г.

1

25

Копия журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур ООО «Вега» за II квартал 2016 г.

1

50

Всего

4

Всего четыре документа, четыре сшитые пачки.

Приложение:

Копия Требования о представлении документов от 19.09.2016 № 12345/67.

Генеральный директор ООО «Вега»                           Карпов                                       А.В. Карпов

Основание. В сопроводительном письме напишите, на каком основании представляете документы — требование ИФНС, запрос ИФНС или др. Так налоговый инспектор быстрее сориентируется, по какой проверке эти документы.

Количество. Приведите общее число сшитых пачек. Сколько всего листов, писать не нужно. Достаточно показать, сколько листов в каждой отдельной пачке.

Подшивать сопроводительное письмо и опись к пачке не нужно. Отдайте один экземпляр налоговому инспектору. На втором попросите сделать отметку о приеме, чтобы в следующий раз ничего повторно не предоставлять.

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка