Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировки: оформление документов

23 января 2014 180 просмотров

Для офомления командировки вы можете использовать как унифицированные бланки, так и формы разработанные организацией самостоятельно. Удобнее использовать унифицированные бланки. В них предусмотрены все данные, необходимые для оформления командировки. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В соответствии с этим постановлением командировки работников оформляются следующими формами:

Порядок оформления этих документов регулируется внутренними распорядительными документами об организации документооборота в компании. Поговорим об этом подробнее.

Приказ о направлении работника в командировку

При использовании унифицированных форм направляя работника в командировку, фирма оформляет приказ по форме № Т-9. Если же в командировку направляется несколько работников, то приказ оформляется по форме № Т-9а. В этих документах указываютфамилия и инициалы работника (или работников), структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (или другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель фирмы (или уполномоченное им лицо). При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Организация оформляет столько копий этого документа, сколько необходимо согласно схеме документооборота, утвержденному в организации. К примеру, небольшая компания может оформлять приказ в одном экземпляре. А крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя, второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, а четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

Пример
ООО «Лазурь», находящаяся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (г. Таганрог) менеджера Иванова А.А. для обмена опытом. Срок командировки – с 19 по 23 апреля 2014 года (5 календарных дней). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – форму № Т-9.

Правда, как разъяснено в письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, организация может не издавать приказ о командировке, если вместе с этим еще оформляется и командировочное удостоверение.

Служебное задание и отчет о его выполнении

Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма № Т-10а). Этот документ подтверждает производственный характер командировки.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, которое подписывается руководителем компании, а уже затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а.

Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о поездке, который представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно оформлялось) и авансовым отчетом.

Следовательно, служебное задание является также завершающим документом в комплекте «первички», составляемой командированным лицом.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным лицом) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Если работник в ходе командировки должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Однако командировочное удостоверение необходимо оформлять только при поездках по территории России, когда не ставят отметки в загранпаспорте. Если же работник турфирмы выезжает за рубеж, то для подтверждения времени его пребывания в командировке к авансовому отчету достаточно приложить ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы*.

Авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет по форме АО-1. Это нужно сделать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. К отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие командировочные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.). Если работник вернулся из поездки за границу и документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык. Этого требует пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Расходы, связанные с переводом первичных документов на русский язык, учитываются в целях налогообложения прибыли согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтер компании должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель фирмы (или уполномоченное им лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу по приходному кассовому ордеру. В случае перерасхода средств соответствующая сумма выдается работнику по расходному кассовому ордеру.

Еще по этой теме
Читайте статью «Авансовый отчет: идеальный образец»

Выдача под отчет ведется строго по списку

Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список лиц, которые вправе получать наличные, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка