Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Есть способы упростить учет командировочных в валюте

24 ноября 129 просмотров

Печатная версия
Электронная газета
Учет командировочных в валюте намного легче вести. Для этого есть несколько способов: выдавать валюту, расплачиваться в поездке картой.

До последнего времени компании списывали расходы в валюте по курсу на дату утверждения авансового отчета, если у работника не было справки о покупке долларов и евро. Но теперь такой порядок вызовет споры с проверяющими. Самый простой вариант — потребовать от всех сотрудников приносить справки из банка. Тогда все расходы компания определит по курсу банка (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836). Но форс-мажор не исключен, и кто-то из работников наверняка потеряет справку. Поэтому можно выбрать другие варианты.

Выдать валюту под отчет

Избежать проблем с разницей в курсах можно, если компания выдаст подотчет в валюте. Деньги можно выдать из кассы наличными. При командировке это не запрещено (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ, письмо Банка России от 30.07.07 № 36–3/1381). Тогда все командировочные расходы (в том числе суточные, выраженные в валюте) компания учтет по курсу ЦБ РФ, который действовал на дату выдачи. А перерасход — по курсу на дату утверждения авансового отчета. Разницу между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ можно учесть во внереализационных расходах (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Предложить работнику расплачиваться картой

Проблем с расчетом затрат не возникнет, если сотрудник расплачивается в командировке картой. Тогда расходы надо учесть по курсу банка, который выпустил карту, на дату списания денег (письмо Минфина России от 10.07.15 № 03-03-06/39749). Чтобы определить курс, необходима справка (выписка) по счету. Если карта корпоративная, такую справку в банке получит компания, а если держатель карты — работник, надо потребовать эти документы у него. Такой порядок не всегда возможен, если гостиница не принимает карты или устройство для приема не работает и работник вынужден купить валюту и платить наличными. Но так не будет путаницы хотя бы с частью расходов.

Предусмотреть порядок расчета в политике

На практике возможна ситуация, когда сотрудник купил валюту, но справки не сохранил. Тогда надо пересчитать валютные расходы по курсу на дату выдачи аванса. Сложности возникают, если работник потратил больше денег, чем получил, а тратил деньги и в рублях, и в валюте. Расходы можно посчитать двумя способами. Компания может выбрать любой порядок, но безопаснее закрепить его в учетной политике.

Первый вариант — сначала вычесть из аванса все рублевые траты, а затем определить, сколько расходов в валюте оплачено авансом. Или, наоборот, сначала определить, сколько расходов в валюте покрывает аванс. От этого зависит сумма расходов.

Пример

31 июля сотрудник получил аванс на четырехдневную командировку в размере 20 тыс. руб. Курс доллара на эту дату — 58,9906 руб. Работник поменял деньги, но справку о курсе не сохранил. Из командировки работник привез документы на 220 долл. и 2500 руб. Кроме того, за каждый день поездки из аванса ему причитаются суточные в размере 1500 руб. Авансовый отчет директор утвердил 7 августа. Курс на эту дату — 63,8644 руб.

Компания сначала вычитает расходы в рублях. Аванс, который надо пересчитать в доллары по курсу на дату выдачи, составил 11 500 руб. (20 000 руб. – 1500 руб. х 4 дн. – 2500 руб.). Эта сумма в долларах — 194,95 долл. (11 500 руб. : 58,9906 руб.). Перерасход сотрудника 25,05 долл. (220 — 194,95). Эту сумму учитывают по курсу на дату утверждения отчета. В расходы компания спишет 21 599,80 руб. (20 000 руб. + 25,05 долл. х 63,8644 руб.).

Компания сначала вычитает расходы в валюте. Сначала надо перевести весь аванс в валюту по курсу на дату выдачи. Сумма в долларах — 339,04 долл. (20 000 руб. : 58,9906 руб.). Это полностью покрывает валютные расходы. А значит, компания учтет в расходах 21 477,93 руб. (220 долл. х 58,9906 руб. + 1500 руб. х 4 дн. + 2500 руб.). Это меньше на 121,87 руб. (21 599,80 – 21 477,93), чем в первом варианте.

Оплатить основные расходы

Такой способ подойдет, если в поездке у работника не будет дополнительных трат, о которых он должен отчитаться. Компания может сама купить билет и оплатить счет в гостинице за сотрудника. Тогда расходы надо учесть по курсу банка на дату оплаты услуг. Под отчет можно выдать только суточные. О них сотрудник отчитываться не должен. Если суточные выражены в валюте, их пересчитывают по курсу ЦБ на дату выдачи. А суточные в рублях можно учесть в расходах полностью в сумме, которая записана в положении.

Памятка сотруднику, командированному за границу

Перед командировкой:

  • написать заявление;
  • получить в бухгалтерии аванс на командировочные расходы, а также проездные документы, если они приобретались заранее;
  • если под отчет получены рубли, необходимо перед поездкой обменять их на валюту страны, в которую направляетесь. Сотрудник обязан сохранить справку о курсе обмена валюты.

В командировке:

  • необходимо сохранять абсолютно все документы, полученные в поездке. В том числе посадочные талоны, счета и чеки гостиницы и др. Неподтвержденные расходы компания не возмещает.

После командировки:

  • в течение трех дней надо принести в бухгалтерию авансовый отчет;
  • к авансовому отчету необходимо приложить проездные документы, счет гостиницы, справки банка об обмене валюты (или выписку по карте), другие документы, подтверждающие расходы;
  • копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка