Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Прошивка документов

2 ноября 1123 просмотра

К прошивке документов каждая инспекция предъявляют свои требования. Скоро ФНС утвердит единые правила, копии можно будет сшивать в пачки по 200 страниц.


Когда инспекторы запрашивают документы

Если выездная проверка проходит на территории компании, инспекторы вправе запросить копии документов в письменной форме и подлинники документов в устной форме.

Если выездная проверка проводится в инспекции, налоговики вправе запросить документы в письменной форме и ознакомиться с ними в инспекции. Могут потребовать как копии, так подлинники.

Проверяющие инспекторы также вправе провести выемку документов (и копий, и подлинников) и ознакомиться с ними в инспекции.

Чтобы компания представила документы, инспекторы направят вам требование. Его форма утверждена приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189. В требовании указывают:

  • основание для истребования документов (статья Налогового кодекса РФ);
  • срок, в который компания должна представить бумаги;
  • сведения об истребуемых документах (их вид, наименования, реквизиты, период, к которому они относятся);
  • полное и сокращенное наименование проверяемой компании, ИНН, КПП;
  • вид и период проверки, в ходе которой истребуют документы (например, выездная проверка по НДС за 2015 год).

Передать требование компании инспекторы могут двумя способами:

В каком виде представлять документов по запросу инспекции

Документы, которые в ходе проверки запросили налоговики, компания должна представить на бумаге или в электронном виде (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Правда, в электронном виде подают только те документы, которые составлены по форматам ФНС России. Такие форматы утверждены, например:

  • для документа о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551);
  • счета-фактуры, универсального передаточного документа (УПД) (форматы утверждены приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155);
  • универсального корректировочного документа (УКД) (формат утвержден приказом ФНС России от 13 апреля 2016 г. № ММВ-7-15/189);
  • журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • книги покупок и книги продаж;
  • дополнительных листов к книге покупок и дополнительных листов к книге продаж (форматы утверждены приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).

Бумажные документы можно отсканировать и передать в инспекцию полученные файлы. Поступить так разрешается, когда вы передаете в инспекцию:

  • договор;
  • спецификацию цены;
  • акт приемки-сдачи;
  • счет-фактуру, в том числе корректировочный;
  • товарно-транспортную накладную;
  • товарную накладную (ТОРГ-12);
  • грузовую таможенную декларацию (транзитную декларацию), в том числе добавочные листы к ней.

Этот перечень приведен в приказе ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465. Другие документы можно представить только в бумажном виде (письмо ФНС России от 9 февраля 2016 г. № ЕД-4-2/1984).

Как оформить бумажные копии

Если компания подает копии документов на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке (абз. 2 п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
  • дату заверения.

Кроме того на копиях можно ставить печати, но это не обязательно. Если у организации несколько печатей, можно выбрать любую (например, основную печать организации). Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Как оформляется прошивка документов для налоговой по требованию

Если компания подает в инспекцию многостраничный документ, можно заверить копию каждого листа или весь прошитый документ в целом.

Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

  • объем прошивки не более 150 листов;

Важно!
Минфин России рекомендует сшивать документы по 150 листов (письмо от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336). ФНС разрешает делать прошивку из 200 страниц. Об этом сказано в проекте, который разработала налоговая служба. Как только документ примут, правила станут едины для всех.

  • все листы прошиты на 2–4 прокола прочной нитью. Концы нити выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеена бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка полностью закрывает место скрепления прошивки. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см;
  • текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
  • при чтении документ не расшивается (не разрушается);
  • все листы в документе пронумерованы;
  • в заверительной надписи на бумажной наклейке указано общее количество листов документа (арабскими цифрами и прописью).

По таким правилам оформляется прошивка документов (письма Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336, от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Объединять в одну прошивку документов разные бумаги и заверять эту подшивку в целом нельзя (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку разных документов, то оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей (постановление ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012).

Прошивка документов (образец)

Прошивку документов (например, счетов-фактур) подают в ИФНС с сопроводительными письмами. В них укажите (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336):

  • основание для представления, включая реквизиты требования о представлении документов;
  • количество подшивок и количество листов, включенных в каждую подшивку.

Какие штрафы грозят, если не представить документы

Если не представить в срок документы по требованию инспекции, вас оштрафуют. Размер штрафа – 200 руб. за каждый документ, не представленный вовремя (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Пример

Инспекция запросила для проверки 800 документов. В срок компания представила только 127 документов. Тогда ее оштрафуют на:

(800 шт. – 127 шт.) х 200 руб. = 134 600 руб.

Если точное количество истребуемых документов не определено, штраф считают исходя из количества групп однородных документов. Например, инспекция затребовала «счета-фактуры, выставленные за период с 1 января по 31 октября 2014 года», но не указала их конкретное количество. Организация представила 860 счетов-фактур, причем 3200 подала позже срока. Размер штрафа составит всего 200 руб. (определение Верховного суда РФ от 4 февраля 2016 г. № 302-КГ15-19180).

Выгодная подписка на журнал

На 13 месяцев — 18 744 12 999

На 6 месяцев —  10 758 7 777

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка