Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Разъездной характер работ

15 ноября 406 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Посмотрите, чем разъездной характер работ отличается от командировки. Какие расходы придется возмещать работнику в каждом случае. Какими документами обосновать траты.

Какой характер работ у торгового представителя

Часто в организации вводится должность торгового представителя. При этом под работой на этой должности каждая организация подразумевают выполнение целого ряда функций, причем совершенно разных.

В одной организации торговый представитель участвует в работе по установлению необходимых деловых контактов между покупателями и продавцами товаров, включая техническую и другую продукцию (оборудование, сырье, полуфабрикаты и др.), а также по оказанию различных коммерческих услуг.

В другой он осуществляет ведение переговоров о заключении сделок купли-продажи, заключает сделки купли-продажи от своего имени или другого, представляемого им лица на основе договора, регулирующего отношения между ними.

В третьей он отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке.

В четвёртой организации осуществляет работу по закупке у населения сельскохозяйственной продукции собственного производства в соответствии с заключаемыми договорами, определяющими характер и объем поставок, а также их оплату.

В пятой – объезжает торговые точки и отслеживает продажу товаров, а также порядок выкладки товара, обеспеченность товаром и другие моменты, связанные с возможностью успешной продажи товара в данной торговой точке.

Хотим обратить Ваше внимание на то, что должность торгового представителя, или, как именовали его раньше, «коммивояжера» не предусмотрена Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994г. № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ОКПДТР) .

Коммивояжер (франц. commis voyageur) - сбытовой посредник, разъездной представитель торговой фирмы, который по поручению фирмы ищет покупателей ее товаров, предлагая им образцы, рекламируя товар, распространяя каталоги товаров.

Кроме того, в личную карточку работника (форма N Т-2) вносится код должности в пункт 7 "Профессия".

Коды по данному пункту должны соответствовать коду, указанному в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Таким образом, если вы примете на работу сотрудника на должность «Торговый представитель» то полностью заполнить первичный учетный документ – личную карточку работника по унифицированной форме не удастся.

В то же время в ОКПДТР описаны следующие должности, сфера деятельности которых может быть определена, как торговое представительство:

  • агент коммерческий;
  • агент по закупкам;
  • агент по снабжению;
  • агент торговый;
  • брокер торговый.

Предлагаем Вам выбрать соответствующую должность для своего работника.

Командировка или разъездной характер работ

Рассмотрим внимательно оба понятия: служебная командировка и служебная поездка.

Служебная командировка

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, для определения служебной командировки должны быть представлены следующие понятия: работник, распоряжение работодателя, срок, постоянное место работы.

1) Работодатель может направить в командировку только работников организации (основных и совместителей), состоящих с ней в трудовых отношениях.

Кроме того, трудовым законодательством четко определен перечень лиц, которых нельзя направлять в командировку, либо необходимо соблюсти определенные процедуры при их командировании. Категории этих лиц указаны в статьях 203, 259 и 268 Трудового кодекса РФ.

2) Обязательным условием для включения в трудовой договор в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

3) По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. В соответствии с п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, вступившему в силу с 1 февраля 2002 года (статья 423 Трудового кодекса РФ)), срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством РФ установлены более продолжительные сроки командировки.

4) Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка.

5) Для направления работника в служебную командировку должен быть подготовлен определенный пакет документов по учету кадров.

6) В соответствии с п.11 Письма ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 « Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с "Порядком ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40), лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

7) Статьёй 168 Трудового кодекса РФ предусмотрен конкретный перечень расходов, связанных со служебной командировкой и обязанность работодателя их возместить:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Служебная поездка

К сожалению, Трудовой кодекс РФ не дает четкого определения служебной поездки. Но, исходя из определения служебной командировки, можно дать следующее определение служебной поездки. Служебная поездка - поездка работника для выполнения постоянной работы в пути или полевых условиях, или работа экспедиционного характера, или работа, связанная с разъездным характером.

В статье 166 Трудового кодекса РФ содержится указание, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

1) Характер работы обязательно должен быть указан в трудовом договоре, заключенным с сотрудником. В абзаце восьмом части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ в числе обязательных условий трудового договора названы условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). Непосредственно в Трудовом кодексе РФ не содержится расшифровки данных характеристик: "подвижной", "разъездной", "в пути" и т.д.

Опираясь на нормативно правовые акты, принятые в 1980 - 1995 гг. сформулируем определения соответствующим понятиям.

Характер работы считается подвижным, если работа предполагает частые территориальные перемещения работников или оторванность работника от постоянного места жительства.

Работа считается имеющей разъездной характер, если она предполагает выполнение работниками трудовых функций на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения работодателя, или частые поездки работников в пределах населенного пункта по поручению работодателя. Данное содержание характеристики разъездной работы, сформулированное применительно к работникам строительных специальностей, в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденном Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, может быть применено и по отношению к работникам других отраслей.

Работа характеризуется как работа в пути, если трудовая функция работника выполняется в процессе движения транспортного средства (например, начальники (бригадиры) пассажирских поездов, проводники вагонов, др.).

2) Работодатель обязан возместить расходы, связанные со служебными поездками работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса РФ, в том числе:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами; размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

3) Кроме того, хотим отметить, что унифицированных форм первичных документов для оформления служебных поездок при разъездном характере работ, или работе в пути не предусмотрено. Но можно разработать свой документ. В нем должны быть отражены следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дате составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц;.

Следовательно, организация вправе сама разработать форму первичного документа, оформляемого при направлении сотрудника, чья работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в служебную поездку.

4) Ограничений по привлечению сотрудников, чья работа носит разъездной характер или осуществляется в пути, связанных со служебной поездкой, действующим законодательством не установлено.

Как выгоднее учесть затраты при разъездном характере работ

Основным отличием учета затрат по служебным командировкам и по служебным поездкам при исчислении налога на прибыль и НДФЛ являются нормы для учета суточных расходов.

Так, при служебных командировках в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нормы суточных расходов учитываются для налога на прибыль:

  • за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;
  • за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению; что установлено Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

А, с 1 января 2008 г. при оплате работодателем работнику командировочных расходов в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах, установленных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ:

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом сумма суточных, превышающая указанные размеры, будет являться объектом налогообложения по НДФЛ.

Для служебных поездок работников, имеющих разъездной характер работ нормы суточных не установлены.

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 255 НК РФ), но не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Затраты на такие поездки нужно включать не в командировочные расходы, а в расходы на оплату труда по налогу на прибыль (ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 255 НК РФ). При этом организация вправе самостоятельно установить размер и порядок возмещения таких затрат (Письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, Письма Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Данной позиции придерживаются и контролирующие органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.12.2007 N 19-11/120975).

Как сказано в ст. 168.1 ТК РФ, работодатель возмещает работнику расходы, связанные со служебными поездками. В таком случае сумма возмещения признается компенсационной выплатой (ч. 2 ст. 164 ТК РФ) и не облагается ЕСН (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Данная позиция указана в письмах Минфина России от 14.02.2008 N 03-04-06-02/10, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, УФНС России по г. Москве от 17.10.2007 N 21-11/099218@, Постановлении ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08. При этом контролирующие органы подчеркивают, что в коллективном (трудовом) договоре, соглашении, локальных нормативных актах должно быть закреплено, что работа физических лиц по соответствующей должности носит разъездной характер.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством (в пределах норм) и связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Если в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре установлено, что работа лица носит разъездной характер. выплаты, на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, НДФЛ не облагаются. В остальных случаях подобные выплаты облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252)

Учитывая вышеизложенное, если характер работы сотрудника можно классифицировать, как разъездной или в пути, то для целей налогообложения налогом на прибыль и НДФЛ удобнее установить в локальном нормативном акте нормы суточных, и учитывать их как компенсационные расходы в полном объеме.

Надбавка или компенсации

Рассмотрим вопрос о правомерности выплаты работнику надбавок к заработной плате вместо компенсационных выплат при разъездном характере работ.

В соответствии со статьей 164 ТК РФ, определяющей понятие гарантий и компенсаций : «Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами».

А статья 168.1 ТК РФ устанавливает порядок возмещения работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, расходов, связанных со служебными поездками, работодателем, то есть порядок возмещения затрат, понесенных работником.

Иными словами, трудовым законодательством предусмотрена компенсация затрат работодателем работникам по служебным поездкам, осуществленным во исполнение своих трудовых обязанностей.

Речи о надбавке в главе 24 ТК РФ, посвященной только гарантиям при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки., раздела 7 ТК РФ «Гарантии и компенсации» не ведется.

Таким образом, говорить о правомерности установления надбавки к заработной плате вместо компенсационных выплат при разъездном характере работ нельзя.

Следовательно, данная надбавка, если она будет установлена на предприятии не будет признана законодательно установленной компенсационной выплатой и будет полностью облагаться ЕСН и НДФЛ.

Данное мнение подтверждают также следующие Письма Минфина:

В Письме Минфина РФ от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196 говориться о том, что надбавки к зарплате, установленные коллективным или трудовыми договорами вместо суточных, не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Они повышают оплату труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяются, и они подлежат обложению ЕСН в общеустановленном порядке. Это же указано в Письме УФНС России по г. Москве от 17.10.2007 N 21-11/099218@.

В Письме Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196 указано, что надбавки за подвижной и разъездной характер работ, которые устанавливаются коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ. Поэтому указанные выплаты облагаются НДФЛ.

Документы на разъездной характер работ

Исходя из норм трудового законодательства, можно порекомендовать следующий порядок оформления служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников. При этом необходимо учесть следующие аспекты:

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Во-вторых, как следует из статьи 41 Трудового кодекса РФ, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки.

При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

  • коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
  • трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
  • локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, Положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер; размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов, и другие необходимые сведения.

При этом организация вправе самостоятельно установить размер и порядок возмещения таких затрат, а также разработать формы первичных учетных документов для оформления указанных расходов, об этом говориться в Письмах Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка